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CSV-Importer
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*FORTGESCHRITTEN* Importiere Kandidat*innen aus .csv-Dateien zu Recruitee

Émilie Némorin avatar
Verfasst von Émilie Némorin
Vor über einer Woche aktualisiert

VOR DEM IMPORT

Wenn du gerade mit Recruitee begonnen hast und Daten von Kandidat*innen importieren willst, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Wenn du einen Ordner mit Lebensläufen hast, ist die Funktion zum Upload mehrerer Dateien die beste Möglichkeit. Recruitee kann automatisch die relevanten Daten der Kandidat*innen aus den Lebensläufen in die Kandidat*innenprofile auslesen – Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, etc.

  • Wenn du eine .csv-Datei (mit oder ohne entsprechende Lebensläufe) mit WENIGER ALS 1.000 Kandidat*innen hast, ist der CSV-Importer (erklären wir unten) die beste Option. Die Daten der Kandidat*innen aus deiner .csv-Datei - Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Tag, Quelle, Link, Anschreiben, etc. - werden als Kandidat*innenprofile in Recruitee angelegt, zusammen mit den entsprechenden Lebensläufen.

  • Wenn du eine .xls, .xlsx oder eine Google Sheets Datei mit den Daten der Kandidat*innen hast, exportiere diese bitte zuerst in das .csv-Format. Dann kannst du auch ganz einfach die Funktion CSV-Importer nutzen.

  • Wenn keine der Möglichkeiten passt oder du eine .csv-Datei mit mehr als 1000 Kandidat*innen hast, kannst du deinen Daten über unsere API zu Recruitee hochladen (HINWEIS: dazu brauchst du Programmierkenntnisse).

DATEN FORMATIEREN

Um deine Daten in Recruitee richtig zu importieren oder zu migrieren, formatiere deine Datei bitte nach dieser Vorlage. 

Anmerkung: Bitte mache unter Datei > Kopie erstellen eine Kopie der Vorlage sodass du sie bearbeiten und formatieren kannst.

Wie du deine .csv-Datei mit der korrekten CSV Codierung bearbeitest und formatierst:

Option 1 – EXCEL 2016

1. Öffne deine .csv Datei mit Excel 2016.

2. Öffne unsere CSV-Importer Vorlage.

3. Lies dir die Anweisungen zu der Bedeutung jeder Spalte in der Vorlage durch.

4. Bearbeite deine Daten entsprechend der Spaltenüberschriften in der Vorlage. Wenn du neun Spaltenüberschriften mit dem gleichen Text hast (Name (Name), Jobs (Jobs), E-Mails (Emails), Telefon (Phones), Tags (Tags), Quellen (Sources), Links (Links), Social Links (Social Links), Anschreiben (Cover Letter)), werden diese neun Spalten automatisch während des Imports abgeglichen. HINWEIS: Das funktioniert jedoch nur mit englischen .csv-Dateien.

5. Du kannst mehrere Werte in einer Spalte deiner .csv-Datei angeben. Du kannst z.B. verschiedene Tags in einer Spalte “Tags” angeben und mehrere E-Mail-Adressen in der entsprechenden Spalte. Wenn diese Werte korrekt getrennt werden, kann das System diese automatisch integrieren und den passenden Feldern in Recruitee zuordnen.

6. Stelle sicher, dass in jeder Zeile ein Kandidat*inname angegeben ist. Wenn ein Name fehlt, kannst du NICHT mit dem Import weitermachen.

7. Wenn du in deinen Import Anschreiben einbeziehen willst, solltest du diese vorher in deine .csv-Datei einpflegen. HINWEIS: Wenn Kommas im Text der Anschreiben sind, nutze bitte Semikolons als Trennzeichen für die Daten in den anderen Spalten. Wenn du das Komma als Trennzeichen für den Import auswählst, wird jeder Text zwischen Kommas in jedem Anschreiben als eigenes Feld in Recruitee eingestellt.

8. Exportiere deine Daten in diesem Format: CSV UTF-8 (Komma Trennzeichen) (.csv).

Option 2 – GOOGLE SHEETS

1. Öffne ein leeres Google Sheet oder andere Tabellen, die du hast.

2. Klicke Datei > Importieren > Auswählen oder Drag & Drop deine .csv-Datei.

3. Stelle die Import-Einstellungen wie im unteren Bild ein(*). 

  • Bei Speicherort der importierten Datei festlegen wähle Neue Tabelle erstellen. 

  • Bei Trennzeichentyp wähle Benutzerdefiniert: ; 

  • Bei Text in Zahlen, Daten und Formeln konvertieren wähle Nein. 

  • Klicke dann Daten importieren.

4. Öffne unsere CSV-Importer Vorlage in einem anderen Tab/Fenster.

