Opmerking: dit artikel is vertaald met behulp van AI. Sommige woorden of details zijn mogelijk niet perfect.
De kans is groot dat je al geweldige kandidaten in je database hebt uit eerdere sollicitaties en talent pools die een match zouden kunnen zijn voor je huidige openstaande rol.
Maar zonder een makkelijke manier om ze te vinden, eindigen hiring teams vaak met handmatig zoeken of het volledig opnieuw opstarten van het sourcingproces.
De Matchingassistent helpt je deze kandidaten te herontdekken. Op basis van je criteria analyseert de assistent je talent pools en andere actieve vacatures om kandidaten voor te stellen die het bekijken waard zijn.
Het verandert je database in een actief sourcingkanaal, waardoor je snel kandidaten kunt vinden en prioriteren terwijl je de volledige controle houdt over elke beslissing.
Met het Optimize-plan krijg je 65 zoekopdrachten per maand. Het Advance-plan bevat 3 zoekopdrachten per maand.
De Matchingassistent inschakelen
Om de Matchingassistent voor een vacature te gebruiken, moet je deze eerst inschakelen voor je organisatie en de vereiste juridische voorwaarden accepteren. De functie staat standaard uit.
Alleen gebruikers met volledige toegang op organisatieniveau kunnen deze functie in- of uitschakelen voor het hele bedrijf.
Ga naar Instellingen > Organisatie > Tellent Intelligence en zet de Matchingassistent aan.
Er verschijnt een dialoogvenster waarin je de juridische voorwaarden kunt lezen en accepteren.
Instellingen Matchingassistent
Om je aanbevelingen te verfijnen en aan de regels te blijven voldoen, kun je specifieke uitsluitingsregels instellen voor je bedrijf.
Klik na het inschakelen van de Matchingassistent op de drie puntjes op de kaart en selecteer Instellingen.
Sla kandidaten over die al in een proces zitten voor andere rollen: Sluit kandidaten uit die al bezig zijn met een sollicitatieprocedure voor een andere functie.
Sla kandidaten over op basis van de reden voor diskwalificatie: Kies specifieke redenen om kandidaten weg te filteren die je eerder hebt gediskwalificeerd.
Sla kandidaten over op basis van hun AVG-status: Zorg ervoor dat je alleen matches ziet van mensen die ermee ingestemd hebben om voor andere rollen overwogen te worden.
Standaard worden kandidaten met de status Verlopen uitgesloten.
Om toestemming te vragen, stuur je een e-mail naar kandidaten met een link om hun toestemming te geven of in te trekken. Je kunt hiervoor het sjabloon AVG Historische Gegevensbewaring gebruiken onder Instellingen > Sjablonen > E-mailsjablonen.
De Matchingassistent inschakelen voor een vacature
Zodra de Matchingassistent op bedrijfsniveau actief is, kun je deze voor een specifieke vacature aanzetten.
Om de Matchingassistent in te schakelen voor vacatures, heb je de machtiging Vacatures beheren nodig.
Om matchende kandidaten voor vacatures te bekijken en te beheren, moet je zowel de machtiging Matchende kandidaten beheren als Alle bestaande vacaturegegevens bekijken hebben.
Beheerders hebben standaard toegang.
Ga naar de betreffende vacature en klik op Workflow in de vacature-editor.
Scrol naar de sectie Screening en matching van kandidaten.
Klik op Criteria instellen om de functie-eisen te definiëren.
Zodra dit is ingesteld, kun je de Screeningassistent, de Matchingassistent of beide inschakelen.
Beide functies gebruiken dezelfde criteria, dus je hoeft dit maar één keer in te stellen.
Criteria instellen
Je kunt maximaal 6 criteria definiëren.
Het systeem stelt criteria voor op basis van je vacaturetekst en screeningvragen.
Het zal eventuele vooroordelen (bias) of onduidelijkheden markeren met een waarschuwing, zodat je dit kunt controleren en aanpassen voordat je het opslaat.
