Le recrutement passe par de nombreuses étapes répétitives, qui s’accumulent rapidement, qu’il s’agisse d’envoyer des rappels et des e-mails de suivi ou de faire transiter les candidats dans votre pipeline.
Les automatisations de flux de travail peuvent effectuer ces tâches de routine sans intervention de votre part ✨
Créez des flux de travail intelligents et personnalisables : utilisez des conditions spécifiques et des actions flexibles pour composer des automatisations plus précises et plus utiles.
Gardez le contrôle : décidez de ce qui se passe et quand, avec la certitude que vos flux de travail s’exécuteront exactement comme vous le souhaitez.
Concentrez-vous sur ce qui compte le plus : en vous libérant des tâches manuelles, vous pouvez approfondir vos relations avec les candidats, mais aussi accélérer et élargir votre processus de recrutement.
Les automatisations de flux de travail ne se limitent pas à déclencher une action lorsque vous déplacez un candidat d’une étape une autre. Vous pouvez aussi les déclencher à partir d’événements liés à l’offre d'emploi ou à l’activité de l’équipe.
Cette flexibilité permet d’automatiser davantage de tâches et de gagner encore plus de temps dans votre processus de recrutement.
📌 Remarque : Cette fonctionnalité est disponible avec notre abonnement Optimize, qui vous donne accès à la totalité des déclencheurs, actions et conditions. Les autres abonnements peuvent n’offrir qu’un accès limité aux actions et aux déclencheurs.
Fonctionnement des automatisations de flux de travail
Les automatisations de flux de travail fonctionnent selon une logique simple : quand ceci se produit, fais cela.
Chaque automatisation comporte trois parties : les déclencheurs, les actions et les conditions.
Les déclencheurs sont les événements qui activent une automatisation. Ils peuvent être liés au candidat (par exemple, lorsqu’un candidat est déplacé vers une nouvelle étape) ou à l’offre d’emploi (par exemple, lorsque tous les postes sont pourvus).
Les actions sont les opérations effectuées lorsque l’automatisation est déclenchée. Il peut s’agir d’envoyer un e-mail, d’ajouter une tâche ou de mettre à jour le statut d’une offre d’emploi.
Les conditions ajoutent un niveau de détail supplémentaire. Elles garantissent que l’action n’est effectuée que si des critères spécifiques sont réunis.
💡 Astuce : vous pouvez considérer les conditions comme une instruction logique ET SI, qui affine votre déclencheur. Par exemple, quand un événement est planifié, et si les responsables de l'entretien incluent Anna Smith, alors ajouter Anna Smith en tant qu’abonnée.
Cas d’utilisation courants
Les automatisations de flux peuvent faire gagner des heures de travail manuel à votre équipe. Elles contribuent également à améliorer l’expérience candidat, à réduire les goulets d’étranglement et à maintenir l’alignement des équipes.
Voici quelques exemples de mise en œuvre :
Automatisez votre flux d’évaluation : quand un candidat passe à une nouvelle étape → demander automatiquement une évaluation au responsable d’équipe ou à un évaluateur. Une fois les évaluations terminées → déplacer automatiquement le candidat ou notifier le recruteur.
Maintenez l’engagement des candidats : quand un candidat est déplacé vers une étape spécifique ou marqué comme en retard → envoyer automatiquement un e-mail de suivi, ou ajouter une note ou une tâche pour l’équipe.
Automatisez la planification des entretiens : quand un candidat entre dans l’étape d’entretien → lui envoyer automatiquement un e-mail pour planifier l’entretien, et ajouter une tâche pour le responsable d’équipe de préparer la rencontre.
Personnalisez la communication candidat : Adaptez les messages en fonction d’un mot-clé ou de la source du candidat (par exemple, interne ou coopté), et envoyez des e-mails de refus qui correspondent à la raison et à l’étape du pipeline.
Envoyez les offre d'emploi aux job boards : lorsqu’une offre d'emploi est publiée → la transmettre automatiquement aux job boards sélectionnés.
Envoyez vos candidats à Tellent HR : lorsqu’un candidat est marqué comme embauché → transmettre automatiquement ses informations à Tellent HR.
Créer une automatisation
En fonction de votre objectif, il existe trois façons différentes de configurer les automatisations dans Tellent Recruitee :
1. Automatisations basées sur l’étape
Ces automatisations sont déclenchées lorsqu’un candidat entre dans une étape spécifique du pipeline.
Elles sont idéales pour planifier des actions liées à un moment précis du processus de recrutement (par exemple, lorsqu’une personne postule ou entre dans une étape d’entretien).
Vous pouvez les configurer à trois endroits :
Dans l’éditeur d’offre d'emploi → pour les postes avec un pipeline personnalisé
Dans le modèle d’offre d'emploi → pour les modèles avec un pipeline personnalisé
Dans le modèle de pipeline → pour toutes les offres d’emploi qui utilisent ce modèle
2. Automatisations basées sur la raison du refus
Ces automatisations sont liées à un seul déclencheur : lorsqu’un candidat est refusé.
Elles sont idéales pour automatiser la communication ou des actions basées sur la raison du refus. La condition le candidat est dans l’étape, vous pouvez personnaliser vos messages en fonction de l’étape du pipeline et vous assurer que votre message est pertinent et spécifique.
Pour les configurer, accédez à Paramètres > Flux de travail > Raisons du refus. Vous pouvez également utiliser ces automatisations lors de la configuration de questions éliminatoires dans un formulaire de candidature.
3. Automatisations de flux de travail
Notre ajout le plus récent. Les automatisations de flux de travail fonctionnent au niveau de l’offre d’emploi et ne sont pas limitées à une étape spécifique.
Elles sont idéales pour déclencher des actions basées sur des événements susceptibles de se produire à tout moment pendant le processus de recrutement. Elles couvrent de nombreux scénarios et vous permettent de créer des flux de travail complets, d’un bout à l’autre.
Pour les configurer, allez dans l’onglet Flux de travail dans l’éditeur d’offre d'emploi, puis cliquez sur Nouvelle automatisation.
Vous pouvez créer une automatisation à partir de zéro ou utiliser un modèle prédéfini. Ces modèles sont conçus pour vous aider à configurer rapidement des automatisations pour les scénarios de recrutement courants.
Lorsque vous créez une automatisation à partir de zéro, vous devez d’abord choisir un déclencheur (l’événement qui active l’automatisation), par exemple le candidat est déplacé ou les postes vacants sont pourvus.
Ensuite, vous pouvez ajouter une ou plusieurs actions (les opérations qui suivent l’activation), comme ajouter une note ou modifier le statut de l’offre d’emploi.
Si nécessaire, vous pouvez ajouter des conditions pour affiner votre automatisation.
📌 Remarque : Vous avez besoin de l’autorisation « Gérer les actions automatiques » pour ajouter ou modifier des automatisations dans une offre d'emploi ou dans les raisons de refus.
💡 Remarque : Il manque un déclencheur ou une action ? Dites-nous ce qui rendrait les automatisations de flux de travail encore plus utiles ici.
Suivre et gérer l’activité automatisée
Vous pouvez surveiller l’activité automatisée à partir de l’onglet Activité d’une offre d’emploi ou sur le profil d’un candidat. Cela permet de savoir immédiatement si une automatisation a été déclenchée et quelles opérations ont été effectuées.
Vous pouvez également voir les automatisations actives pour chaque étape du pipeline, directement ou à partir de l’onglet Flux de travail de l’éditeur d’offre d’emploi. De là, vous pouvez gérer vos automatisations, les modifier ou les supprimer.