Remarque : Cet article a été traduit à l’aide de l’IA. Certains mots ou certaines informations peuvent être erronés.
Vous avez probablement déjà dans votre base de données d’excellents candidats, issus d’anciennes candidatures ou de vos viviers, qui pourraient correspondre à votre poste actuel.
Mais sans un moyen facile de les trouver, les équipes de recrutement finissent souvent par effectuer des recherches manuelles ou par recommencer le processus de sourcing de zéro.
L’Assistant de mise en correspondance (Matching Assistant) vous aide à redécouvrir ces candidats. En utilisant vos critères de poste, il analyse vos viviers de talents et vos autres offres actives pour faire ressortir les candidats à examiner.
Il transforme votre base de données en un canal de sourcing actif, vous aidant à trouver et à prioriser rapidement les candidats tout en conservant un contrôle total sur chaque décision d’embauche.
Avec le forfait Optimize, vous bénéficiez de 65 recherches par mois. Le forfait Advance comprend 3 recherches par mois.
Activer l’Assistant de mise en correspondance
Pour utiliser l’Assistant de mise en correspondance pour un poste, vous devez d’abord l’activer pour votre organisation et accepter les conditions juridiques requises. La fonctionnalité est désactivée par défaut.
Seuls les utilisateurs disposant d’un accès complet au niveau de l’organisation peuvent activer ou désactiver cette fonctionnalité pour l’ensemble de l’entreprise.
Allez dans Paramètres > Organisation > Tellent Intelligence et activez l’Assistant de mise en correspondance.
Une boîte de dialogue apparaîtra pour vous permettre de lire et d’accepter les conditions générales de vente et les mentions juridiques.
Paramètres de l’Assistant de mise en correspondance
Pour affiner vos recommandations et rester en conformité, vous pouvez définir des règles d’exclusion spécifiques pour votre entreprise.
Après avoir activé l’Assistant de mise en correspondance, cliquez sur les trois points de la carte et sélectionnez Paramètres.
Ignorer les candidats en cours de recrutement pour d’autres rôles : Excluez les candidats qui sont déjà dans un processus d’embauche pour un autre poste.
Ignorer les candidats en fonction de leur motif de disqualification : Choisissez des motifs spécifiques pour filtrer les candidats que vous avez précédemment disqualifiés.
Ignorer les candidats en fonction de leur statut RGPD : Assurez-vous de ne voir que les correspondances pour ceux qui ont accepté d'être considérés pour d’autres rôles.
Par défaut, les candidats ayant un statut “Expiré” sont exclus.
Pour demander le consentement, envoyez un e-mail aux candidats avec un lien pour donner ou retirer leur autorisation. Vous pouvez utiliser le modèle “Rétention des données historiques RGPD” se trouvant dans Paramètres > Modèles > Modèles d’e-mail à cet effet.
Activer l’Assistant de mise en correspondance pour un poste
Une fois que l’Assistant est actif au niveau de l’entreprise, vous pouvez l’activer pour un poste spécifique.
Pour activer l’Assistant pour les postes, vous avez besoin de la permission les offres.
Pour voir et gérer les candidats correspondants pour les offres, vous devez disposer des permissions Gérer les candidats correspondants et Voir toutes les données d’offres existantes.
Les administrateurs y ont accès par défaut.
Allez sur l’offre concernée et cliquez sur Workflow dans l'éditeur d’offre.
Faites défiler jusqu'à la section Présélection et mise en correspondance des candidats.
Cliquez sur Définir les critères pour définir les exigences du poste.
Une fois définis, vous pouvez activer l’Assistant de présélection, l’Assistant de mise en correspondance, ou les deux.
Les deux fonctionnalités utilisent les mêmes critères, vous ne devez donc les configurer qu’une seule fois.
Définir les critères
Vous pouvez définir jusqu’à 6 critères.
Le système suggérera des critères basés sur votre offre d’emploi et vos questions de présélection.
Il signalera tout biais potentiel ou problème de clarté par un avertissement, afin que vous puissiez examiner et apporter des modifications avant d’enregistrer.
Définissez vos critères au niveau du modèle d’offre afin qu’ils s’appliquent automatiquement à toute nouvelle offre créée à partir de ce modèle.
Voir et gérer les candidats correspondants
Une fois l’Assistant activé pour un poste, il parcourt vos viviers de talents et vos autres offres pour trouver les candidats qui répondent aux critères du poste.
L’IA vérifie les CV, les lettres de motivation et les réponses aux questions de présélection des candidats.
Elle ignore les informations sensibles telles que les noms, l'âge, les coordonnées, les liens vers les réseaux sociaux, le genre et la nationalité.
Elle exclut les candidats supprimés, anonymes et recrutés, ainsi que ceux qui ont été mis en correspondance lors de recherches passées ou disqualifiés précédemment par les mêmes questions éliminatoires.
Selon les paramètres de votre entreprise, elle peut également ignorer les candidats en cours de recrutement actif, ceux ayant des motifs de disqualification spécifiques ou ceux sans consentement RGPD valide.
L’IA ne recommande que les candidats qui répondent à au moins 75 % des exigences du poste.
La qualité des recommandations dépend de deux facteurs :
1. Des critères clairs et spécifiques aident l’IA à identifier précisément les correspondances. Consultez nos conseils sur la rédaction de critères efficaces.
2. Un vivier de candidats solide permet d’obtenir des suggestions plus pertinentes. L’IA ne peut trouver que ce qui existe réellement. Nous recommandons d’organiser les candidats en viviers de talents et de maintenir leurs profils à jour.
Dans le pipeline
Vous verrez une étape dédiée Candidats correspondants dans le pipeline de l’offre.
Cliquez sur Rechercher des correspondances pour générer une liste restreinte de candidats provenant de viviers de talents et d’autres offres qui répondent à vos critères.
