Recruitees Datenschutz und Sicherheit bei der Synchronisation von Mailboxen

Die Synchronisation von Mailboxen funktioniert in beide Richtungen: alle E-Mails mit Kandidat*innen in Recruitee werden in deiner eigenen Mailbox angezeigt und andersherum werden alle E-Mails mit Kandidat*innen aus der eigenen Mailbox in der Recruitee-Mailbox gespeichert. 

Das System scannt die Angaben “An”, “Von” und “Betreff” deiner E-Mails mit Kandidat*innen, um die Mailboxen zu synchronisieren. Die Inhalte der E-Mails werden nicht gelesen.

Deine E-Mail-Kommunikation mit den Kandidat*innen wird in Recruitee zwischengespeichert. Die Kommunikation wird jedoch entfernt, sobald du die Kandidat*innen löschst. Wir nutzen niemals deine Daten und verkaufen sie auch nicht.

Hinweis:

  • Weil die Synchronisation wechselseitig funktioniert, füge deine eigene E-Mail (die mit der Recruitee-Mailbox synchronisiert ist) bitte NICHT zu einem Kandidat*innenprofil in deinen Unternehmenskonto hinzu. Wenn du das tust, werden alle E-Mails zwischen deinem eigenen E-Mail-Konto und anderen Konten aus deinem Unternehmen, die als Nutzer*innen registriert sind, mit der Recruitee-Mailbox synchronisiert. Alle E-Mails von deinem Konto, die das gleiche “An”-, “Von”- oder “Betreff”-Feld haben, könnten ebenfalls synchronisiert werden.

  • Weil das System nur die Felder “An”, “Von” und “Betreff” liest, sei bitte vorsichtig, wenn du E-Mail-Korrespondenz mit Kandidat*innen weiterleitest (z.B. an Kolleg*innen) und darauf Antworten bekommst. Standardmäßig wird eine weitergeleitete E-Mail von der Recruitee-Mailbox in einen neuen Thread umgewandelt, der nicht mit einem Kandidat*innenprofil verbunden ist. Wenn du Kandidat*innen antwortest, achte daher darauf, dass du den richtigen Thread auswählst und nicht den, in dem auch die Meinungen anderer Leute zum*zur Kandidat*in enthalten sind.

  • Wenn ein Job archiviert wird, endet die Synchronisation zwischen deiner Mailbox und den Kandidat*innen in diesem Job. Wenn ein*e Kandidat*in eingestellt wurde, ist es also besser, den Job zu archivieren, damit nicht die Kommunikation zwischen ihm*ihr und anderen Unternehmenskonten in der synchronisierten Recruitee-Mailbox auftaucht.

  • Wenn du Recruitee mit anderen Teammitgliedern nutzt, ist es nicht möglich alle Recruitee-E-Mail-Adressen mit einer Adresse wie jobs@yourcompany.com zu synchronisieren. In so einem Fall würde das System nicht wissen, wohin eingehende E-Mails an jobs@yourcompany.com gesendet werden sollen – an dein Konto oder eines deiner Teammitglieder. Dies kann dann dazu führen, dass eingehende E-Mails an  jobs@yourcompany.com überhaupt nicht mit Recruitee synchronisiert werden. Wenn du Lebensläufe von jobs@yourcompany.com an deine Recruitee-Mailbox weiterleiten willst, kannst du mehr dazu hier lesen.

Synchronisiere dein Gmail-Konto mit der Recruitee-Mailbox

1. Gehe zu Einstellungen > Mein Profil > E-mail Einstellungen.

2. Wähle Aktivieren next to Google (Gmail).

3. Klicke auf Verbinden

4. Du wirst zu einer Seite von Google mit weiteren Anweisungen weitergeleitet.

5. Sobald die Synchronisation aktiv ist, werden die E-Mails der Kandidat*innen der letzten 14 Tage synchronisiert. Ältere Emails können nicht synchronisiert werden.

Wenn du jedoch ältere E-Mail-Konversationen mit Kandidat*innen synchronisieren möchtest, kannst du zum Profil des*der Kandidat*in gehen, auf Mehr klicken und die Option Synchronisiere meine E-Mail-Kommunikation wählen. Auf diese Weise werden auch ältere E-Mails von dieser E-Mail-Adresse synchronisiert.

Synchronisiere dein Outlook (und andere Mailboxen) mit der Recruitee-Mailbox

1. Gehe zu Einstellungen > Mein Profil > E-mail Einstellungen.

2. Wähle Aktivieren bei Anderer Posteingang.

3. Gebe die E-Mail-Adresse ein, die du synchronisieren möchtest, sowie den Nutzungsnamen, Passwort und SMTP und IMAP Einstellungen.

Wenn du nicht genau weißt, wo diese Einstellungen sind, kontaktiere deinen E-Mail-Provider oder unseren Support. Wir werden dir dann weiterhelfen.

Hinweis: Wenn du die Recruitee-Mailbox mit einer Adresse auf einem eigenen Server synchronisieren willst, brauchst du nur die IMAP/SMTP Verbindung vom Server. Wir unterstützen die Verbindung mit individuellen Posteingängen über diese Verbindungsart.

4. Klicke Verbinden.

5. Sobald die Synchronisation aktiv ist, werden die E-Mails der Kandidat*innen der letzten 14 Tage synchronisiert. Ältere Emails können nicht synchronisiert werden.

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