Je hebt waarschijnlijk al sterke kandidaten in je database vanuit eerdere sollicitaties en talentpools die goed passen bij je huidige vacature.
Maar zonder een eenvoudige manier om ze te vinden, gaan je teams vaak handmatig zoeken of beginnen ze opnieuw met sourcing.
De Matching-assistent helpt je deze kandidaten opnieuw te ontdekken. Op basis van je vacaturecriteria analyseert de tool je talentpools en andere actieve vacatures om kandidaten voor te stellen die het bekijken waard zijn.
Zo wordt je database een actief sourcingkanaal, waarmee je snel kandidaten kunt vinden en prioriteren, terwijl je volledige controle behoudt over elke wervingsbeslissing.
Met het Optimize-abonnement krijg je 65 zoekopdrachten per maand. Het Advance-abonnement bevat 3 zoekopdrachten per maand.
De Matchingassistent inschakelen
Om de Matching-assistent voor een vacature te gebruiken, moet je deze eerst inschakelen voor je organisatie en de vereiste juridische voorwaarden accepteren. De functie staat standaard uit.
Alleen gebruikers met volledige toegang op organisatieniveau kunnen deze functie voor het hele bedrijf in- of uitschakelen.
Ga naar Instellingen > Organisatie > Tellent Intelligence en zet de Matching-assistent aan.
Er verschijnt een dialoogvenster waarin je de juridische voorwaarden kunt lezen en accepteren.
Instellingen van de Matching-assistent
Om je aanbevelingen te verfijnen en aan de regels te blijven voldoen, kun je specifieke uitsluitingsregels instellen voor je bedrijf.
Klik na het inschakelen van de Matching-assistent op de drie puntjes op de kaart en selecteer Instellingen.
Sla kandidaten over die al in een sollicitatieproces zitten voor andere vacatures: Sluit kandidaten uit die al in een wervingsproces zitten voor een andere vacature.
Sla kandidaten over op basis van de afwijzingsreden: Kies specifieke redenen om kandidaten uit te sluiten die je eerder hebt afgewezen.
Sla kandidaten over op basis van hun AVG-status: Zorg ervoor dat je alleen matches ziet van kandidaten die toestemming hebben gegeven om voor andere vacatures te worden benaderd.
Kandidaten met een verlopen status worden standaard uitgesloten.
Om toestemming te vragen, stuur je kandidaten een e-mail met een link waarmee ze toestemming kunnen geven of intrekken. Je kunt hiervoor de template AVG historische dataretentie gebruiken via Instellingen > Templates > E-mailtemplates.
De Matching-assistent inschakelen voor een vacature
Zodra de Matching-assistent op organisatieniveau actief is, kun je deze inschakelen voor een specifieke vacature.
Om de Matching-assistent voor vacatures in te schakelen, heb je de rechten Vacatures beheren nodig.
Om matchende kandidaten voor vacatures te bekijken en te beheren, heb je zowel de rechten Matching kandidaten beheren als Alle bestaande vacaturedata bekijken nodig.
Administrators hebben standaard toegang.
Ga naar de betreffende vacature en selecteer Workflow in de vacature-editor.
Scrol naar de sectie Screening en matching van kandidaten.
Klik op Criteria instellen om de functie-eisen te definiëren.
Zodra dit is ingesteld, kun je de Screening-assistent, de Matching-assistent of beide inschakelen.
Beide functies gebruiken dezelfde criteria, dus je hoeft dit maar één keer in te stellen.
Criteria instellen
Je kunt maximaal 6 criteria definiëren.
Het systeem stelt criteria voor op basis van je vacaturetekst en screeningvragen.
Het zal eventuele vooroordelen (bias) of onduidelijkheden markeren met een waarschuwing, zodat je dit kunt controleren en aanpassen voordat je het opslaat.
Stel je criteria in op het niveau van de vacaturetemplate, zodat ze automatisch worden toegepast op nieuwe vacatures die vanuit dat template worden aangemaakt.