Stel je criteria in op het niveau van het vacaturesjabloon, zodat ze automatisch worden toegepast op alle nieuwe vacatures die op basis van dat sjabloon worden gemaakt.
Matchende kandidaten bekijken en beheren
Zodra de Matchingassistent is ingeschakeld voor een vacature, doorzoekt deze je talent pools en andere vacatures naar kandidaten die aan de criteria voldoen.
De AI controleert de cv’s, motivatiebrieven en antwoorden op screeningvragen van kandidaten.
Het negeert gevoelige informatie zoals namen, leeftijd, contactgegevens, social media links, gender en nationaliteit.
Het sluit verwijderde, anonieme en aangenomen kandidaten uit, evenals kandidaten die in eerdere zoekopdrachten al gematcht zijn of eerder gediskwalificeerd werden door dezelfde knockout-vragen.
Afhankelijk van je bedrijfsinstellingen kan de assistent ook kandidaten overslaan die al in een actief proces zitten, kandidaten met specifieke diskwalificatieredenen of kandidaten zonder geldige AVG-toestemming.
De AI raadt alleen kandidaten aan die aan minstens 75% van de functie-eisen voldoen.
De kwaliteit van de aanbevelingen hangt af van twee factoren:
1. Duidelijke en specifieke criteria helpen de AI om matches nauwkeurig te identificeren. Bekijk onze tips voor het schrijven van effectieve criteria.
2. Een sterke kandidatendatabase leidt tot relevantere suggesties. De AI kan alleen vinden wat er daadwerkelijk in staat. We raden aan om kandidaten in talent pools te organiseren en hun profielen up-to-date te houden.
In de pijplijn
Je ziet een speciale fase Matchende kandidaten in de pijplijn van de vacature.
Klik op Zoek naar matches om een shortlist van kandidaten uit talent pools en andere vacatures te genereren die aan je criteria voldoen. Het Optimize-plan bevat 65 zoekopdrachten per maand, het Advance-plan 3.
Elke kandidatenkaart toont de resultaten, bijv. 5/5 criteria behaald.
Beweeg je muis over een kandidatenkaart en kies Toewijzen om ze aan de pijplijn van de vacature toe te voegen, of Verwijderen om ze uit de lijst te halen.
Je kunt ook alle aanbevolen kandidaten in één keer aan je vacature toewijzen.
Eenmaal toegewezen, staan de kandidaten in de fase Gesourcet.
Hiermee kun je hun informatie bekijken en ze persoonlijke berichten sturen, in plaats van de automatische antwoorden die normaal gesproken worden verzonden bij een sollicitatie.
Voordat je contact opneemt met kandidaten, volg je onze richtlijnen voor verantwoord gebruik. Het is belangrijk om de toestemming van kandidaten te respecteren en hen te laten weten dat er AI wordt gebruikt in het wervingsproces.
Alle acties met betrekking tot matchende kandidaten (zoals toewijzen of verwijderen) worden automatisch opgeslagen.
Je vindt deze details in het tabblad Activiteit van zowel de vacature als het profiel van de kandidaat, en in de Auditlogs van je bedrijf.
Op het profiel van een kandidaat
Wanneer je het profiel van een aanbevolen kandidaat bekijkt, zie je een sectie die de vacature toont waaraan ze gematcht zijn.
Je ziet een samenvatting van hoeveel criteria ze behalen. Klik om de criteria uit te klappen voor een uitleg over hoe de AI de beoordeling heeft gemaakt.
Als je het niet eens bent met een beoordeling, klik dan op Handmatig bewerken om het resultaat te overschrijven. Je kunt dan een reden opgeven voor de wijziging, die zichtbaar is voor je team.
Vanuit deze sectie kun je op Toewijzen klikken om de kandidaat aan de vacature toe te voegen of op Verwijderen om de aanbeveling van hun profiel te halen.
De Matchingassistent uitschakelen
Om de assistent voor je organisatie uit te schakelen, ga je naar Instellingen > Organisatie > Tellent Intelligence. Zet daar de Matchingassistent uit.
