Het aanwerven van kandidaten bestaat uit veel repetitieve stappen die snel oplopen: van het sturen van herinneringen en follow-up e-mails tot het verplaatsen van kandidaten in de funnel.
Workflow-automatiseringen nemen deze routinetaken automatisch voor je over ✨
Bouw slimme en aanpasbare workflows. Gebruik specifieke voorwaarden met flexibele acties om je automatiseringen preciezer en nuttiger te maken.
Behoud de controle. Bepaal zelf wat er wanneer gebeurt, met de zekerheid dat je workflows precies zo lopen als jij wilt.
Focus op wat het belangrijkst is. Het verminderen van handmatig werk helpt je om sterkere relaties met kandidaten op te bouwen, je wervingsproces te versnellen en je wervingsinspanningen op te schalen.
Workflow-automatiseringen doen meer dan alleen acties activeren wanneer je een kandidaat naar de volgende fase verplaatst. Ze kunnen ook starten op basis van specifieke gebeurtenissen bij vacatures of activiteiten van je team.
Dankzij deze flexibiliteit kun je een breder aantal taken automatiseren, waardoor je nog meer tijd bespaart in je wervingsproces.
📌 Let op: Deze functie is beschikbaar in ons Optimize-abonnement, waarmee je toegang hebt tot het volledige aanbod van triggers, acties en voorwaarden. In andere abonnementen heb je toegang tot een beperkt aantal acties en triggers.
Hoe Workflow-automatiseringen werken
Workflow-automatiseringen werken op basis van een eenvoudige logica: Als dit gebeurt, doe dan dat.
Elke workflow bestaat uit drie onderdelen: triggers, acties en voorwaarden.
Triggers zijn gebeurtenissen die een automatisering starten. Ze kunnen gekoppeld zijn aan een kandidaat (bijv. wanneer een kandidaat naar een nieuwe fase wordt verplaatst) of aan een vacature (bijv. wanneer alle vacatureplaatsen zijn ingevuld).
Acties zijn de taken die plaatsvinden nadat een automatisering is geactiveerd. Dit kan het versturen van een e-mail zijn, het toevoegen van een taak of het bijwerken van de status van een vacature.
Voorwaarden voegen een extra laag detail toe. Ze zorgen ervoor dat een actie alleen wordt uitgevoerd als aan specifieke criteria is voldaan.
💡Tip: Beschouw voorwaarden als een "en als"-verklaring die je trigger verfijnt. Bijvoorbeeld: wanneer een afspraak wordt ingepland, en als Anna Smith bij de interviewers zit, dan voeg Anna Smith toe als volger.
Veelvoorkomende gebruiksscenario's
Workflow-automatiseringen kunnen je team uren aan handmatig werk besparen. Ze helpen ook om de kandidaatervaring te verbeteren, knelpunten te verminderen en zorgen voor meer afstemming binnen teams.
Hier zijn enkele voorbeelden van hoe je ze kunt gebruiken.
Automatiseer je evaluatieworkflow: Wanneer een kandidaat naar een nieuwe fase wordt verplaatst → vraag automatisch een evaluatie aan bij de vacaturemanager of een reviewer. Zodra de evaluaties voltooid zijn → verplaats de kandidaat automatisch of stuur een melding naar de recruiter.
Houd kandidaten betrokken: Wanneer een kandidaat naar een specifieke fase wordt verplaatst of te lang in de fase blijft hangen → stuur automatisch een follow-up e-mail of voeg een notitie of taak toe voor het team.
Automatiseer het plannen van interviews: Wanneer een kandidaat de interviewfase bereikt → stuur automatisch een e-mail om het interview in te plannen en voeg een taak toe voor de vacaturemanager om zich voor te bereiden op de afspraak.
Personaliseer de communicatie met kandidaten: Stem berichten af op basis van een kandidaat-tag of -bron (bijvoorbeeld "intern" versus "aangedragen") en verstuur afwijzingsmails die passen bij de reden en fase in de funnel.
