Hinweis: Dieser Artikel wurde mithilfe von KI übersetzt. Einige Begriffe oder Details sind daher möglicherweise nicht korrekt.

Workflow-Automatisierungen helfen dir, manuelle Routineaufgaben zu reduzieren, Kandidat:innen zeitnah zu informieren und Fristen verlässlich einzuhalten. Dieser Artikel fasst zusammen, was sich bei der Planung, Einrichtung, beim Testen und bei der Feinabstimmung am besten bewährt hat.

Stelle dir jede Automatisierung wie eine einfache „Wenn dies passiert, dann tue das“-Regel vor, die aus drei Bausteinen besteht:

Auslöser starten die Automatisierung — zum Beispiel, wenn eine Person in eine neue Phase verschoben wird.
Bedingungen stellen sicher, dass Aktionen nur dann ablaufen, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind — zum Beispiel nur dann, wenn die Person einen bestimmten Tag hat.
Aktionen sind die darauffolgenden Aufgaben — zum Beispiel das Versenden einer E-Mail oder die Änderung eines Stellenstatus.

Du richtest Workflow-Automatisierungen direkt für eine Stelle ein, nicht für eine einzelne Phase der Pipeline. Dadurch können sie auf Ereignisse im gesamten Einstellungsprozess reagieren. Sie lassen sich sowohl durch Aktivitäten von Kandidat:innen anstoßen (eine neue Notiz, eine abgeschlossene Auswertung, ein geplanter Termin) als auch durch Änderungen an der Stelle selbst (ein Statuswechsel, besetzte Positionen, ein abgelaufenes Datum).

Hinweis: Welche Abläufe du automatisieren kannst, hängt von deinem Tarif ab. In jedem Tarif kannst du Automatisierungen ausführen, wenn jemand in eine Phase verschoben oder disqualifiziert wird. Der Optimize-Tarif schaltet alle weiteren Auslöser frei, ebenso wie Automatisierungen auf Stellenebene und Aktionen wie In die nächste Phase verschieben, Kandidat:in teilen und Stellenstatus ändern. Viele Beispiele in diesem Artikel setzen diese Funktionen voraus. Optionen, die nicht in deinem Tarif enthalten sind, tragen die Kennzeichnung Verfügbar in Advance oder Verfügbar in Optimize. Um Automatisierungen hinzuzufügen oder zu bearbeiten, benötigst du die Berechtigung „Automatisierte Aktionen verwalten“. Die einzelnen Einrichtungsschritte findest du unter Erste Schritte mit Workflow-Automatisierungen.

Deinen idealen Ablauf skizzieren

Es verleitet oft, sofort drauflos zu automatisieren. Eine kurze Vorab-Planung erspart dir im Nachgang jedoch viel Arbeit.

Skizziere deinen idealen Ablauf auf Papier oder in einem Dokument. Beginne beim gewünschten Ziel und leite daraus rückwärts Auslöser, Bedingungen und Aktionen ab. Wenn dein Ziel beispielsweise darin besteht, dass keine Bewerbung unbeantwortet bleibt:

Definiere dein Ziel: Kandidat:innen informiert halten und Fristen im Blick behalten.
Bestimme die erforderlichen Schritte: Den Kandidat:innen ein Update senden und das Recruiting-Team an die Prüfung erinnern.
Formuliere die Regel: Wenn eine Person in einer Phase überfällig ist, sende ihr eine personalisierte Follow-up-E-Mail und erstelle eine Aufgabe für das Recruiting-Team zur Statusprüfung.

In Tellent Recruitee entspricht dies einer einzigen Automatisierung: dem Auslöser Kandidat:in ist überfällig, gefolgt von den Aktionen E-Mail senden und Aufgabe hinzufügen.

Klein anfangen, dann schrittweise erweitern

Beginne mit den Routineaufgaben, die in deinem Team am häufigsten anfallen und am meisten Zeit kosten. Zum Beispiel:

Kandidatenauswertungen: Wird jemand in eine neue Phase verschoben, fordere eine Auswertung vom Hiring Manager oder von den Interviewer:innen an.
Pipeline-Fortschritt: Verschiebe Personen automatisch in die nächste Phase, sobald alle Auswertungen vorliegen.
Follow-ups im Team: Erstelle eine Aufgabe für Recruiter:innen, wenn eine neue Person zur Stelle hinzugefügt wird, oder hinterlege eine Notiz bzw. einen Tag, sobald eine bestimmte Phase erreicht ist.

Tipp: Beim Erstellen einer neuen Automatisierung kannst du bei null anfangen oder eine unserer Vorlagen wählen. Für Automatisierungen auf Stellenebene stehen Vorlagen bereit wie: Stelle schließen, An Jobbörsen übermitteln, E-Mails an überfällige Kandidat:innen senden, Nach Auswertung verschieben, Veröffentlichung planen, Nach Terminvereinbarung verschieben und Einstellungen an Tellent HR senden. Jede Vorlage ist bereits vorkonfiguriert, sodass du sie nur noch prüfen und speichern musst.

