Mit WhatsApp Hiring können Bewerber*innen ihre Interviews selbstständig über den Ereignis-Planer buchen. Der gesamte Prozess - von der Einladung bis zur Terminbestätigung - lässt sich über WhatsApp automatisieren und sorgt für einen effizienten Recruiting-Ablauf.
Voraussetzungen
Bevor die Automatisierung genutzt werden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Ein Ereignis-Planer-Link in Tellent Recruitee ist vorhanden
Ein WhatsApp Message Template, das den Ereignis-Planer-Link über einen Platzhalter enthält
Eine Automatisierung in WhatsApp Hiring, die das Template versendet
Schritt 1: Event-Planer in Tellent Recruitee anlegen
Zunächst muss in Tellent Recruitee ein Ereignis-Planer erstellt werden. Dieser ermöglicht es Bewerbern, selbstständig einen Interviewtermin zu buchen.
Wichtig: Wenn Tellent Recruitee mit einem Kalender (z. B. Google Calendar oder Outlook) verknüpft ist, werden gebuchte Termine automatisch in den synchronisierten Kalender übertragen. So behalten alle Interviewteilnehmenden jederzeit den Überblick über ihre Termine.
So gehst du vor:
Lege in Tellent Recruitee einen neuen Ereignis-Planer-Link an, falls noch keiner existiert
Definiere verfügbare Zeitfenster und Teilnehmende
Stelle sicher, dass die Kalender korrekt verknüpft sind
👉 Weiterführender Artikel:
Event-Planer in Recruitee erstellen und Kalender verknüpfen
Schritt 2: WhatsApp Message Template mit Ereignis-Planer-Link erstellen
Damit der Ereignis-Planer automatisiert oder manuell versendet werden kann, muss zunächst ein WhatsApp Message Template angelegt werden:
Das Template muss den Ereignis-Planer-Link als Platzhalter enthalten
Optional können weitere Platzhalter (z. B. für Bewerberdaten) verwendet werden
Das Template muss von Meta genehmigt werden
👉 Weiterführender Artikel:
WhatsApp Message Templates erstellen
Schritt 3: Automatisierung zum Versand der Einladung einrichten
Um den Versand des Einladungstemplates zu automatisieren, gehe zu WhatsApp Hiring:
Lege die Phase fest, in der die Automatisierung ausgelöst werden soll
Wähle das zuvor erstellte Message Template mit Ereignis-Planer-Link aus
Speichere die Automatisierung
Sobald ein Bewerber die definierte Phase erreicht, wird automatisch eine WhatsApp-Nachricht mit dem Buchungslink versendet.
Schritt 4: Terminbestätigung automatisieren (im Optimize-Abonnement verfügbar)
Um eine Terminbestätigung automatisiert per WhatsApp zu versenden, muss zunächst im "Workflow"-Tab des Jobs definiert werden, dass Kandidat*innen, die sich einen Termin gebucht haben, automatisch in die nächste Phase verschoben werden.
Beispiel: Ereignis wurde eingeplant → In die nächste Phase verschieben
👉 Weiterführender Artikel:
Erste Schritte mit Prozessautomatisierungen
Wenn Kandidat*innen verschoben werden, kann nun in WhatsApp Hiring eine Automatisierung eingerichtet werden, um die Terminbestätigung zu versenden.
Vorgehen in WhatsApp Hiring
Wähle die Phase, die nach Terminbuchung erreicht wird aus
Wähle ein Bestätigungs-Template
Speichere die Automatisierung
➡️ Bewerber*innen erhalten automatisch eine WhatsApp-Bestätigung und können bei Bedarf ihren Termin selbstständig verschieben, wenn der Ereignis-Planer-Link als Platzhalter enthalten ist.
Manuelles Versenden von WhatsApp Templates
Alle angelegten Message Templates – sowohl Einladung als auch Bestätigung – können jederzeit auch manuell an Bewerber*innen versendet werden.
Dies ist hilfreich, wenn:
Interviews individuell koordiniert werden müssen
eine Automatisierung nicht für alle Bewerber*innen greift
ein Termin erneut bestätigt oder verschoben werden muss
Zusammenfassung
Bewerber*innen buchen Interviews selbstständig über den Ereignis-Planer
Termine werden automatisch in verknüpfte Kalender (Outlook / Gmail) übertragen
Einladung und Terminbestätigung können per WhatsApp automatisiert versendet werden
Kandidat*innen können Termine über die Bestätigungsnachricht selbstständig verschieben