Met de RSVP-functie is het nu mogelijk om uitnodigingen voor Recruitee-afspraken te accepteren of af te wijzen en deze antwoorden zichtbaar te maken voor alle deelnemers aan het evenement.
⚠️ Om optimaal gebruik te maken van de RSVP-functie, moet de organisator van een afspraak een agenda gesynchroniseerd hebben.
📌 Lees dit artikel om meer te weten te komen over het synchroniseren van een agenda.
Het synchroniseren van agenda’s zorgt ervoor dat de afspraak wordt gekoppeld aan de Google- of Microsoft-agenda van de organisator, die vervolgens alle deelnemers uitnodigt, inclusief de kandidaat. Alle deelnemers zien dan dezelfde afspraak in hun agenda en kunnen hun RSVP-reactie doorgeven, die voor de andere deelnemers zichtbaar is.
Afspraken die via scheduler-links worden ingepland, werken op dezelfde manier. Het is dus belangrijk dat ook hier de agenda van de organisator is gesynchroniseerd.
📌 Als je Google Meet gebruikt voor videogesprekken, wordt de gebruiker die als “Host” is aangewezen ook de organisator van de afspraak.
RSVP-reacties bekijken in Recruitee
Een belangrijk onderdeel van de RSVP-functie is dat je de reacties van alle deelnemers aan een afspraak direct in Recruitee kunt zien. Zo zie je in één oogopslag, tijdens de voorbereiding van je gesprek, wie er bij het gesprek aanwezig zal zijn, wie heeft afgewezen en van wie je nog een reactie verwacht.
Meldingen en activiteiten
Naast het weergeven van de RSVP-reacties in Recruitee, ontvang je ook een melding zodra een deelnemer zijn RSVP doorgeeft, zo blijf je altijd op de hoogte. De RSVP-reacties worden bovendien automatisch geregistreerd onder het tabblad Activiteiten in het kandidatenprofiel.
RSVP-opties in e-mails
Voor gebruikers die hun agenda niet kunnen synchroniseren, kunnen RSVP-opties ook per e-mail worden verstuurd naar de deelnemers. Deze opties worden toegevoegd aan de e-mail wanneer de uitnodiging alleen via e-mail (en niet via de agenda) wordt verzonden. Om te reageren hoeven deelnemers alleen maar op de knop ‘Accepteren of Afwijzen’ te klikken.
Ze worden dan doorgestuurd naar een aparte RSVP-pagina met alle informatie en opties over die specifieke afspraak. Iedere reactie die via deze pagina wordt gegeven, wordt zichtbaar in het overzicht met afspraken in Recruitee.
FAQ
Als mijn Google- of Microsoft-agenda nu uitnodigingen stuurt naar deelnemers, betekent dit dat zij dan dubbele uitnodigingen ontvangen?
Als mijn Google- of Microsoft-agenda nu uitnodigingen stuurt naar deelnemers, betekent dit dat zij dan dubbele uitnodigingen ontvangen?
Als de organisator van de afspraak een gesynchroniseerde agenda heeft om gebruik te maken van de RSVP-functionaliteit én ervoor kiest om ook e-mailuitnodigingen vanuit Recruitee te versturen, dan ontvangen de deelnemers inderdaad uitnodigingen zowel vanuit Recruitee als via Google/Microsoft. Om het aantal e-mails te beperken, is het aan te raden om slechts één van deze opties te selecteren.
Wat gebeurt er als de organisator geen gesynchroniseerde agenda heeft?
Wat gebeurt er als de organisator geen gesynchroniseerde agenda heeft?
Als de organisator geen agenda heeft gesynchroniseerd, dan zien andere interviewers de afspraak wel in hun eigen gesynchroniseerde agenda’s, maar zonder de deelnemerslijst. De kandidaat ontvangt een e-mailnotificatie vanuit Recruitee en kan de afspraak aan zijn agenda toevoegen via het bijgevoegde ICS-bestand.
Wat gebeurt er als een organisator meerdere agenda’s heeft gesynchroniseerd?
