Remarque : Cet article a été traduit à l'aide de l'IA. Certains mots ou certaines informations peuvent être erronés.

Les automatisations de flux de travail vous aident à réduire les tâches répétitives, à tenir les candidats informés et à assurer un suivi dans les délais. Cet article partage les meilleures approches pour planifier, concevoir, tester et ajuster vos automatisations.

Considérez chaque automatisation comme une règle simple du type « si ceci se produit, faire cela », composée de trois éléments :

Les déclencheurs démarrent l'automatisation — par exemple, lorsqu'un candidat passe à une nouvelle étape.
Les conditions garantissent que les actions ne s'exécutent que si des critères précis sont remplis — par exemple, uniquement si le candidat dispose d'un certain tag.
Les actions représentent les tâches qui s'ensuivent — par exemple, envoyer un e-mail ou modifier le statut d'une offre.

Vous configurez les automatisations de flux de travail au niveau d'une offre d'emploi, et non sur une étape isolée du pipeline. Cela signifie qu'elles peuvent réagir à des événements survenant à n'importe quel moment du processus de recrutement. Elles peuvent répondre à l'activité des candidats (une nouvelle note, une évaluation terminée, un événement planifié) ainsi qu'à celle du poste (un changement de statut, des postes pourvus, une date expirée).

Remarque : Les fonctionnalités d'automatisation disponibles dépendent de votre forfait. Avec chaque forfait, vous pouvez exécuter des automatisations lorsqu'un candidat passe à une étape donnée ou est disqualifié. Le forfait Optimize débloque tous les autres déclencheurs, les automatisations au niveau de l'offre ainsi que des actions comme Passer à l'étape suivante, Partager le candidat et Modifier le statut de l'offre. De nombreux exemples de cet article s'appuient sur ces fonctionnalités. Les options non incluses dans votre forfait portent la mention Disponible dans Advance ou Disponible dans Optimize. Pour ajouter ou modifier des automatisations, vous devez disposer de l'autorisation « Gérer les actions automatisées ». Pour les étapes de configuration, consultez Premiers pas avec les automatisations de flux de travail.

Modéliser votre processus idéal

Il est tentant de se lancer directement dans la création d'automatisations, mais une brève phase de réflexion préalable vous évitera des ajustements ultérieurs.

Esquissez votre flux de travail idéal sur papier ou dans un document. Commencez par définir votre objectif, puis déterminez à rebours le déclencheur, les conditions et les actions nécessaires. Par exemple, si votre objectif est de vous assurer qu'aucun candidat ne reste sans réponse :

Définissez ce que vous souhaitez accomplir : Tenir le candidat informé et assurer un suivi ponctuel.
Décidez des actions requises pour atteindre cet objectif : Envoyer une mise à jour au candidat et inviter le recruteur à faire le point.
Transformez cela en règle : Lorsqu'un candidat dépasse le délai prévu dans une étape, envoyez-lui un e-mail de relance personnalisé et créez une tâche invitant le recruteur à vérifier son statut.

Dans Tellent Recruitee, cela donne une seule automatisation : le déclencheur Le candidat a dépassé le délai, suivi des actions Envoyer un e-mail et Ajouter une tâche.

Commencer petit, puis monter en charge

Commencez par les tâches récurrentes de votre équipe qui prennent le plus de temps. Par exemple :

Évaluations des candidats : Lorsqu'un candidat passe à une nouvelle étape, demandez une évaluation au hiring manager ou aux évaluateurs.
Progression dans le pipeline : Faites passer les candidats à l'étape suivante dès que toutes les évaluations sont terminées.
Relances d'équipe : Créez une tâche pour le recruteur dès qu'un nouveau candidat est ajouté à une offre, ou ajoutez une note ou un tag dès qu'un candidat atteint une étape spécifique.

Conseil : Lorsque vous créez une automatisation, vous pouvez partir de zéro ou choisir l'un de nos modèles prêts à l'emploi. Pour les automatisations au niveau de l'offre, ces modèles incluent notamment : Clôturer l'offre, Diffuser sur les sites d'emploi, Envoyer des e-mails aux candidats hors délai, Déplacer une fois évalué, Programmer la publication, Déplacer après planification de l'événement et Transférer les recrutements vers Tellent HR. Chacun est prérempli : il vous suffit de le vérifier et de l'enregistrer.