Le forfait Optimize comprend 65 recherches par mois, tandis que le forfait Advance en comprend 3.
Chaque carte de candidat affiche les résultats (ex : 5/5 critères remplis).
Survolez une carte de candidat et choisissez Assigner pour l’ajouter au pipeline de l’offre, ou Rejeter pour le retirer de la liste.
Vous pouvez également assigner tous les candidats recommandés à votre offre en une seule fois.
Une fois assignés, les candidats se trouveront à l'étape Sourcé. Cela vous permet d’examiner leurs informations et de leur envoyer des messages personnels, au lieu des réponses automatiques généralement envoyées lors d’une candidature.
Avant de contacter les candidats, veuillez suivre nos directives d’utilisation responsable. Il est important de respecter le consentement des candidats et de les informer que l’IA intervient dans le processus de recrutement.
Toutes les actions liées aux candidats correspondants (assignation, rejet) sont automatiquement enregistrées.
Vous trouverez ces détails dans l’onglet Activité de l’offre et du profil du candidat, ainsi que dans les Journaux d’audit de votre entreprise.
Sur le profil d’un candidat
Lorsque vous consultez le profil d’un candidat recommandé, vous verrez une section indiquant le poste auquel il correspond.
Vous pouvez voir un résumé du nombre de critères remplis. Cliquez pour développer les critères et obtenir une explication sur la manière dont l’IA a effectué son évaluation.
Si vous n'êtes pas d’accord avec une évaluation, cliquez sur Modifier manuellement pour passer outre le résultat. Vous pouvez alors fournir un motif pour ce changement, qui sera visible par votre équipe.
Depuis cette section, vous pouvez cliquer sur Assigner pour ajouter le candidat au poste ou sur Rejeter pour supprimer la recommandation de son profil.
Désactiver l’Assistant de mise en correspondance
Pour désactiver l’Assistant pour votre organisation, allez dans Paramètres > Organisation > Tellent Intelligence. De là, désactivez l’Assistant de mise en correspondance.
Pour le désactiver au niveau de l’offre, allez sur l’offre concernée et cliquez sur Workflow.
Faites défiler jusqu'à la section Présélection et mise en correspondance des candidats et désactivez Faire correspondre les candidats existants.
Si l’Assistant est désactivé puis réactivé pour la même offre, le système réutilisera les critères déjà créés précédemment. Vous n’aurez pas à les définir de nouveau.
Notes sur l’utilisation responsable
L’Assistant de mise en correspondance utilise l’IA pour vous aider à découvrir des correspondances potentielles de candidats déjà présents dans votre base de données, mais il ne remplace pas la prise de décision humaine.
Assurez-vous que toutes les personnes impliquées dans le recrutement comprennent ses fonctions, ses limites et son utilisation appropriée.
Comment il aide
Comment il aide
Il vous aide à trouver des candidats dans vos viviers de talents et autres offres actives qui correspondent aux critères que vous avez définis.
Il vous soutient dans le processus de découverte, mais ne remplace pas le jugement humain. Un humain doit examiner toutes les recommandations de l’IA.
Ce qu’il ne fait pas
Ce qu’il ne fait pas
Il ne fournit pas de classements (ex: “top 10 des candidats”), de scores d’adéquation (ex: “85 % de correspondance”) ou de listes de comparaison.
Il n’ajoutera jamais automatiquement un candidat à un pipeline d’offre et ne le fera jamais avancer dans un processus.
Bien qu’il puisse suggérer des critères de départ, il ne définit ni n’approuve les exigences de manière indépendante. Vous êtes responsable de la définition des exigences finales, de l’examen des résultats et des décisions qui affectent les candidats.
Il affiche des candidats potentiellement pertinents, mais n’en cache pas d’autres. Vous pouvez toujours accéder à l’intégralité de votre base de données et effectuer des recherches dans la section Candidats.
Garder des données pertinentes et impartiales
Garder des données pertinentes et impartiales
Assurez-vous que toutes les données d’entrée sont pertinentes, exactes et exemptes d’informations non vérifiées ou biaisées, y compris les détails sur les candidats et les critères d'évaluation.
Obtenir le consentement et informer les candidats
Obtenir le consentement et informer les candidats
Avant de traiter les données des candidats avec cette fonctionnalité, vous devez obtenir leur consentement explicite et les informer de leurs droits en tant que personnes concernées.
Vous devez également informer les candidats que l’IA est utilisée dans le processus de recrutement. Cela leur permet d’exercer leurs droits, comme demander un examen humain ou contester des décisions assistées par l’IA.
Voici plusieurs suggestions pour informer efficacement les candidats :
Mettez à jour vos Conditions Générales ou autres politiques destinées aux candidats pour inclure une section divulguant l’utilisation de l’IA dans le processus de recrutement et de présélection.
Incluez une déclaration sur l’utilisation de l’IA dans tout accord juridique que les candidats pourraient signer pendant le processus de candidature.
Ajoutez une question de présélection spécifique pendant le processus de candidature informant les candidats de l’utilisation de l’IA.
Ajoutez une déclaration claire au bas de vos offres d’emploi informant les candidats que des outils assistés par l’IA sont utilisés.
💡 Conseil : Dans les Questions de présélection, vous pouvez utiliser le type de réponse Infobox pour afficher un avis.
Si vous souhaitez que les candidats reconnaissent l’information, utilisez le type de réponse Accord juridique pour une case à cocher facultative ou obligatoire.
Vous pouvez également ajouter une case à cocher Accord juridique dans vos paramètres CareersHub que les candidats doivent accepter avant de soumettre leur candidature.
Toutefois, veuillez consulter votre conseiller juridique pour vous assurer que toute communication est conforme aux lois applicables.