VOOR HET IMPORTEREN
Als je Recruitee gebruikt en je wilt gegevens van kandidaten in Recruitee importeren dan kun je dat op een aantal manieren doen:
Als je een map met cv's hebt, dan is de bulk uploadfunctie de beste optie. Recruitee verwerkt automatisch de gegevens van de cv's, zoals naam, e-mail, telefoonnummer, enz., naar profielen van kandidaten.
Als je een csv bestand (met/zonder bijbehorende cv's), met MINDER DAN 1000 kandidaten, hebt, dan is de CSV importfunctie (meer uitleg beneden) de beste optie. Gegevens van kandidaten van je csv bestand, zoals naam, e-mail, telefoonnummer, tag, bron, link, sollicitatiebrief, enz., worden, samen met beschikbare bijbehorende cv's, als profielen van kandidaten in Recruitee geïmporteerd.
Als je een xls, xlsx, of Google Sheets bestand met gegevens van kandidaten hebt, export dat dan eerst naar een csv formaat. Daarna kun je gemakkelijk de CSV importfunctie gebruiken.
Als bovenstaande scenario's niet geschikt zijn voor jou, of als je csv bestand meer dan 1000 kandidaten heeft, dan heb je de mogelijkheid om gebruikt te maken van onze API om gegevens van kandidaten naar Recruitee te sturen (LET OP: hiervoor heb je geavanceerde programmeerkennis nodig).
GEGEVENSINDELING
Om je gegevens correct naar Recruitee te importeren of te migreren moet je het bestand zoals in dit template indelen.
Let op: Maak een kopie van de template onder Bestand > Maak een kopie zodat je het kunt bewerken en het zelf kunt opmaken.
Zo bewerk en deel je jouw csv bestand met de juiste csv-codering in:
Optie 1 – EXCEL 2016
1. Open je csv bestand met Excel 2016.
2. Open ons CSV Importeer template.
3. Lees de instructies met de uitleg van alle kolommen in het template.
4. Bewerk je gegevens conform de kolomkoppen van het template. Als je negen kolomkoppen hebt met dezelfde tekst (Name (Naam), Jobs (Vacatures), Emails (E-mails), Phones (Telefoons), Tags, Sources (Bronnen), Links, Social Links (Sociale media), Cover Letter (Sollicitatiebrief)), dan worden deze negen kolommen automatisch verwerkt bij de import. LET OP: het verwerken werkt alleen als de kolomkoppen van het csv bestand in het Engels zijn.
5. Je kunt meerdere waarden in één kolom in je csv bestand zetten. Bijvoorbeeld, je kunt meerdere tags in een kolom genaamd "Tags” en meerdere e-mailadressen in één kolom genaamd "Emails” hebben. Als je waarden correct scheidt, dan importeert het systeem deze correct naar het juiste veld in Recruitee.
6. Zorg ervoor dat elke rij de naam van een kandidaat heeft. Als er één naam ontbreekt dan kun je NIET doorgaan met de import.
7. Als je ook sollicitatiebrieven wilt importeren, voeg ze dan, voordat je begint, toe aan je csv bestand. LET OP: als er komma's in de tekst van de sollicitatiebrief staan, kies dan puntkomma als scheidingsteken voor de gegevens in de andere kolommen. Als je de komma als scheidingsteken kiest dan komt elk zinsdeel tussen komma's in verschillende velden in Recruitee.
8. Gebruik bij het exporteren van je gegevens het formaat: CSV UTF-8 (komma gescheiden) (.csv).
Optie 2 – GOOGLE SHEETS
1. Open een lege Google Sheet of een bestaande Sheet die je al hebt.
2. Klik op Bestand > Importeren > Selecteer of sleep en zet je csv bestand neer.
3. Pas de importinstellingen aan zoals in de afbeelding beneden(*).
Bij Bestand importeren kies Nieuwe spreadsheet maken.
Bij Scheidingstype kies Aangepast: ;
Bij Tekst naar getallen, datums en formules converteren kies Nee.
Klik dan op Gegevens importeren.
