Naar de hoofdinhoud
Alle collectiesVacature aanvragen
Vacature aanvragen configureren
Vacature aanvragen configureren
Meer dan een week geleden bijgewerkt

In dit artikel

Vacature aanvragen instellen

Om Vacature aanvragen in te stellen, ga je naar Instellingen > Workflow > Vacature aanvragen. Je moet drie tabbladen doorlopen om de instelling van Vacature aanvragen te voltooien: Goedkeuringsflows, Aanvraagformulier en Instelling. Goedkeuringsflows bepalen wie aanvragen moet goedkeuren, Aanvraagformulieren bepalen wat moet worden goedgekeurd en Instelling definieert wanneer goedkeuringen van aanvragen verplicht zijn.

We raden je aan om eerst te bepalen wat er moet worden goedgekeurd in het tabblad Aanvraagformulier.

Aanvraagformulier

In het Aanvraagformulier kun je bepalen welke in te vullen velden vereist zijn bij alle toekomstige aanvragen.

⚠️ Je kunt maar één aanvraagformulier configureren. Alle wijzigingen die je in het formulier aanbrengt worden automatisch op alle concepten en toekomstige aanvragen toegepast. Bestaande aanvragen die zijn goedgekeurd, blijven echter ongewijzigd.

Als er eenmaal een veld is toegevoegd aan het aanvraagformulier, moet dit altijd worden ingevuld.

Vooraf ingestelde velden zijn fundamentele velden die bij het instellen van alle vacature aanvragen nodig zijn. Deze velden zijn:

  1. Titel van de aanvraag - Hoe je de aanvraag wilt noemen

  2. Aantal openingen - Het aantal vacatures dat met deze aanvraag moet worden vervuld

  3. Afdeling - Als goedkeuringsflow worden toegewezen op basis van afdelingen, bepaalt dit veld de juiste flow voor een geselecteerde afdeling

📌 Dit veld is alleen vereist als je flows toewijst op basis van afdelingen.

Je kunt vanuit een langere dropdown extra velden kiezen die je als altijd vereist wil toevoegen voor aanvragen. Zo kun je aanvragen aanpassen op basis van de belangrijkste informatie die jouw bedrijf nodig heeft voor goedkeuring. Enkele velden waaruit je kunt kiezen:

  1. Recruiter - De recruiter is verantwoordelijk voor de vacature(s) toegewezen aan de aanvraag. De geselecteerde Recruiter wordt automatisch toegevoegd als teamgenoot aan de aanvraag en ontvangt meldingen (bijvoorbeeld wanneer de aanvraag is goedgekeurd).

  2. Vacaturemanager - De vacaturemanager vraagt een nieuwe vacature aan. Deze persoon is doorgaans ook verantwoordelijk voor het aanmaken van de aanvraag en het verzamelen van alle vereisten.

  3. Algemene context - Extra achtergrondinformatie die je kunt toevoegen om goedkeurders meer inzicht te geven.

  4. Reden van vacature - Kies de reden voor het openen van een nieuwe functie (ofwel een nieuwe aanwerving, ofwel vervanging). Dit kan per benodigde opening worden ingevuld.

  5. Toelichting - Extra details die nodig zijn voor een specifieke vacature.

Goedkeuringsflows

Met goedkeuringsflows kun je aanpassen wie welk verzoek moet goedkeuren en in welke stap dit moet gebeuren.

Je hebt de optie om afdelingen toe te wijzen aan een specifieke flow. Als je deze optie selecteert, is het verplicht om in elke aanvraag de afdeling te specificeren. De aangewezen flow die bij die afdeling hoort, wordt geactiveerd wanneer je de aanvraag ter goedkeuring verstuurt.

Om goedkeuringsflows in te stellen, klik je op + Flow toevoegen en vul je voor de eerste goedkeuringsstap de titel en de vereisten van de flow in.

Daarna selecteer je ofwel alle toegewezen goedkeurders moeten goedkeuren of iedere goedkeurder. Als je voor iedere goedkeurder kiest, zal de eerste goedkeurder van deze toegewezen goedkeurders deze stap in de aanvraag vrijgeven.

Klik op de + onder Goedkeurders toewijzen om goedkeurders te kiezen om op te nemen in dit goedkeuringsproces.

Als je wilt dat je goedkeurders de flow kunnen bewerken, zodat ze zichzelf of anderen kunnen vervangen als goedkeurders in geval van langdurige afwezigheid of andere situaties, kun je klikken op de aan/uit-knop voor 'goedkeurders kunnen deze stap bewerken'. Als deze schakelaar aan staat, kunnen deze goedkeurders andere goedkeurders toewijzen aan deze goedkeuringsstap. Goedkeurders kunnen deze stap rechtstreeks bewerken in de aanvraag zelf waaraan zij zijn toegewezen.

Tot slot kun je extra goedkeuringsstappen toevoegen door op + Voeg goedkeuringsstap toe te klikken en dezelfde stappen als hierboven te volgen.

Hoewel je goedkeuringsflows handmatig aan je aanvragen kunt toewijzen, is een veelgebruikte manier om ze per afdeling toe te wijzen. Klik hiervoor op de knop Afdelingen toewijzen aan flows.