Une fois ces automatisations de base bien en place, abordez des scénarios plus complexes. Par exemple :

Suivi d'entretien : Lorsqu'un événement est planifié, déplacez le candidat vers votre étape d'entretien. Une fois la date de l'événement passée, envoyez au candidat un e-mail de remerciement (contenant un lien vers une enquête de satisfaction, si vous en utilisez une) et ajoutez une tâche invitant le recruteur à recueillir les retours.
Gestion de la visibilité : Lorsqu'un candidat passe à l'étape Offre, utilisez l'action Arrêter de partager le candidat pour révoquer l'accès des collaborateurs qui n'en avaient besoin que lors des étapes précédentes, ne laissant que les décideurs et les RH impliqués.
Communication ciblée : Définissez des conditions pour envoyer des e-mails distincts ou déclencher des actions différentes selon les tags, la source ou l'origine du candidat.

Remarque : Pour les rappels d'entretien, utilisez les rappels d'événements plutôt qu'une automatisation. Ils sont envoyés un certain temps avant l'événement, alors qu'un e-mail d'automatisation différé est envoyé un nombre défini de jours après le déclencheur.

Prioriser l'expérience candidat

Lorsque vous configurez une automatisation, projetez-vous dans l'expérience du candidat face à chaque message ou action. Même si une grande partie du processus s'exécute automatiquement, les candidats doivent se sentir valorisés et régulièrement informés.

À faire

Confirmer les moments clés. Informez les candidats de la bonne réception de leur candidature ou de leur passage à une nouvelle étape. Ces informations les tiennent au courant et démontrent que vous respectez leur temps.
Maintenir l'engagement des candidats. Utilisez le déclencheur Le candidat a dépassé le délai pour envoyer un message ou créer une tâche pour le recruteur, afin que personne n'attende trop longtemps.
Éviter les lenteurs. Associez le déclencheur Toutes les évaluations sont terminées pour le candidat à l'action Passer à l'étape suivante, afin que les candidats progressent dès que chacun a partagé son avis.
Personnaliser vos e-mails. Intégrez des balises réservées comme [candidate.first] et [job_offer] pour que chaque message paraisse personnalisé et non générique. La balise est automatiquement complétée, par exemple avec le prénom du candidat.
Accueillir les nouvelles recrues. Utilisez le déclencheur La date de début du candidat est pour envoyer un e-mail de bienvenue ou de pré-boarding avant son premier jour.

À éviter

Noyer les candidats sous les messages. Espacez vos e-mails automatiques et évitez d'envoyer deux messages pour un même événement (comme un e-mail de confirmation juste avant un e-mail expliquant les étapes suivantes). Utilisez l'option Envoyer après de l'action Envoyer un e-mail pour différer l'envoi de quelques jours.
Envoyer des e-mails de refus génériques. Configurez des automatisations pour vos motifs de disqualification afin que l'e-mail concorde avec le motif et l'étape du processus. Privilégiez un message court pour les premières étapes et une communication plus personnalisée pour les étapes avancées.
Automatiser les annonces sensibles. Automatisez les actualisations de statut et les aspects logistiques, mais transmettez personnellement les nouvelles délicates, comme le retrait d'une offre d'embauche.

Tester vos flux de travail

Testez toujours une nouvelle automatisation avant de l'activer sur une offre réelle en ligne. Vous éviterez ainsi l'envoi d'e-mails indésirables, des changements de statut inattendus ou le déplacement de candidats vers la mauvaise étape.

Créez une nouvelle offre ou utilisez un poste sur lequel vous ne recrutez pas activement.
Vous pouvez définir son statut sur Usage interne.
Ajoutez l'automatisation à cette offre.
Ajoutez un candidat de test — par exemple vous-même, avec votre propre adresse e-mail.
Déclenchez l'événement (par exemple, déplacez le candidat de test vers l'étape) et vérifiez que chaque action s'exécute comme prévu.

Lorsqu'une automatisation démarre suite à une action de votre part, un volet affiche les actions sur le point de s'exécuter. Vous disposez de quelques secondes pour les prévisualiser, les modifier, les mettre en pause ou les annuler avant qu'elles ne soient appliquées.