4. Open ons CSV Importeer template in een ander tabblad/venster.
5. Lees de instructies met de uitleg van alle kolommen in het template.
6. Bewerk je gegevens conform de kolomkoppen van het template. Als je negen kolomkoppen hebt met dezelfde tekst (Name (Naam), Jobs (Vacatures), Emails (E-mails), Phones (Telefoons), Tags, Sources (Bronnen), Links, Social Links (Sociale media), Cover Letter (Sollicitatiebrief)), dan worden deze negen kolommen automatisch verwerkt bij de import. LET OP: het verwerken werkt alleen als de kolomkoppen van het csv bestand in het Engels zijn.
7. Je kunt meerdere waarden in één kolom in je csv bestand hebben. Bijvoorbeeld, je kunt meerdere tags in een kolom genaamd "Tags” en meerdere e-mailadressen in één kolom genaamd "Emails” hebben. Als je waarden correct scheidt dan importeert het systeem deze correct naar het juiste veld in Recruitee.
8. Zorg ervoor dat elke rij een naam van een kandidaat heeft. Als er één naam ontbreekt dan kun je NIET doorgaan met de import.
9. Als je ook sollicitatiebrieven wilt importeren, voeg ze dan toe aan je csv bestand voordat je begint. LET OP: als er komma's in de tekst van de sollicitatiebrief staan, kies dan puntkomma als scheidingsteken voor de gegevens in de andere kolommen. Als je de komma als scheidingsteken kiest dan komt elk zinsdeel tussen komma's in verschillende velden in Recruitee.
10. Exporteer je gegevens door te klikken op Bestand > Downloaden > Door komma's gescheiden waarden (.csv, huidig blad).
(*)Importinstellingen voor Google Sheets:
IMPORTEREN
Om ervoor te zorgen dat alle gegevens van je kandidaten correct in Recruitee geïmporteerd worden volg je deze drie stappen:
STAP 1 – csv bestanden importeren
1. Klik op Instellingen in het menu aan de linkerkant.
2. Onder Apps en plugins, klik op Import.
3. Klik rechtsboven op Nieuwe import.
4. Klik op Upload bestand of sleep en zet je csv bestand hier neer. Je kunt meerdere bestanden tegelijkertijd uploaden, maar we raden je aan om één bestand per import te uploaden om de kans op het vermengen van gegevens te minimaliseren.
LET OP: alleen csv bestanden worden in deze stap ondersteund.
STAP 2 – Gegevens toewijzen
1. Controleer en wijs de gegevens toe.
Kolommen in .csv bestand toont alle kolomkoppen die je in je csv bestand hebt.
Velden in Recruitee toont alle velden die je aan je gegevens kunt toewijzen in Recruitee.
Voorbeeld informatie toont hoe de gegevens van een willekeurig voorbeeld uit je csv bestand worden verwerkt.
Als je jouw gegevens van kandidaten overeenkomstig ons template indeelt, dan zie je dat de gegevens van Kolommen in .csv bestand automatisch toegewezen zijn aan Velden in Recruitee (tenminste als je namen in het Engels zijn). Als het niet zo is, controleer dan de kolommen handmatig en wijs ze aan de juiste velden toe, zodat er geen waarden ontbreken.
LET OP:
Als je Volledige naam al bij Velden in Recruitee hebt gekozen, dan hoef je Voornaam of Achternaam niet meer te kiezen. Anders worden de namen van kandidaten in Recruitee herhaald, bijvoorbeeld: “Henk Jansen Henk Jansen”.
Het automatisch toewijzen van Kolommen in .csv bestand en Velden in Recruitee werkt alleen met Engelse csv bestanden. Als je kolomkoppen in een andere taal staan dan worden de velden niet automatisch toegewezen en moet je het handmatig doen.
Je kunt ook meerdere kolommen hebben voor een soort gegeven in je csv bestand. Bijvoorbeeld, je hebt drie kolommen voor Telefoon werk, Telefoon mobiel, en Telefoon thuis in je csv bestand. Je kunt deze drie kolommen allemaal naar een veld in Recruitee importeren door ze aan hetzelfde veld in Recruitee, in dit geval Telefoons, toe te wijzen
Standaard krijgen alle geïmporteerde kandidaten een brontag met de importdatum in bronnen. Je kunt ook extra bronnen toevoegen als je dat wilt.
