La plupart des employeurs aux États-Unis sont tenus de collecter des données relatives à l’égalité des chances en matière d’emploi (Equal Employment Opportunity, EEO) en vertu de la loi fédérale. Bien que Recruitee fournisse des outils intégrés pour vous aider à recueillir et à gérer ces informations, votre organisation conserve la responsabilité ultime de la conformité. Même si vous n’êtes pas légalement tenu de collecter des données EEO, ces fonctionnalités vous permettent de mesurer et de suivre les efforts en matière de diversité, d’équité et d’inclusion tout au long de votre processus de recrutement.
Remarque : Nous vous recommandons vivement de consulter un conseiller juridique avant d’activer ces fonctionnalités, afin de vous assurer que vous vous conformez pleinement à l’ensemble des lois et réglementations applicables dans votre pays.
Activer la conformité EEO
Pour commencer à collecter les données démographiques des candidats, vous devez d’abord activer la conformité EEO au niveau de l’entreprise. Vous pourrez ensuite l’activer pour des offres d’emploi individuelles.
Remarque : Vous devez disposer de l’autorisation Accès aux données de haut niveau dans votre profil utilisateur pour modifier les paramètres EEO.
1. Accédez à Paramètres > Général > Paramètres de l’entreprise > EEO.
2. Activez l’option Activer la conformité EEO.
3. Sélectionnez le statut fédéral de votre organisation :
Sous-traitant ou contractant fédéral : ce statut configure automatiquement les questions d’auto-identification standard concernant le genre, l’origine ethnique, le statut de vétéran et le statut d’invalidité.
Contractant ou sous-traitant non fédéral : ce statut configure les questions concernant le genre, l’origine ethnique et le statut de vétéran.
Astuce : Vous pouvez mettre à jour le statut de votre entreprise à tout moment dans Paramètres > Général > Paramètres de l’entreprise > EEO, sous la section Statut de l’entreprise.
Collecter les données EEO des candidats
Une fois la conformité EEO activée pour une offre d’emploi, les candidats peuvent répondre aux questions d’auto-identification en fonction de la manière dont ils intègrent votre pipeline :
Candidature via le site carrière : les candidats remplissent le questionnaire d’auto-identification directement dans votre formulaire de candidature.
Candidature via Indeed/Indeed EasyApply, LinkedIn ou des intégrations d’API personnalisées : le système envoie automatiquement un e-mail de collecte de données EEO au candidat 24 heures après sa candidature.
Sourcing, cooptation ou ajout manuel : le recruteur doit envoyer l’e-mail de collecte de données EEO manuellement.
Envoyer les questions EEO manuellement
Pour demander les détails d’auto-identification à un candidat coopté, sourcé ou ajouté manuellement :
1. Ouvrez le profil du candidat dans une offre d’emploi pour laquelle l’option EEO est activée.
2. Cliquez sur son badge de statut EEO actuel.
3. Sélectionnez Envoyer par e-mail.
Activer l’option EEO sur des offres d’emploi individuelles
Vous pouvez activer le suivi EEO pour des postes spécifiques afin de collecter des données démographiques auprès des nouveaux candidats.
1. Allez dans la section Offres d’emploi et cliquez sur Modifier à côté de l’offre de votre choix.
2. Dans le menu de gauche, sélectionnez Formulaire de candidature.
3. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section EEO et activez le commutateur à côté de Conformité EEO.
4. Sélectionnez la catégorie EEO appropriée pour l’offre et cliquez sur Sauvegarder en haut à droite.
Gérer l’EEO en masse
Vous pouvez rapidement activer ou désactiver le suivi EEO pour plusieurs offres d’emploi à la fois depuis votre tableau de bord principal.
1. Accédez à la section Offres d’emploi et basculez la vue en mode tableau.
2. Sélectionnez les offres que vous souhaitez mettre à jour en cochant les cases à côté de leurs titres.
3. Cliquez sur Plus dans la barre de menu supérieure et sélectionnez Gérer la conformité EEO.
4. Choisissez :
Activer l’option EEO : sélectionnez votre catégorie EEO et cliquez sur Activer pour X offres pour confirmer.
Désactiver l’option EEO : Cliquez sur Désactiver pour X offres pour désactiver la collecte de données pour les postes sélectionnés.
Gérer la rétention des données des rapports et les exportations
Les données EEO sont hautement sensibles et restent strictement anonymes. Elles sont stockées séparément les dossiers individuels des candidats et ne sont accessibles que via des rapports CSV agrégés.
Définir les limites de rétention des données
Pour rester en conformité avec les réglementations sur la protection de la vie privée comme le RGPD, vous pouvez personnaliser la durée de conservation des enregistrements EEO après la suppression du profil d’un candidat :
Accédez à Paramètres > Général > Paramètres de l’entreprise > EEO.
Définissez votre période de rétention cible dans le champ Période de rétention des données du rapport EEO.
Si vous définissez la période de rétention sur 0, la suppression d’un profil de candidat supprimera immédiatement les données de son questionnaire EEO associé dans votre base de données.
Exporter les rapports EEO
Les administrateurs disposant d’autorisations d’accès aux données de haut niveau peuvent exporter les données compilées à tout moment.
Accédez à Paramètres > Général > Paramètres de l’entreprise > EEO.
Cliquez sur Exporter au format CSV dans le champ Rapport EEO pour télécharger le tableur de données brutes.