Sobald diese Basisabläufe reibungslos funktionieren, kannst du komplexere Szenarien abbilden. Zum Beispiel:

Interview-Follow-up: Wird ein Termin vereinbart, verschiebe die Person in deine Interview-Phase. Ist der Termin vorüber, sende eine Dankes-E-Mail (optional mit Link zu einer Feedback-Umfrage) und erstelle eine Aufgabe für das Recruiting-Team, Feedback einzuholen.
Sichtbarkeitssteuerung: Erreicht jemand die Angebotsphase, nutze die Aktion Teilen von Kandidat:in beenden, um den Zugriff für Teammitglieder zu entfernen, die nur in früheren Phasen beteiligt waren. So bleiben ausschließlich Entscheidungsträger:innen und HR involviert.
Zielgerichtete Kommunikation: Nutze Bedingungen, um unterschiedliche E-Mails zu versenden oder abweichende Aktionen auszulösen – je nach Tags, Quelle oder Herkunft der Person.

Hinweis: Für Ereigniserinnerungen solltest du die Funktion Ereigniserinnerungen statt einer Automatisierung nutzen. Diese werden zu einer festgelegten Zeit vor dem Termin versendet, während eine zeitverzögerte E-Mail aus einer Automatisierung immer eine bestimmte Anzahl von Tagen nach dem Auslöser verschickt wird.

Kandidat:innen in den Mittelpunkt stellen

Versetze dich beim Aufsetzen jeder Automatisierung in die Lage der Bewerber:innen. Auch wenn weite Teile des Prozesses automatisch im Hintergrund ablaufen, sollten sich Kandidat:innen stets wertgeschätzt und transparent informiert fühlen.

Do

Schlüsselmomente bestätigen. Bestätige den Eingang der Bewerbung oder den Wechsel in eine neue Phase. Das schafft Klarheit und zeigt, dass du die Zeit der Bewerber:innen respektierst.
Kontakt halten. Nutze den Auslöser Kandidat:in ist überfällig, um ein Zwischen-Update zu senden oder eine Aufgabe für dein Team anzulegen, damit niemand zu lange im Ungewissen bleibt.
Wartezeiten vermeiden. Kombiniere den Auslöser Alle Auswertungen für Kandidat:in sind abgeschlossen mit der Aktion In die nächste Phase verschieben, damit es sofort weitergeht, sobald alle Rückmeldungen vorliegen.
E-Mails personalisieren. Nutze Platzhalter wie [candidate.first] und [job_offer], damit Nachrichten persönlich und passgenau wirken. Die Platzhalter werden automatisch gefüllt, beispielsweise mit dem Vornamen.
Neue Teammitglieder willkommen heißen. Nutze den Auslöser Startdatum von Kandidat:in ist, um bereits vor dem ersten Arbeitstag eine Willkommens- oder Preboarding-Nachricht zu versenden.

Don’t

Kandidat:innen mit Nachrichten überfluten. Achte auf sinnvolle zeitliche Abstände zwischen deinen E-Mails und vermeide zwei Nachrichten zum selben Anlass (z. B. eine Eingangsbestätigung direkt gefolgt von Hinweisen zu den nächsten Schritten). Nutze bei der Aktion E-Mail senden die Option Senden nach, um den Versand um ein paar Tage zu verzögern.
Standardisierte Absagen verschicken. Hinterlege Automatisierungen für deine Disqualifizierungsgründe, damit Absagen genau zum Grund und zur jeweiligen Phase passen. Halte Nachrichten in frühen Phasen eher kurz und formuliere sie in späteren Phasen individueller.
Heikle Botschaften automatisieren. Nutze Automatisierungen für Status-Updates und organisatorische Abläufe. Sensible Themen, wie etwa das Zurückziehen eines Angebots, solltest du immer persönlich besprechen.

Deine Workflows testen

Teste jede neue Automatisierung, bevor du sie auf einer aktiven, echten Stelle einsetzt. So verhinderst du fehlerhafte E-Mails, unerwünschte Statuswechsel bei Stellen oder Personen, die in der falschen Phase landen.

1. Erstelle eine neue Stelle oder nutze eine Stelle, für die du aktuell nicht aktiv suchst.

2. Du kannst den Status auf Intern setzen.

3. Füge die Automatisierung zu dieser Stelle hinzu.

4. Lege eine Testperson an — zum Beispiel dich selbst mit deiner eigenen E-Mail-Adresse.

5. Löse das Ereignis aus (verschiebe z. B. die Testperson in die entsprechende Phase) und überprüfe, ob jede Aktion planmäßig ausgeführt wird.

