Recruiting umfasst viele wiederkehrende Schritte, die sich schnell summieren – vom Senden von Erinnerungen und Folge-E-Mails bis zum Verschieben von Kandidat*innen durch die Pipeline.
Prozessautomatisierungen kümmern sich automatisch um diese routinemäßigen Schritte ✨
Erstelle intelligente, anpassbare Prozesse. Nutze spezifische Bedingungen mit flexiblen Aktionen, um deine Automatisierungen präziser und nützlicher zu gestalten.
Behalte die Kontrolle. Du entscheidest, was wann passiert, mit der Gewissheit, dass deine Prozesse genau so ablaufen, wie du es willst.
Konzentriere dich auf das Wesentliche. Die Reduzierung von manueller Arbeit hilft dir, stärkere Beziehungen zu Kandidat*innen aufzubauen, deinen Recruiting-Prozess zu beschleunigen und deine Recruiting-Bemühungen zu skalieren.
Prozessautomatisierungen lösen nicht nur Aktionen aus, wenn du eine*n Kandidat*in von einer Phase zur nächsten verschiebst. Sie können auch basierend auf bestimmten Job-Ereignissen oder Teamaktivitäten gestartet werden.
Diese Flexibilität ermöglicht es dir, eine größere Bandbreite an Aufgaben zu automatisieren, was dir in deinem Recruiting-Prozess noch mehr Zeit spart.
📌 Hinweis: Diese Funktion ist in unserem Optimize-Abonnement verfügbar, mit dem du Zugriff auf alle Auslöser, Aktionen und Bedingungen bekommst. In anderen Abonnements hast du Zugang zu einer begrenzten Anzahl von Aktionen und Auslösern.
Wie Prozessautomatisierungen funktionieren
Prozessautomatisierungen folgen einer einfachen Logik: Wenn dies passiert, dann tu dies.
Jeder Prozess hat drei Teile: Auslöser, Aktionen und Bedingungen.
Auslöser sind Ereignisse, die eine Automatisierung starten. Sie können sich auf eine*n Kandidat*in beziehen (zum Beispiel, wenn ein*e Kandidat*in in eine neue Phase verschoben wird) oder auf einen Job (zum Beispiel, wenn alle Stellenausschreibungen besetzt sind).
Aktionen sind die Aufgaben, die nach dem Auslösen einer Automatisierung stattfinden. Dazu gehören unter anderem das Senden einer E-Mail, das Hinzufügen einer Aufgabe oder das Aktualisieren des Status eines Jobs.
Bedingungen fügen eine weitere Ebene an Informationen hinzu. Sie stellen sicher, dass eine Aktion nur dann ausgeführt wird, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind.
💡Tipp: Sieh Bedingungen als eine „und wenn“-Anweisung, die deinen Auslöser verfeinert. Zum Beispiel: Wenn ein Ereignis geplant ist, und wenn Anna Smith zu den Interviewer*innen gehört, dann füge Anna Smith als Followerin hinzu.
Häufige Anwendungsfälle
Prozessautomatisierungen können deinem Team Stunden an manueller Arbeit sparen. Sie helfen auch dabei, die Candidate Experience zu verbessern, Engpässe zu reduzieren und Teams auf dem gleichen Stand zu halten.
Hier sind einige Beispiele, wie du sie nutzen kannst.
Automatisiere deinen Bewertungsprozess: Wenn ein*e Kandidat*in in eine neue Phase verschoben wird → fordere automatisch eine Bewertung von dem*der einstellenden*r Manager*in oder einem*einer Bewerter*in an. Sobald die Bewertungen abgeschlossen sind → verschiebe den*die Kandidat*in automatisch oder benachrichtige den*die Recruiter*in.
Halte Kandidat*innen auf dem Laufenden: Wenn ein*e Kandidat*in in eine bestimmte Phase verschoben oder als überfällig markiert wird → sende automatisch eine Folge-E-Mail oder füge eine Notiz oder Aufgabe für das Team hinzu.
Automatisiere die Interviewplanung: Wenn ein*e Kandidat*in in die Interview-Phase kommt → sende ihm*ihr automatisch eine E-Mail, um das Interview zu planen, und füge eine Aufgabe für den*die einstellende*n Manager*in hinzu, damit er*sie sich auf das Meeting vorbereiten kann.
