Het aanwerven van kandidaten bestaat uit veel repetitieve stappen die snel oplopen: van het sturen van herinneringen en follow-up e-mails tot het verplaatsen van kandidaten in de funnel.

Workflow-automatiseringen nemen deze routinetaken automatisch voor je over ✨

Workflow-automatiseringen doen meer dan alleen acties activeren wanneer je een kandidaat naar de volgende fase verplaatst. Ze kunnen ook starten op basis van specifieke gebeurtenissen bij vacatures of activiteiten van je team.

Dankzij deze flexibiliteit kun je een breder aantal taken automatiseren, waardoor je nog meer tijd bespaart in je wervingsproces.

Workflow-automatiseringen werken op basis van een eenvoudige logica: Als dit gebeurt, doe dan dat.

Elke workflow bestaat uit drie onderdelen: triggers, acties en voorwaarden.

Workflow-automatiseringen kunnen je team uren aan handmatig werk besparen. Ze helpen ook om de kandidaatervaring te verbeteren, knelpunten te verminderen en zorgen voor meer afstemming binnen teams.

Hier zijn enkele voorbeelden van hoe je ze kunt gebruiken.

Er zijn drie verschillende manieren om automatiseringen in Tellent Recruitee in te stellen, afhankelijk van wat je wilt bereiken:

Deze automatiseringen worden geactiveerd wanneer een kandidaat een specifieke fase in de funnel bereikt.

Ze zijn ideaal voor het plannen van acties die gekoppeld zijn aan een specifiek moment in het wervingsproces (bijvoorbeeld wanneer iemand solliciteert of de interviewfase bereikt).

Je kunt ze op drie plaatsen instellen:

Deze automatiseringen zijn gekoppeld aan één enkele trigger: wanneer een kandidaat wordt afgewezen.

Ze zijn ideaal om communicatie of acties te automatiseren op basis van de afwijzingsreden. Door de voorwaarde Kandidaat is in fase te gebruiken, kun je je berichten afstemmen op basis van de funnelfase en ervoor zorgen dat je communicatie relevant en specifiek is.

Je stelt deze in via Instellingen > Workflow > Afwijzingsreden. Je kunt deze automatiseringen ook gebruiken bij het instellen van knock-out vragen in een sollicitatieformulier.

Dit is onze nieuwste functie. Workflow-automatiseringen werken op vacatureniveau en zijn niet beperkt tot één enkele fase.

Ze zijn ideaal om acties te triggeren op basis van gebeurtenissen die op elk moment in het wervingsproces kunnen plaatsvinden. Ze dekken veel verschillende scenario's en je kan hiermee complete workflows van a tot z bouwen.

Om ze in te stellen, ga je naar het tabblad Workflow in de vacature-editor en klik je op Nieuwe automatisering.

Je kunt ervoor kiezen om een automatisering helemaal zelf op te bouwen of om een kant-en-klare template te gebruiken. Deze templates zijn ontworpen om je te helpen snel automatiseringen in te stellen voor veelvoorkomende wervingsscenario’s.

Als je een automatisering vanaf nul maakt, kies je eerst een trigger: de gebeurtenis die het startsein geeft, zoals Kandidaat is verplaatst of Vacature-openingen zijn ingevuld.

Je kunt nu een of meer acties toevoegen: de taken die moeten worden uitgevoerd, zoals Een notitie toevoegen of Vacaturestatus wijzigen.

Indien nodig, kun je voorwaarden toevoegen om de automatisering specifieker te maken.

Je kunt de activiteit van automatiseringen volgen via het tabblad Activiteit van een vacature of op het kandidaatprofiel. Dit helpt je snel te zien of een automatisering is geactiveerd en welke acties deze heeft uitgevoerd.

Je kunt daar ook direct zien welke automatiseringen actief zijn voor elke fase in de funnel of bekijk ze via het tabblad Workflow van de vacature-editor. Daar kun je je automatiseringen beheren door ze te bewerken of te verwijderen.