5. Lies die Anweisungen zu den Spalten der Vorlage.

6. Bearbeite deine Daten entsprechend der Spaltenüberschriften in der Vorlage. Wenn du neun Spaltenüberschriften mit dem gleichen Text hast (Name (Name), Jobs (Jobs), E-Mails (Emails), Telefon (Phones), Tags (Tags), Quellen (Sources), Links (Links), Social Links (Social Links), Anschreiben (Cover Letter)), werden diese neun Spalten automatisch während des Imports abgeglichen. HINWEIS: Das funktioniert jedoch nur mit englischen .csv-Dateien.

7. Du kannst mehrere Werte in einer Spalte deiner .csv-Datei angeben. Du kannst z.B. verschiedene Tags in einer Spalte Tags angeben und mehrere E-Mail-Adressen in der entsprechenden Spalte. Wenn diese Werte korrekt getrennt werden, kann das System diese automatisch integrieren und den passenden Feldern in Recruitee zuordnen.

8. Stelle sicher, dass in jeder Zeile ein Kandidat*inname angegeben ist. Wenn ein Name fehlt, kannst du NICHT mit dem Import weitermachen.

9. Wenn du in deinen Import Anschreiben einbeziehen willst, solltest du diese vorher in deine .csv-Datei einpflegen. HINWEIS: Wenn Kommas im Text der Anschreiben sind, nutze bitte Semikolons als Trennzeichen für die Daten in den anderen Spalten. Wenn du das Komma als Trennzeichen für den Import auswählst, wird jeder Text zwischen Kommas in jedem Anschreiben als eigenes Feld in Recruitee eingestellt.

10. Exportiere deine Daten, indem du auf Datei > Herunterladen > Komma-getrennte Werte (.csv, aktuelles Tabellenblat) klickst.

(*)Import Einstellungen für Google Sheets:

IMPORTIEREN

Um sicherzustellen, dass alle Daten deiner Kandidat*innen korrekt auf Recruitee importiert werden, folge bitte diesen drei Schritten:

SCHRITT 1 – .csv-Dateien importieren

1. Klicke Einstellungen im linken Menü.

2. Unter Apps und Plugins, klicke Import.

3. Klicke auf Neuen Import oben rechts.

4. Klicke Datei hochladen oder Drag & Drop deine .csv-Dateien hierher. Du kannst mehrere Dateien auf einmal hochladen, aber wir empfehlen, nur jeweils eine Datei hochzuladen, um das Risiko zu reduzieren, dass Daten durcheinander kommen.

ANMERKUNG: Wir akzeptieren in diesem Schritt nur .csv-Dateien.

SCHRITT 2 – Daten zuordnen

1. Überprüfe die Daten.

  • Die Spalten in .csv-Datei zeigen alle Spaltenüberschriften aus deiner .csv-Datei. 

  • Die Felder auf Recruitee zeigen alle Felder, mit denen du deine Daten in Recruitee abgleichen kannst. 

  • Informationen Vorschau zeigt, wie Daten aus einem zufälligen Datensatz aus deiner .csv-Datei ausgelesen werden.

Wenn du die Daten deiner Kandidat*innen entsprechend unserer Vorlage formatierst, siehst du, dass die Daten aus den Spalten in der .csv-Datei werden automatisch mit den Feldern in Recruitee (wenn deine Feldnamen auf Englisch sind) abgeglichen sind. Wenn das nicht der Fall ist, überprüfe bitte alle Felder, ob die Daten deiner Kandidaten/innen korrekt zugeordnet sind und nichts fehlt.

ANMERKUNG:

  • Wenn du bereits bei den Feldern in Recruitee “Voller Name” ausgewählt hast, brauchst du nicht “Vorname” oder “Nachname” auszuwählen. Ansonsten wird der Name des*der Kandidat*in in Recruitee wiederholt, also z.B. “John Schmidt John Schmidt”.

  • Der automatische Abgleich der Spalten aus der .csv-Datei mit den Feldern in Recruitee funktioniert nur mit englischen .csv-Dateien. Wenn deine Datei in einer anderen Sprache ist, werden deine Felder nicht automatisch abgeglichen und du musst das manuell nachholen.

  • Du kannst auch mehrere Spalten für dieselben Wertetypen in deiner .csv-Datei haben. Also z.B. drei Spalten für Arbeitstelefon, Mobiltelefon und Privattelefon. Du kannst diese drei Spalten in ein Feld bei Recruitee importieren, indem du sie dem entsprechenden Feld, also Telefone in diesem Fall, zuordnest.

Standardmäßig erhalten alle importierten Kandidat*innen ein Quellentag mit dem Datum des Imports als Quelle. Du kannst noch weitere Quellen hinzufügen, wenn du willst.