Wat gebeurt er als een organisator meerdere agenda’s heeft gesynchroniseerd?
Als de organisator meerdere agenda’s heeft gesynchroniseerd, wordt de eerste in de lijst gebruikt om de afspraak te hosten. De afspraak wordt vervolgens gesynchroniseerd met alle agenda’s van deelnemers die aan Recruitee zijn gekoppeld*.
*Een uitzondering is wanneer de organisator meerdere agenda’s heeft gesynchroniseerd en zichzelf verwijdert uit de lijst met interviewers, zie hieronder.
Wat gebeurt er als ik een afspraak organiseer maar mezelf verwijder uit de lijst met interviewers?
Wat gebeurt er als ik een afspraak organiseer maar mezelf verwijder uit de lijst met interviewers?
Je gesynchroniseerde agenda blijft het evenement alsnog hosten en stuurt uitnodigingen naar alle deelnemers. In Recruitee kun je de afspraak bekijken in de sectie Teamagenda wanneer je alle afspraken in Recruitee weergeeft.
In jouw gesynchroniseerde agenda hangt de ervaring af van de aanbieder:
Google Calendar: Je ziet de afspraak, maar je naam wordt niet weergegeven in de deelnemerslijst.
Microsoft Calendar: Je wordt altijd toegevoegd aan de afspraak als organisator.
Als je meerdere agenda’s hebt gesynchroniseerd en een afspraak organiseert zonder jezelf toe te voegen aan de lijst van interviewers, dan wordt de afspraak gehost in je primaire gesynchroniseerde agenda. De afspraak verschijnt echter niet in je andere agenda’s.
Als interviewers en kandidaten dezelfde afspraak in hun Google/Microsoft-agenda’s hebben, betekent dit dan dat zij deze ook kunnen bewerken?
Als interviewers en kandidaten dezelfde afspraak in hun Google/Microsoft-agenda’s hebben, betekent dit dan dat zij deze ook kunnen bewerken?
De organisator en interviewers kunnen de afspraak bewerken. De afspraak kan ook binnen Recruitee worden bewerkt door alle gebruikers die daarvoor de juiste rechten hebben.
Wie is de organisator en waarom kan ik die niet wijzigen bij het bewerken van een afspraak?
Wie is de organisator en waarom kan ik die niet wijzigen bij het bewerken van een afspraak?
De organisator van een afspraak in Recruitee is de gebruiker wiens externe agenda is gebruikt om de afspraak aan te maken. Je moet iemand als organisator selecteren bij het inplannen van een afspraak. Je kunt de organisator zien als de persoon die zijn of haar Google- of Microsoft-agenda opent, daar een afspraak aanmaakt en deelnemers toevoegt. In de meeste gevallen neemt deze persoon ook deel aan het gesprek, maar hij of zij kan zichzelf ook uit de deelnemerslijst verwijderen (Let op: dit is mogelijk in Google Calendar, maar niet in Outlook). De organisator van een afspraak in Recruitee is de gebruiker wiens externe agenda is gebruikt om de afspraak aan te maken. Je moet iemand als organisator selecteren bij het inplannen van een afspraak. Je kunt de organisator zien als de persoon die zijn of haar Google- of Microsoft-agenda opent, daar een afspraak aanmaakt en deelnemers toevoegt. In de meeste gevallen neemt deze persoon ook deel aan het gesprek, maar hij of zij kan zichzelf ook uit de deelnemerslijst verwijderen (Let op: dit is mogelijk in Google Calendar, maar niet in Outlook).
Wij staan niet toe om de organisator te wijzigen bij het bewerken van een afspraak, omdat dit zou betekenen dat het evenement uit de agenda van de oude organisator verwijderd moet worden en opnieuw moet worden aangemaakt in de agenda van de nieuwe organisator. Dit kan ertoe leiden dat meerdere notificatiemails worden verstuurd en kan verwarring veroorzaken bij de deelnemers. Als je de organisator wilt wijzigen, raden we aan om een nieuwe afspraak in te plannen en de oude te annuleren.