Matching-kandidaten bekijken en beheren
Zodra de Matching-assistent is ingeschakeld voor een vacature, doorzoekt deze je talentpools en andere vacatures om kandidaten te vinden die aan de criteria voldoen.
De AI controleert de cv's, motivatiebrieven en antwoorden op screeningvragen.
Gevoelige informatie zoals namen, leeftijd, contactgegevens, social media links, geslacht en nationaliteit wordt genegeerd.
Verwijderde, anonieme en aangenomen kandidaten worden uitgesloten, evenals kandidaten die al in eerdere zoekopdrachten zijn gematcht of eerder zijn afgewezen op basis van dezelfde knock-out vragen.
Afhankelijk van je bedrijfsinstellingen kunnen ook kandidaten worden overgeslagen die actief in een wervingsproces zitten voor andere vacatures, specifieke afwijsredenen hebben of geen geldige AVG-toestemming hebben.
De AI beveelt alleen kandidaten aan die aan minimaal 75% van de vacaturecriteria voldoen.
De kwaliteit van de aanbevelingen hangt af van twee factoren:
1. Duidelijke en specifieke criteria helpen de AI om matches nauwkeurig te identificeren. Bekijk onze tips voor het schrijven van effectieve criteria.
2. Een sterke kandidatenpool zorgt voor relevantere aanbevelingen. De AI kan alleen vinden wat er daadwerkelijk in staat. We raden aan om kandidaten goed te organiseren in talentpools en hun profielen up-to-date te houden.
In de funnel
Je ziet een aparte fase Matching kandidaten in de funnel van de vacature.
Klik op Matches zoeken om een shortlist te genereren van kandidaten uit talentpools en andere vacatures die aan je criteria voldoen. Het Optimize-abonnement bevat 65 zoekopdrachten per maand, terwijl het Advance-abonnement er 3 bevat.
Elke kandidatenkaart toont de resultaten, bijvoorbeeld 5/5 criteria behaald.
Beweeg met je muis over een kandidatenkaart en kies Toewijzen om de kandidaat toe te voegen aan de funnel van de vacature, of Verwijderen om de kandidaat uit de lijst te halen.
Je kunt ook alle aanbevolen kandidaten in één keer aan je vacature toewijzen.
Zodra kandidaten zijn toegewezen, komen ze in de fase Gesourced terecht. Zo kun je hun informatie bekijken en persoonlijke berichten sturen, in plaats van de automatische reacties die normaal worden verzonden wanneer iemand solliciteert.
Voordat je kandidaten benadert, volg je onze richtlijnen voor verantwoord gebruik. Het is belangrijk om de toestemming van kandidaten te respecteren en hen te informeren dat AI wordt gebruikt in het wervingsproces.
Alle acties met betrekking tot matchende kandidaten (zoals toewijzen of verwijderen) worden automatisch opgeslagen.
Je vindt deze informatie terug in het tabblad Activiteit van zowel de vacature als het kandidatenprofiel, en in de Audit logs van je organisatie.
Op het profiel van een kandidaat
Wanneer je het profiel van een aanbevolen kandidaat bekijkt, zie je een sectie die de vacature toont waaraan ze gematcht zijn.
Je ziet een overzicht van hoeveel criteria de kandidaat behaalt. Klik om de criteria uit te klappen en te zien hoe de AI tot deze beoordeling is gekomen.
Als je het niet eens bent met een beoordeling, klik dan op Handmatig bewerken om het resultaat te overschrijven. Je kunt dan een reden opgeven voor de wijziging, die zichtbaar is voor je team.
Vanuit deze sectie kun je op Toewijzen klikken om de kandidaat aan de vacature toe te voegen, of op Verwijderen om de aanbeveling uit het profiel te verwijderen.
De Matchingassistent uitschakelen
Om de assistent voor je organisatie uit te schakelen, ga je naar Instellingen > Organisatie > Tellent Intelligence. Schakel daar de Matching-assistent uit.
Om deze op vacatureniveau uit te schakelen, ga je naar de betreffende vacature en klik je op Workflow.