Stuur vacatures naar vacaturesites: Wanneer een vacature wordt gepubliceerd → dien deze automatisch in bij de gekozen vacaturesites.
Stuur kandidaten naar Tellent HR: Wanneer een kandidaat als aangenomen wordt gemarkeerd → stuur hun gegevens automatisch door naar Tellent HR.
Een nieuwe automatisering maken
Er zijn drie verschillende manieren om automatiseringen in Tellent Recruitee in te stellen, afhankelijk van wat je wilt bereiken:
1. Automatiseringen op basis van fases
Deze automatiseringen worden geactiveerd wanneer een kandidaat een specifieke fase in de funnel bereikt.
Ze zijn ideaal voor het plannen van acties die gekoppeld zijn aan een specifiek moment in het wervingsproces (bijvoorbeeld wanneer iemand solliciteert of de interviewfase bereikt).
Je kunt ze op drie plaatsen instellen:
In de vacature-editor → voor vacatures met een aangepaste funnel
In de vacature template → voor templates met een aangepaste funnel
In de funnel template → is van toepassing op alle vacatures die deze template gebruiken.
2. Automatiseringen op basis van de afwijzingsreden
Deze automatiseringen zijn gekoppeld aan één enkele trigger: wanneer een kandidaat wordt afgewezen.
Ze zijn ideaal om communicatie of acties te automatiseren op basis van de afwijzingsreden. Door de voorwaarde Kandidaat is in fase te gebruiken, kun je je berichten afstemmen op basis van de funnelfase en ervoor zorgen dat je communicatie relevant en specifiek is.
Je stelt deze in via Instellingen > Workflow > Afwijzingsreden. Je kunt deze automatiseringen ook gebruiken bij het instellen van knock-out vragen in een sollicitatieformulier.
3. Workflow-automatiseringen
Dit is onze nieuwste functie. Workflow-automatiseringen werken op vacatureniveau en zijn niet beperkt tot één enkele fase.
Ze zijn ideaal om acties te triggeren op basis van gebeurtenissen die op elk moment in het wervingsproces kunnen plaatsvinden. Ze dekken veel verschillende scenario's en je kan hiermee complete workflows van a tot z bouwen.
Om ze in te stellen, ga je naar het tabblad Workflow in de vacature-editor en klik je op Nieuwe automatisering.
Je kunt ervoor kiezen om een automatisering helemaal zelf op te bouwen of om een kant-en-klare template te gebruiken. Deze templates zijn ontworpen om je te helpen snel automatiseringen in te stellen voor veelvoorkomende wervingsscenario's.
Als je een automatisering vanaf nul maakt, kies je eerst een trigger: de gebeurtenis die het startsein geeft, zoals Kandidaat is verplaatst of Vacature-openingen zijn ingevuld.
Je kunt nu een of meer acties toevoegen: de taken die moeten worden uitgevoerd, zoals Een notitie toevoegen of Vacaturestatus wijzigen.
Indien nodig, kun je voorwaarden toevoegen om de automatisering specifieker te maken.
📌 Let op: Je hebt de toestemming "Geautomatiseerde acties beheren" nodig om automatiseringen of afwijzingsredenen in een vacature toe te voegen of te bewerken.
💡 Tip: Mis je een trigger of actie? Laat ons weten wat automatiseringen nog handiger zou maken via deze link.
Activiteit van automatiseringen volgen en beheren
Je kunt de activiteit van automatiseringen volgen via het tabblad Activiteit van een vacature of op het kandidaatprofiel. Dit helpt je snel te zien of een automatisering is geactiveerd en welke acties deze heeft uitgevoerd.
Je kunt daar ook direct zien welke automatiseringen actief zijn voor elke fase in de funnel of bekijk ze via het tabblad Workflow van de vacature-editor. Daar kun je je automatiseringen beheren door ze te bewerken of te verwijderen.