Wird eine Automatisierung durch eine deiner Aktionen ausgelöst, zeigt dir ein Fenster die Aktionen an, die gleich starten. Du hast einige Sekunden Zeit, diese vor der Ausführung zu prüfen, zu bearbeiten, anzuhalten oder abzubrechen.

Hinweis: Automatisierungen können weitere Automatisierungen anstoßen — beispielsweise ein Phasenwechsel, der die nächste Automatisierung startet. Um Endlosschleifen zu verhindern, stoppt Tellent Recruitee nach drei aufeinanderfolgenden Automatisierungen automatisch.

Tipp: Löst du dieselbe Automatisierung innerhalb von 30 Minuten erneut aus (was beim Testen häufig vorkommt), fragt Tellent Recruitee nach, ob sie erneut ausgeführt oder ohne Ausführung fortgefahren werden soll.

Ergebnisse verfolgen und verfeinern

Gib einer aktiven Automatisierung einige Wochen Zeit, bevor du ihre Wirkung bewertest. Konzentriere dich auf die Engpässe, die du beheben wolltest, und prüfe, ob sich Verbesserungen zeigen.

Achte auf Veränderungen bei:

Time-to-Hire (Dauer bis zur Einstellung)
Abbruchquoten von Kandidat:innen
Durchlaufzeiten bei Auswertungen
Rückmeldequoten von Kandidat:innen
Produktivität im Recruiting-Team

Um zu sehen, welche Aktionen ausgeführt wurden, öffne eine Stelle, gehe auf Aktivität und filtere nach Automatisierungen. Die Einträge findest du auch direkt im Profil der jeweiligen Person.

Läuft eine Automatisierung nicht wie erwartet, prüfe zunächst Auslöser, Bedingungen und Aktionen. Stelle sicher, dass die Stelle kein Entwurf und nicht archiviert ist und dass die Testdaten die Bedingungen erfüllen.

Besteht ein Engpass weiterhin, passe das Konzept an: Überarbeite Auslöser, Bedingungen und Aktionen nach Bedarf.

Zeit sparen und Abläufe skalieren

Kandidat:innen durch die Pipeline leiten: Sobald alle Auswertungen vorliegen, wird die Person automatisch in die nächste Phase verschoben.
Besetzte Stellen schließen: Sind alle offenen Positionen besetzt, wird der Stellenstatus auf Geschlossen gesetzt. Die Stelle verschwindet von deiner Karriereseite und wird auf Jobbörsen offline genommen.
Neue Stellen ausschreiben: Übermittle neu veröffentlichte Stellen direkt an deine ausgewählten Jobbörsen. Die Übermittlung kann bis zu zwei Tage dauern.
Manuelle Einträge bestätigen: Wird eine Person manuell zu einer Stelle hinzugefügt (Herkunft Manuell), erhält sie automatisch eine Bestätigungs-E-Mail.
Neueinstellungen übergeben: Nutzt du Tellent HR, übertrage eingestellte Personen automatisch mit der Aktion An Tellent HR senden. Es werden nur Profile exportiert, die Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse enthalten.

Die Candidate Experience verbessern

Sende individuelle Absage-E-Mails passend zum Disqualifizierungsgrund und zur Pipeline-Phase.
Halte Bewerber:innen proaktiv über Verzögerungen oder anstehende Schritte auf dem Laufenden.
Versende einige Tage vor Arbeitsbeginn automatisch eine Willkommensnachricht.

Im Team zusammenarbeiten

Gib Bewerbungsprofile für Teammitglieder frei, die an einer bestimmten Phase beteiligt sind, und hebe die Freigabe auf, sobald die Phase abgeschlossen ist.
Fordere gezielt Auswertungen von Recruiter:innen oder Hiring-Teammitgliedern an.
Hinterlege automatisch eine Notiz oder eine Aufgabe für das Team, wenn eine Phase erreicht oder Aufgaben erledigt sind.
Füge Follower zu Profilen hinzu, damit alle relevanten Personen automatisch informiert bleiben.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Warum sehe ich nicht alle in diesem Artikel beschriebenen Auslöser?

Die meisten Auslöser abgesehen von „Kandidat:in wird in eine Phase verschoben“ und „Kandidat:in wird disqualifiziert“ sind Bestandteil des Optimize-Tarifs. Ist ein Auslöser nicht in deinem Tarif enthalten, wird er in einer separaten Liste mit Upgrade-Option angezeigt.

Laufen Automatisierungen auch bei Stellen im Entwurfsstatus?

Nein. Automatisierungen greifen bei allen Stellen, die weder im Entwurf noch archiviert sind.

Kann ich eine Automatisierung stoppen, nachdem sie ausgelöst wurde?

Wird eine Automatisierung durch dein eigenes Handeln gestartet, hast du einige Sekunden Zeit, die anstehenden Aktionen anzuhalten, zu bearbeiten oder abzubrechen.

Best Practices für das Erstellen von Workflow-Automatisierungen