Unter Trennsymbol bei mehreren Werten gibst du das Trennzeichen an, welches du in deiner .csv-Datei nutzt, um in jeder Zelle mehrere Werte voneinander abzutrennen. Dieses Trennzeichen muss einheitlich in der gesamten Datei verwendet werden.

ANMERKUNG: Wenn du in deiner .csv-Datei mehrere Trennzeichen benutzt, z.B. Kommas und Semikolons, werden deine Daten nicht korrekt nach Recruitee importiert.

Wenn es Duplikate von Kandidat*innen in deiner Datei gibt, kannst du auswählen, diese während des Imports zusammenzulegen oder eben auch nicht. Du kannst immer noch später Kandidat*innen zusammenlegen, wenn du willst.

2. Klicke Ausgewählte Felder importieren, um fortzufahren.

3. Du kannst Kandidat*innen aus deiner .csv-Datei Jobs/Talent Pools in Recruitee zuordnen. Bei Jobs kannst du auswählen, in welcher Phase einer Pipeline diese Kandidat*innen platziert werden sollen.

4. Klicke Weiter.

SCHRITT 3 – Lebensläufe hinzufügen (optional)

Wenn du getrennte Lebensläufe hast, die den Kandidat*innen in deiner .csv-Datei entsprechen, kannst du sie jetzt hinzufügen.

ANMERKUNG: Wir unterstützen nur .doc, .docx, .odt und .pdf Dateien beim Hochladen von Lebensläufen.

Wenn Recruitee automatisch die Lebensläufe mit den importierten Kandidat*innen abgleichen soll, stelle sicher, dass jeder Lebenslauf einem dieser vier Felder in deiner Datei entspricht:

  • Der Dateiname des Lebenslaufs ist derselbe wie der Kandidat*inname in der .csv- Datei. Die Datei james_bond_cv.pdf wird z.B. automatisch einem*einer Kandidat*in namens "James Bond" zugeordnet (Recruitee kann Wörter wie "cv," "Resümee," "Lebenslauf" erkennen und herausfiltern).

  • Der Dateiname des Lebenslaufs ist derselbe wie bei der E-Mail-Adresse des*der Kandidat*in in der .csv-Datei.

  • Die E-Mail-Adresse in dem Lebenslauf ist dieselbe wie die E-Mail-Adresse des*der Kandidat*in in der .csv-Datei.

  • Der Name des*der Kandidat*in im Lebenslauf ist derselbe wie der Name des*der Kandidat*in in der .csv-Datei.

Wenn einer der Lebensläufe mit mehr als einem der oben genannten Felder übereinstimmt, wird Recruitee nicht automatisch diesen Lebenslauf einem*einer Kandidat*in zuordnen. Das musst du dann manuell machen.

Um Lebensläufe manuell zuzuordnen, wähle den*die passende*n Kandidat*in für jeden Lebenslauf aus. Du kannst auf jeden Lebenslauf klicken, um eine Vorschau zu sehen.

Wenn du bei diesem Schritt keine Lebensläufe hinzufügen willst, klicke einfach auf Import beenden >.

Mit einer guten Internetverbindung kann Recruitee bis zu 167 Kandidat*innen pro Minute importieren. Wenn du viele Kandidat*innen hinzufügst, kannst du in der Fortschrittsleiste auf Schließen klicken und dann weiter an etwas anderem in Recruitee arbeiten, während der Import im Hintergrund läuft.

NACH DEM IMPORT

Deine gesamten Importe werden unter Deine vorhergehenden Importe angezeigt. Du kannst mit der Maus über jeden Import fahren, um den Dateinamen der importierten Datei zu sehen.

Um alle Kandidat*innen aus einem Import zu sehen, klicke “…” > Kandidat*innen anzeigen.

HINWEIS:

  • Um den Import von Kandidat*innen rückgängig zu machen, klicke “…” > Import rückgängig machen. Bitte beachte, dass alle Kandidat*innen aus diesem Import dauerhaft aus dem System gelöscht werden. Das kann NICHT rückgängig gemacht werden. Die gelöschten Kandidat*innen können NICHT wiederhergestellt werden.

  • Wenn du eine*n Kandidat*in aus dem Import X mit einem*einer bestehenden Kandidat*in in Recruitee zusammenlegst, wird diese*r Kandidat*in dauerhaft gelöscht, wenn du den Import X rückgängig machst.

  • Die Rückgängig machen-Option wird nur zwei Tage nach dem Import zur Verfügung stehen. Danach kannst du den gesamten Import nur löschen, indem du Löschen klickst und diese dann massenhaft löschst.

Wenn du einen unvollständigen Import hast, wird dieser unter Unvollständig angezeigt. Du kannst deinen Import wiederaufnehmen, indem du auf Weiter klickst oder auf Löschen.

Versuche das jetzt in deinem Recruitee Konto!

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