Scrol naar de sectie Screening en matching van kandidaten en zet Bestaande kandidaten matchen uit.
Als de assistent wordt uitgeschakeld en later weer wordt ingeschakeld voor dezelfde vacature, hergebruikt het systeem de criteria die al eerder waren aangemaakt. Je hoeft ze niet opnieuw te definiëren.
Opmerkingen over verantwoord gebruik
De Matching-assistent gebruikt AI om je te helpen potentiële matches te ontdekken die al in je database staan, maar het is geen vervanging voor menselijke besluitvorming.
Zorg ervoor dat iedereen die betrokken is bij werving begrijpt hoe de functie werkt, wat de beperkingen zijn en hoe deze correct gebruikt moet worden.
Hoe de functie helpt
Hoe de functie helpt
De functie helpt je kandidaten te vinden in je talentpools en andere actieve vacatures die passen bij de criteria die je hebt ingesteld.
De functie ondersteunt je in het zoekproces, maar vervangt het menselijk oordeel niet. Alle AI-aanbevelingen moeten door een mens worden beoordeeld.
Wat de functie niet doet
Wat de functie niet doet
Het geeft geen ranglijsten (bijv. "top 10 kandidaten"), geschiktheidsscores (bijv. "85% match") of vergelijkingslijsten.
De functie voegt nooit automatisch een kandidaat toe aan de funnel van een vacature en laat kandidaten ook niet automatisch doorgaan in een proces.
Hoewel de functie startcriteria kan voorstellen, stelt of keurt deze niet zelfstandig vereisten goed. Jij bent verantwoordelijk voor het definiëren van de definitieve vereisten, het beoordelen van de resultaten en het nemen van beslissingen die invloed hebben op kandidaten.
De functie toont mogelijk relevante kandidaten, maar verbergt geen andere kandidaten. Je kunt altijd je volledige database openen en doorzoeken via de sectie Kandidaten.
Houd gegevens relevant en onbevooroordeeld
Houd gegevens relevant en onbevooroordeeld
Zorg ervoor dat alle ingevoerde gegevens relevant, accuraat en vrij zijn van onbevestigde of bevooroordeelde informatie, zoals bijvoorbeeld kandidaatgegevens en beoordelingscriteria.
Krijg toestemming en informeer kandidaten
Krijg toestemming en informeer kandidaten
Voordat je kandidaatgegevens met deze functie verwerkt, moet je hun expliciete toestemming vragen en hen informeren over hun rechten als betrokkene.
Je moet kandidaten ook laten weten dat er AI wordt gebruikt in het wervingsproces. Dit stelt hen in staat om hun rechten uit te oefenen, zoals het vragen om een menselijke beoordeling of het aanvechten van door AI ondersteunde beslissingen.
Hier zijn enkele suggesties om kandidaten effectief te informeren:
Update je Algemene Voorwaarden of andere documenten voor sollicitanten met een sectie over het gebruik van AI in het wervings- en screeningsproces.
Neem een verklaring over AI-gebruik op in juridische overeenkomsten die kandidaten ondertekenen tijdens het sollicitatieproces.
Voeg een specifieke screeningvraag toe tijdens het sollicitatieproces die kandidaten informeert over het gebruik van AI.
Voeg onderaan je vacature een duidelijke melding toe waarin je kandidaten informeert dat AI-ondersteunde tools worden gebruikt.
💡 Tip: Bij Screeningvragen kun je het antwoordtype Infobox gebruiken om een mededeling te tonen.
Als je wilt dat kandidaten de informatie bevestigen, gebruik dan het antwoordtype Juridisch voor een optioneel of verplicht selectievakje.
Je kunt ook een selectievakje voor een juridische overeenkomst toevoegen in je CareersHub-instellingen die kandidaten moeten accepteren voordat ze hun sollicitatie indienen.
Raadpleeg echter je juridisch adviseur om er zeker van te zijn dat alle communicatie voldoet aan de toepasselijke wetgeving.