Personalisiere die Kommunikation mit Kandidat*innen: Passe Nachrichten basierend auf einem Tag oder einer Quelle eines*einer Kandidat*in an (z. B. „intern“ vs. „empfohlen“) und sende Absage-E-Mails, die zum Grund und zur Pipeline-Phase passen.
Sende Jobs an Jobbörsen: Wenn ein Job veröffentlicht wird → sende ihn automatisch an ausgewählte Jobbörsen.
Sende Kandidat*innen zu Tellent HR: Wenn ein*e Kandidat*in als eingestellt markiert wurde → sende seine*ihre Informationen automatisch an Tellent HR.
Eine neue Automatisierung erstellen
Es gibt drei verschiedene Wege, Automatisierungen in Tellent Recruitee einzurichten, je nachdem, was du erreichen möchtest:
1. Stufenbasierte Automatisierungen
Diese Automatisierungen werden ausgelöst, wenn ein*e Kandidat*in in eine bestimmte Pipeline-Phase kommt.
Sie sind ideal, um Aktionen zu planen, die an einen bestimmten Zeitpunkt im Recruiting-Prozess gebunden sind (z. B. wenn sich jemand bewirbt oder in eine Interview-Phase kommt).
Du kannst sie an drei Orten einrichten:
Dem Jobeditor → für Jobs mit kundenspezifischen Prozessen
Der Job-Vorlage → für Vorlagen mit kundenspezifischen Prozessen
Der Pipeline-Vorlage → gilt für alle Jobs, die diese Vorlage verwenden
2. Automatisierungen für Absagegründe
Diese Automatisierungen sind an einen einzigen Auslöser gebunden: wenn ein*e Kandidat*in ausgeschlossen wird.
Sie sind ideal, um die Kommunikation oder Aktionen basierend auf dem Absagegrund zu automatisieren. Durch die Verwendung der Bedingung „Kandidat*in ist in Phase“ kannst du deine Nachrichten basierend auf der Pipeline-Phase anpassen und sicherstellen, dass deine Kommunikation relevant und spezifisch ist.
Um sie einzurichten, gehe zu Einstellungen > Prozess > Absagegründe. Du kannst diese Automatisierungen auch beim Einrichten von Ausschlussfragen in einem Bewerbungsformular verwenden.
3. Prozessautomatisierungen
Dies ist unsere neueste Ergänzung. Prozessautomatisierungen funktionieren auf Jobebene und sind nicht auf eine einzelne Phase beschränkt.
Sie sind ideal, um Aktionen auszulösen, die auf Ereignissen basieren, die jederzeit während des Recruiting-Prozesses auftreten können. Sie decken viele verschiedene Szenarien ab und ermöglichen es dir, komplette Prozesse von Anfang bis Ende zu erstellen.
Um sie einzurichten, gehe zum Tab Prozess im Jobeditor und klicke auf Neue Automatisierung.
Du kannst wählen, ob du eine Automatisierung von Grund auf neu erstellen oder eine vorgefertigte Vorlage verwenden möchtest. Diese Vorlagen sind so konzipiert, dass du schnell Automatisierungen für gängige Recruiting-Szenarien einrichten kannst.
Wenn du eine Automatisierung von Grund auf neu erstellst, wählst du zuerst einen Auslöser – das Ereignis, das sie startet, wie „Kandidat*in wurde verschoben“ oder „Stellenausschreibungen sind besetzt“.
Du kannst jetzt eine oder mehrere Aktionen hinzufügen – die Aufgaben, die folgen sollen, wie „Notiz hinzufügen“ oder „Job-Status ändern“.
Falls erforderlich, kannst du Bedingungen hinzufügen, um die Automatisierung zu präzisieren.
📌 Hinweis: Du benötigst die Berechtigung „Automatisierte Aktionen verwalten“, um Automatisierungen in einem Job oder Absagegründen hinzuzufügen oder zu bearbeiten.
💡 Tipp: Vermisst du einen Auslöser oder eine Aktion? Verrate uns, was Prozessautomatisierungen noch nützlicher machen würde hier.
Automatisierungsaktivitäten verfolgen und verwalten
Du kannst die Automatisierungsaktivitäten im Tab Aktivität eines Jobs oder im Profil eines*einer Kandidat*in überwachen. Das hilft dir, schnell zu sehen, ob eine Automatisierung ausgelöst wurde und welche Aktionen sie durchgeführt hat.