Als Personaler*in solltest du schnell Kandidat*innen antworten und diese so schnell wie möglich durch die Pipeline führen, ohne dabei den persönlichen Touch zu verlieren. Mit automatisierten Aktionen kannst du bestimmte Auslöser an Absagegründe anhängen. Diese Auslöser führen dann zu bestimmten Aktionen in deinem Konto. Zum Beispiel eine E-Mail an Kandidat*innen zu versenden, wenn diese ausgeschlossen wurden.

Wichtig: Wenn die Rolle eines Teammitglieds nicht den Zugang zu einer bestimmten Funktion erlaubt (z.B. zu E-Mails), und dieses Teammitglied jemanden ausschließt, wird die Aktion NICHT ausgelöst.

Wie man automatisierte Aktionen für Absagegründe einrichtet

Pro Absagegrund kannst du automatisierte Aktionen einrichten, um:

  • Eine E-Mail senden: wenn du diese Option auswählst, kannst du einstellen, ob die der E-Mail von einem bestimmten Teammitglied versendet werden soll oder jeweils der Person, die die Kandidat*innen verschoben hat. Du kannst den Versand deiner Nachrichten auch verzögern und sie zu einem späteren Zeitpunkt versenden.

  • Notiz hinzuzufügen: für andere Teammitglieder

  • Aufgabe hinzuzufügen: einem Teammitglied eine Aufgabe zuweisen und die Deadline relativ (z.B. in 3 Tagen) oder für ein bestimmtes Datum setzen. 

  • Tags hinzufügen: an Kandidat*innen

  • Evaluationsanfrage hinzuzufügen: damit ein Teammitglied Kandidat*innen evaluiert

  • Follower hinzuzufügen: an Kandidat*innen

  • Zuweisen an: Jobs oder Talent Pools

Automatisierte Aktionen für Absagegründe funktionieren unternehmensweit und können nicht unterschiedlich für jeden Job oder jede Phase eingestellt werden.

Anmerkung: Deine Rolle muss Zugriff haben auf “Automatisierte Aktionen verwalten” und auf “Jobs bearbeiten”, um eine automatisierte Aktion einzurichten oder bearbeiten zu können.

Die Aktionen werden automatisch ausgelöst, wenn Kandidat*innen disqualifiziert werden und der Grund einen Auslöser hat. Um einen Auslöser an so einen Grund hinzuzufügen, folge diesen Schritten:

1. Gehe zu Einstellungen > Prozess > Abasagegründe

2. Klicke auf das Stift-Symbol bei dem Absagegrund, dem du eine automatisierte Aktion zuweisen willst.

3. Klicke dann auf Aktion und wähle die Aktion aus, die gemacht werden soll.

4. Es können mehrere Aktionen einem Absagegrund zugewiesen werden. Klicke + Aktion, wenn du mehr hinzufügen willst oder klicke Speichern, wenn du fertig bist.

5. Automatisierte Aktionen für Absagegründe werden durch ein Blitzsymbol angezeigt (⚡).

Anmerkung: Automatisierte Aktionen können nicht mit einer zeitlichen Verzögerung aufgesetzt werden (eine E-Mail z.B. erst 1 Tag nach der Disqualifizierung von Kandidat*innen zu verschicken).

Mit automatisierten Aktionen arbeiten

Kandidat*innen ausschließen

1. Wenn du Kandidat*innen über deren Profil ausschließt, kannst du sehen, ob es automatisierte Aktionen für den Absagegrund gibt.

2. Wenn du Kandidat*innen ausschließt, wird eine Hilfsbox unten rechts erscheinen, in der die automatisierten Aktionen angezeigt werden.

3. Wenn die automatisierten Aktionen erledigt sind, wird die Fortschrittsanzeige im Menü auf grün gestellt.

4. Wenn keine automatisierten Aktionen ausgeführt werden sollen, klicke Abbrechen.

Mehrere Kandidat*innen auf einmal ausschließen

Wenn du mehrere Kandidat*innen auf einmal ausschließt, kannst du sehen, ob es automatisierte Aktionen für die verschiedenen Absagegründe gibt.

Als nächstes werden die automatisierten Aktionen gezeigt, die ausgeführt werden. Du kannst auf weiter klicken und die Aktionen ausführen lassen oder ohne Aktionen weiter auswählen.

Ein Indikator für die Absage der Kandidat*innen wird angezeigt, aber nicht für die automatisierten Aktionen. Diese Hilfsbox wird nur gezeigt, wenn du Kandidat*innen ausschließt, daher können keine automatisierten Aktionen abgebrochen werden, wenn du schon bestätigt hast, dass du weitermachst.

Was deine Teammitglieder sehen

Du und deine Teammitglieder können die Unterschiede bei Benachrichtungen/Aufgaben/Evaluationsanfragen von anderen Teammitgliedern sehen und auch welche davon durch eine automatisierte Aktion ausgelöst wurden; diese werden durch das Blitzsymbol angezeigt.

Was kommt als nächstes? 

Um Zeit zu sparen, kannst du automatisierte Aktionen für deine Standard-Pipeline einrichten oder deine Aktionen auf der Jobebene bearbeiten.

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