Om het op vacatureniveau uit te schakelen, ga je naar de betreffende vacature en klik je op Workflow.
Scrol naar de sectie Screening en matching van kandidaten en zet Match bestaande kandidaten uit.
Als de assistent wordt uitgeschakeld en daarna weer wordt ingeschakeld voor dezelfde vacature, hergebruikt het systeem de criteria die al waren aangemaakt. Je hoeft ze niet opnieuw te definiëren.
Opmerkingen over verantwoord gebruik
De Matchingassistent gebruikt AI om je te helpen potentiële matches te ontdekken die al in je database staan, maar het is geen vervanging voor menselijke besluitvorming.
Zorg ervoor dat iedereen die betrokken is bij de werving de functies, beperkingen en het juiste gebruik begrijpt.
Hoe het helpt
Hoe het helpt
Het helpt je kandidaten te vinden uit je talent pools en andere actieve vacatures die passen bij de criteria die je hebt ingesteld.
Het ondersteunt je in het ontdekkingsproces, maar vervangt het menselijk oordeel niet. Een mens moet alle AI-aanbevelingen beoordelen.
Wat het niet doet
Wat het niet doet
Het geeft geen ranglijsten (bijv. "top 10 kandidaten"), geschiktheidsscores (bijv. "85% match") of vergelijkingslijsten.
Het zal nooit automatisch een kandidaat aan een vacaturepijplijn toevoegen of ze door laten gaan in een proces.
Hoewel het criteria kan voorstellen, stelt of keurt het niet zelfstandig eisen goed. Jij bent verantwoordelijk voor het definiëren van de uiteindelijke eisen, het beoordelen van de resultaten en het nemen van beslissingen die invloed hebben op kandidaten.
Het toont potentieel relevante kandidaten, maar verbergt geen anderen. Je hebt altijd toegang tot je hele database via de sectie Kandidaten.
Houd gegevens relevant en onbevooroordeeld
Houd gegevens relevant en onbevooroordeeld
Zorg ervoor dat alle ingevoerde gegevens relevant en nauwkeurig zijn en vrij van ongeverifieerde of bevooroordeelde informatie, inclusief kandidaatdetails en evaluatiecriteria.
Krijg toestemming en informeer kandidaten
Krijg toestemming en informeer kandidaten
Voordat je kandidaatgegevens verwerkt met deze functie, moet je expliciete toestemming krijgen en hen informeren over hun rechten.
Je moet kandidaten ook laten weten dat er AI wordt gebruikt in het wervingsproces. Dit stelt hen in staat om hun rechten uit te oefenen, zoals het vragen om een menselijke beoordeling of het aanvechten van door AI ondersteunde beslissingen.
Hier zijn enkele suggesties om kandidaten effectief te informeren:
Update je Algemene Voorwaarden of andere documenten voor sollicitanten met een sectie over het gebruik van AI in het wervings- en screeningsproces.
Neem een verklaring over AI-gebruik op in juridische overeenkomsten die kandidaten ondertekenen tijdens het sollicitatieproces.
Voeg een specifieke screeningvraag toe tijdens het sollicitatieproces die kandidaten informeert over het gebruik van AI.
Voeg een duidelijke verklaring toe onderaan je vacatureteksten waarin staat dat er AI-gestuurde tools worden gebruikt.
💡 Tip: Bij Screeningvragen kun je het antwoordtype Infobox gebruiken om een mededeling te tonen.
Als je wilt dat kandidaten de informatie bevestigen, gebruik dan het antwoordtype Juridische overeenkomst voor een optioneel of verplicht selectievakje.
Je kunt ook een selectievakje voor een Juridische overeenkomst toevoegen in je CareersHub-instellingen die kandidaten moeten accepteren voordat ze hun sollicitatie verzenden.
Raadpleeg echter je juridisch adviseur om er zeker van te zijn dat alle communicatie voldoet aan de toepasselijke wetgeving.