Remarque : Les automatisations peuvent en déclencher d'autres — par exemple, un changement d'étape entraînant l'automatisation d'une autre étape. Pour éviter des boucles infinies, Tellent Recruitee interrompt le processus après trois automatisations successives.

Conseil : Si vous redéclenchez la même automatisation dans un intervalle de 30 minutes (ce qui arrive fréquemment lors des tests), Tellent Recruitee vous demande si vous souhaitez la réexécuter ou continuer sans l'appliquer.

Suivre et faire évoluer

Une fois votre automatisation mise en production, laissez passer quelques semaines avant d'évaluer ses retombées. Concentrez-vous sur les points de friction ciblés et vérifiez s'ils s'améliorent.

Surveillez l'évolution de ces indicateurs :

Délai de recrutement
Taux d'abandon des candidats
Délais de finalisation des évaluations
Taux de réponse des candidats
Productivité des recruteurs

Pour examiner l'historique de vos automatisations, ouvrez une offre, accédez à sa section Activité et filtrez par Automatisations. Vous pouvez également consulter l'activité des automatisations directement sur le profil de chaque candidat.

Si une automatisation ne s'est pas exécutée comme prévu, vérifiez d'abord son déclencheur, ses conditions et ses actions. Assurez-vous ensuite que l'offre n'est ni à l'état de brouillon ni archivée, et que le candidat remplit bien vos conditions.

Si un point de blocage persiste, repensez votre flux. Révisez les déclencheurs, conditions et actions, puis ajustez-les selon vos besoins.

Gagner du temps et monter en charge

Faire avancer les candidats dans le pipeline : Dès que toutes les évaluations sont terminées, déplacez le candidat vers l'étape suivante.
Clôturer les postes pourvus : Lorsque tous les postes à pourvoir sont attribués, passez le statut de l'offre à Fermé. L'offre est alors masquée de votre site carrière et retirée des jobboards.
Diffuser les nouveaux postes : Publiez automatiquement vos offres sur les plateformes de recrutement sélectionnées dès qu'elles sont mises en ligne. La transmission peut prendre jusqu'à deux jours.
Confirmer les ajouts manuels : Lorsqu'un candidat est ajouté à une offre avec pour origine Manuelle, envoyez-lui un e-mail de confirmation.
Transférer les nouveaux talents : Si vous utilisez Tellent HR, transférez automatiquement les candidats embauchés grâce à l'action Envoyer vers Tellent HR. Seuls les profils comportant un prénom, un nom et une adresse e-mail sont exportés.

Améliorer l'expérience candidat

Envoyez des e-mails de refus personnalisés selon le motif de disqualification et l'étape du pipeline.
Tenez les candidats informés de l'état d'avancement, par exemple en cas de délai ou pour leur présenter les prochaines étapes.
Envoyez un e-mail de bienvenue un nombre défini de jours avant la date d'arrivée d'une nouvelle recrue.

Collaborer en équipe

Partagez des candidats avec les membres de l'équipe impliqués sur une étape donnée, puis retirez le partage une fois cette étape terminée.
Sollicitez des évaluations auprès des recruteurs ou des membres de l'équipe de recrutement.
Ajoutez une note ou une tâche pour l'équipe dès qu'un candidat atteint une étape spécifique ou lorsque toutes les tâches sont achevées.
Ajoutez des abonnés à un profil de candidat afin que les bonnes personnes restent informées.

Foire aux questions

Pourquoi certains déclencheurs mentionnés dans cet article ne sont-ils pas visibles ?

La plupart des déclencheurs autres que « un candidat passe à une étape » et « un candidat est disqualifié » sont réservés au forfait Optimize. Si un déclencheur ne fait pas partie de votre forfait, il apparaît dans une liste distincte assortie d'une option de mise à niveau.

Les automatisations fonctionnent-elles sur une offre au statut de brouillon ?

Non. Les automatisations fonctionnent sur toutes les offres, à l'exception des brouillons et des offres archivées.

Puis-je interrompre une automatisation après son déclenchement ?

Lorsqu'une automatisation démarre à la suite de l'une de vos actions, vous disposez de quelques secondes pour suspendre, modifier ou annuler ses actions avant leur exécution.