Voordat je nieuwe medewerkers aanneemt, moet je eerst goedkeuring krijgen van je bedrijf over de parameters die je moet volgen tijdens het wervingsproces. Dit gebeurt via aanvragen.
Om van start te gaan met het maken van aanvragen, ga je eerst naar de module Vacature aanvragen, te vinden in de hoofdnavigatie aan de linkerkant.
Deze module geeft je inzicht in alle gemaakte aanvragen. Je kunt op de filters bovenaan klikken om alle aanvragen te zien - de aanvragen die nog door jou moeten worden goedgekeurd en de aanvragen die door jou zijn aangevraagd.
Er zijn vijf statussen voor aanvragen: concept, in behandeling, goedgekeurd, afgewezen en vervuld.
Om een nieuwe aanvraag te maken klik je op de Nieuwe aanvraag-knop. Je kunt ervoor kiezen om te beginnen vanuit een Blanco aanvraag, of door een bestaande aanvraag te dupliceren.
Vervolgens geef je de aanvraag een titel en selecteer je, op basis van je instellingen, een afdeling of een bestaande goedkeuringsflow.
📌Als je ervoor hebt gekozen om flows toe te wijzen op basis van afdelingen, wordt er elke keer dat je een aanvraag maakt een flow toegewezen op basis van de afdeling die je kiest. Hier lees je hoe je dit kunt instellen.
Klik op Opslaan en je aanvraag is dan als concept aangemaakt.
Nadat je je aanvraag hebt aangemaakt, beland je op een nieuwe pagina met verschillende tabbladen:
Details - de benodigde details om de aanvraag te voltooien. Deze velden worden geselecteerd in Instelling > Workflow > Vacature aanvraag > Aanvraagformulier.
📌 De Details-velden zijn gebaseerd op de instellingen van het Goedkeuringsformulier. Alle velden in het aanvraagformulier moeten worden ingevuld om het ter goedkeuring te kunnen versturen.
📌 Je moet bij het invullen van de details van het aanvraagformulier het aantal vacatures selecteren die je mag aanwerven voor die aanvraag.
Goedkeuringsflow - bekijk welke goedkeurders en stappen vereist zijn om de aanvraag goed te keuren. Je kunt monitoren in welke fase van het proces de aanvraag zich bevindt en zolang de aanvraag nog niet is goedgekeurd kun je de flow zelfs bewerken.
Notities - deel notities voor en na goedkeuring.
Bestanden - voeg bestanden toe die nodig zijn voor de aanvraag.
Vacatures - creëer of monitor vacatures die zijn verbonden aan deze aanvraag. Dit verschijnt pas als de aanvraag is goedgekeurd.
Aanwervingen - bekijk welke aanwervingen aan deze aanvraag zijn verbonden. Deze gegevens verschijnen hier zodra er aanwervingen zijn gedaan in de vacatures die aan deze aanvraag zijn verbonden.
Team - bekijk het team dat is betrokken bij deze aanvraag.
Activiteit - monitor het logboek van de aanvraag.
📌 Je kunt het Algemeen-veld gebruiken om informatie aan de aanvraag toe te voegen die niet in de andere detail-velden worden geadresseerd. Voordat je het ter goedkeuring verstuurd, krijg je ook de optie om een opmerking, notitie en/of bestand toe te voegen aan de aanvraag.
Houd er rekening mee dat als flows op basis van afdelingen worden toegewezen, dat de flow automatisch wordt aanpast aan de geselecteerde afdeling. Zorg dat je bij Details de juiste afdeling selecteert.
Teamgenoten instellen
Teamgenoten bij Aanvragen werken samen aan een aanvraag terwijl ze de vereisten voor een nieuwe functie definiëren en het wervingsproces opvolgen.
Afhankelijk van de rol en bevoegdheden van een gebruiker, worden teamgenoten ofwel automatisch toegevoegd aan een aanvraag of ze moeten handmatig worden toegevoegd.
Alle administrators hebben toegang tot alle aanvragen binnen je bedrijf.
Mensen die zijn toegewezen als goedkeurder worden na de toewijzing van de flow automatisch toegevoegd aan de aanvraag. Wanneer de status van een aanvraag verandert in In behandeling, ontvangen zij meldingen. Als je de goedkeurders of de flow aanpast, worden deze teamgenoten automatisch toegevoegd.
Als de velden Vacaturemanager en Recruiter zijn toegevoegd aan het aanvraagformulier en je mensen aan deze rol toewijst, worden zij ook automatisch toegevoegd als teamgenoten.
Andere mensen met wie je wilt samenwerken, moeten handmatig worden toegevoegd aan het team van de aanvraag.
📌Alle toegevoegde teamgenoten kunnen worden bekeken en beheerd in de rechterbovenhoek in de aanvraag.
Aanvraag statussen
Zodra er een aanvraag is aangemaakt, verschijnt de aanvraag als één van de vijf volgende statussen:
Concept - Nadat er een aanvraag is aangemaakt, maar voordat het ter goedkeuring is verstuurd, wordt de aanvraag opgeslagen als concept. Voor een concept hoeven niet alle velden ingevuld zijn - enkel de aanvraag titel en, afhankelijk van je instellingen, de afdeling. Hierdoor kunnen gebruikers makkelijk met andere mensen samenwerken terwijl de vereisten van de nieuwe vacature worden verzameld.
In behandeling - Wanneer er een aanvraag ter goedkeuring is verstuurd, verandert de status in In behandeling. Dit betekent dat de aanvraag al wordt beoordeeld, maar dat dit proces nog niet is voltooid.
📌 Wanneer er een aanvraag beoordeeld moet worden, krijgen de goedkeurders een melding. Zij verifiëren de details en keuren de aanvraag goed of wijzen deze af. Bij Goedkeuringsflow kun je de goedkeuringscyclus volgen en bekijken in welke fase de aanvraag zich bevindt.
Afgewezen - De status van een aanvraag wordt gewijzigd in Afgewezen als een goedkeurder de aanvraag afkeurt. Het vermelden van de reden waarom een aanvraag is afgewezen is verplicht en de reden is na het indienen van de afwijzing zichtbaar bij zowel Details als Goedkeuringsflow. Als je verder wilt gaan met de aanvraag, moet je de vereisten bijwerken en het verzoek opnieuw ter goedkeuring indienen.
Goedgekeurd - Als alle vereiste goedkeurders het verzoek hebben goedgekeurd, verandert de status in Goedgekeurd. Dat betekent dat je officieel een vacature kunt aanmaken met een toegewezen aanvraag en dan kun je beginnen met werven. Rechtstreeks vanuit de aanvraag kun je nu vacatures plaatsen of je aanwervingen volgen.
Vervuld - Aan elke aanvraag is een aantal vacatures toegewezen die worden vervuld door aangenomen kandidaten. Zodra er voor alle vacatures kandidaten zijn aangenomen, wordt de aanvraag gemarkeerd als Vervuld en mag je deze aanvraag niet meer gebruiken voor het werven van andere kandidaten.
Zodra de aanvraag klaar is, verstuur je deze en begint het goedkeuringsproces!