Zodra je op de schakelaar klikt, wordt je gevraagd om een standaardflow te kiezen. Deze flow wordt automatisch geactiveerd voor aanvragen waaraan geen afdeling is toegewezen.

Als je dit hebt ingeschakeld, kun je flows per afdeling toewijzen.

Je kunt een flow ook als standaardflow instellen door op de horizontale stippen naast de bewerkingsknop te klikken en Instellen als standaard flow te selecteren.


Aanvragen optioneel maken

Zodra de aanvragen zijn ingeschakeld, worden ze standaard als optioneel ingesteld. Je kunt deze instelling wijzigen door naar Instellingen > Workflow > Vacature aanvragen > Instelling te gaan en op de schakelaar bij Aanvragen vereist te klikken.

In bepaalde gevallen kan het nuttig zijn om de aanvragen optioneel te houden, zoals in een overgangsperiode na het inschakelen van de functie of als slechts een deel van je bedrijf gebruik gaat maken van aanvragen.

We raden echter aan om aanvragen verplicht te houden, omdat:

  • Het helpt bij het centraliseren, structureren en controleren van het talentacquisitieproces binnen je bedrijf. Alle belangrijke informatie over de functie wordt door de belangrijkste betrokkenen bevestigd op aanvraag-niveau. Deze gegevens kunnen later worden hergebruikt bij het publiceren van vacatures.

  • Het zorgt voor meer data en context. Door aanvragen aan vacatures te koppelen, integreer je het hele recruitmentproces op één plek, waardoor activiteiten beter kunnen worden bijgehouden en gerapporteerd.

  • Handmatig werk wordt beperkt. Je hoeft geen aparte spreadsheets meer bij te houden voor nieuwe openstaande vacatures en je hoeft geen gegevens meer te kopiëren tussen andere interne documenten en het ATS.


Bevoegdheden

Wanneer je gebruik maakt van Vacature aanvragen is het belangrijk om te bepalen welk teamlid toegang heeft tot welk deel van het aanvraagproces. Dit kan worden gedaan door bevoegdheden in hun hiring rollen in of uit te schakelen. Ga hiervoor naar Instellingen > Bedrijf > Hiring rollen.

Dit zijn de drie bevoegdheden die betrekking hebben tot Vacature aanvragen:

  • Aanvragen bekijken - Deze gebruikers kunnen aanvragen bekijken, zoeken, filteren, groeperen, volgen/ontvolgen en notities achterlaten. Als deze gebruikers zijn toegewezen als goedkeurder, kunnen ze goedkeuringsverzoeken bekijken.

  • Alle aanvragen bekijken - Deze gebruikers kunnen alle aanvragen bekijken, inclusief de aanvragen waaraan zij niet zijn toegewezen.

  • Verzoeken beheren - Deze gebruikers kunnen aanvragen dupliceren, bewerken, archiveren, verwijderen en nieuwe aanvragen toevoegen. Ze kunnen alle details van de aanvraag invullen, goedkeuringen aanvragen, de toegewezen flow wijzigen en herinneringen sturen naar goedkeurders. Ze kunnen ook teamleden beheren en notities en bestanden toevoegen.

De Administrator-rol beschikt automatisch over alle drie de bevoegdheden en kan bepalen welke teamgenoten welke toegangsbevoegdheden nodig hebben.

Vacaturemanagers moeten bijvoorbeeld aanvragen kunnen maken en bewerken. Goedkeurders moeten de aanvragen kunnen bekijken en zouden baat kunnen hebben bij de bevoegdheid om alle aanvragen te bekijken. Tot slot kan de administrator beslissen of recruiters toegang moeten hebben tot de aanvragen. Als dat niet het geval is, kunnen recruiters nog steeds goedgekeurde aanvragen toewijzen aan vacatures als ze de bevoegdheid hebben om vacatures te beheren.


Meldingen

Er zijn verschillende soorten meldingen voor degenen die betrokken zijn bij het in- en/of uitschakelen van de aanvragen-module, het maken en/of goedkeuren van aanvragen en het plaatsen van ingeplande vacatures:

  • Algemeen: Gebruikers informeren over veranderingen binnen het bedrijf︎

  • Aanvraag-gerelateerd: Gebruikers informeren over belangrijke acties die zijn gemaakt in de door hen gevolgde aanvragen

💡 We raden aan om de 'Aanvragen zijn ter goedkeuring verstuurd- of bijgewerkt'-meldingen ingeschakeld te laten, zodat volgers op de hoogte blijven van de status van een verzonden aanvraag.

  • Vacature-gerelateerd: Gebruikers informeren dat er een vacature is gepubliceerd zonder dat de gegevens overeenkomen met de aanvraag

  • Ander: Gebruikers informeren over notities, vermeldingen, reacties, toewijzingen, etc. waarin zij getagd zijn.

Meldingen kunnen per gebruiker worden ingesteld. Instructies over hoe dat moet vind je hier.

⚠️ Meldingen zijn gebaseerd op bevoegdheden. Alleen teamgenoten die een aanvraag-gerelateerde bevoegdheid hebben (zoals hierboven beschreven) ontvangen deze meldingen.

Zodra je klaar bent met het instellen van je goedkeuringsflows en details, kun je beginnen met het maken van een nieuwe aanvraag!

Was dit een antwoord op uw vraag?