Bij Meerdere waarden scheiden, vul je het scheidingsteken in dat je in jouw csv bestand gebruikt om meerdere gegevens in één cel te scheiden. Dit scheidingsteken moet je in je hele csv bestand consistent gebruiken.
LET OP: als je scheidingstekens in je csv bestand gaat mengen, bijvoorbeeld zowel komma's als puntkomma's, dan worden de gegevens van je kandidaten niet correct geïmporteerd in Recruitee.
Als er dubbele kandidaten in je csv bestand staan, dan kun je bij het importeren ervoor kiezen om ze al dan niet samen te voegen. Je kunt kandidaten ook altijd later samenvoegen.
2. Klik op Import geselecteerde velden om door te gaan.
3. Je kunt kandidaten uit je csv bestand aan vacatures/talentpools in Recruitee toewijzen. Voor vacatures kun je aangeven in welke fase van de funnel de kandidaten geplaatst moeten worden.
4. Klik op Volgende om door te gaan.
STAP 3 – cv's toevoegen (optioneel)
Als je aparte cv's hebt die bij de kandidaten in je csv bestand horen, dan kun je die in deze stap toevoegen.
LET OP: we ondersteunen alleen doc, docx, odt, en pdf bestand om cv's te uploaden.
Als je wilt dat Recruitee de cv's automatisch toewijst aan de geïmporteerde kandidaten, zorg er dan voor dat elke cv met een van deze vier velden in je csv bestand overeenkomt:
De bestandsnaam van de cv is gelijk aan de naam van de kandidaat in het csv bestand. Bijvoorbeeld, henk_jansen_cv.pdf wordt automatisch toegewezen aan de kandidaat met de naam "Henk Jansen" (Recruitee ontdekt en laat woorden weg zoals "cv," "resume," "curriculum vitae").
De bestandsnaam van de cv is gelijk aan het e-mailadres van de kandidaat in het csv bestand.
Het e-mailadres in het cv-bestand is gelijk aan het e-mailadres van de kandidaat in het csv bestand.
De naam van de kandidaat in het cv-bestand is gelijk aan de naam van de kandidaat in het csv bestand.
Als een cv aan meer dan één kandidaat kan worden toegewezen dan wijst Recruitee deze cv aan geen enkele kandidaat toe. Je moet deze dan handmatig toewijzen.
Om cv's handmatig toe te wijzen kies je de bijbehorende kandidaat voor elke cv. Je kunt op elke cv klikken om een voorbeeld te zien.
Als je in deze stap geen cv's hebt om toe te voegen, klik je op Voltooi import >.
Met een goede internetverbinding kan Recruitee ongeveer 167 kandidaten per minuut importeren. Als je heel veel kandidaten hebt om toe te voegen, dan kun je op Sluit op de voortgangsbalk klikken en iets anders in Recruitee gaan doen terwijl de import loopt.
NA DE IMPORT
Je hele importgeschiedenis blijft zichtbaar onder Je vorige imports. Je kunt met de muis over de import gaan om de naam van het csv bestand, dat je geïmporteerd hebt, te zien.
Om alle kandidaten van een import te zien klik je op “…” > Toon de kandidaten.
LET OP:
Om de kandidaten van een import te verwijderen klik je op “…” > Draai import terug. Let op alle kandidaten van de geselecteerde import worden definitief uit het systeem verwijderd. Deze actie kan niet ONGEDAAN gemaakt worden. De verwijderde kandidaten kunnen niet HERSTELD worden.
Als je een kandidaat van import X samenvoegt met een bestaande kandidaat in Recruitee, dan wordt deze samengevoegde kandidaat definitief verwijderd als je de import X terugdraait.
De terugdraai optie is tot twee dagen na de import beschikbaar. Daarna moet je, als je de hele import wilt verwijderen, klikken op Toon de kandidaten en de bulk verwijderactie uitvoeren.
Als je een onvoltooide import hebt dan verschijnt deze onder Onvoltooid. Je kunt doorgaan met de import door te klikken op Verder of deze verwijderen door te klikken op Verwijder.
Probeer dit nu in je Recruitee account!