In dit artikel

Om Vacature aanvragen in te stellen, ga je naar Instellingen > Workflow > Vacature aanvragen. Je moet drie tabbladen doorlopen om de instelling van Vacature aanvragen te voltooien: Goedkeuringsflows, Aanvraagformulier en Instelling. Goedkeuringsflows bepalen wie aanvragen moet goedkeuren, Aanvraagformulieren bepalen wat moet worden goedgekeurd en Instelling definieert wanneer goedkeuringen van aanvragen verplicht zijn.

We raden je aan om eerst te bepalen wat er moet worden goedgekeurd in het tabblad Aanvraagformulier.

In het Aanvraagformulier kun je bepalen welke in te vullen velden vereist zijn bij alle toekomstige aanvragen.

⚠️ Je kunt maar één aanvraagformulier configureren. Alle wijzigingen die je in het formulier aanbrengt worden automatisch op alle concepten en toekomstige aanvragen toegepast. Bestaande aanvragen die zijn goedgekeurd, blijven echter ongewijzigd.

Als er eenmaal een veld is toegevoegd aan het aanvraagformulier, moet dit altijd worden ingevuld.

Vooraf ingestelde velden zijn fundamentele velden die bij het instellen van alle vacature aanvragen nodig zijn. Deze velden zijn:

📌 Dit veld is alleen vereist als je flows toewijst op basis van afdelingen.

Je kunt vanuit een langere dropdown extra velden kiezen die je als altijd vereist wil toevoegen voor aanvragen. Zo kun je aanvragen aanpassen op basis van de belangrijkste informatie die jouw bedrijf nodig heeft voor goedkeuring. Enkele velden waaruit je kunt kiezen:

Met goedkeuringsflows kun je aanpassen wie welk verzoek moet goedkeuren en in welke stap dit moet gebeuren.

Je hebt de optie om afdelingen toe te wijzen aan een specifieke flow. Als je deze optie selecteert, is het verplicht om in elke aanvraag de afdeling te specificeren. De aangewezen flow die bij die afdeling hoort, wordt geactiveerd wanneer je de aanvraag ter goedkeuring verstuurt.

Om goedkeuringsflows in te stellen, klik je op + Flow toevoegen en vul je voor de eerste goedkeuringsstap de titel en de vereisten van de flow in.

Daarna selecteer je ofwel alle toegewezen goedkeurders moeten goedkeuren of iedere goedkeurder. Als je voor iedere goedkeurder kiest, zal de eerste goedkeurder van deze toegewezen goedkeurders deze stap in de aanvraag vrijgeven.

Klik op de + onder Goedkeurders toewijzen om goedkeurders te kiezen om op te nemen in dit goedkeuringsproces.

Als je wilt dat je goedkeurders de flow kunnen bewerken, zodat ze zichzelf of anderen kunnen vervangen als goedkeurders in geval van langdurige afwezigheid of andere situaties, kun je klikken op de aan/uit-knop voor 'goedkeurders kunnen deze stap bewerken'. Als deze schakelaar aan staat, kunnen deze goedkeurders andere goedkeurders toewijzen aan deze goedkeuringsstap. Goedkeurders kunnen deze stap rechtstreeks bewerken in de aanvraag zelf waaraan zij zijn toegewezen.

Tot slot kun je extra goedkeuringsstappen toevoegen door op + Voeg goedkeuringsstap toe te klikken en dezelfde stappen als hierboven te volgen.

Hoewel je goedkeuringsflows handmatig aan je aanvragen kunt toewijzen, is een veelgebruikte manier om ze per afdeling toe te wijzen. Klik hiervoor op de knop Afdelingen toewijzen aan flows.

Zodra je op de schakelaar klikt, wordt je gevraagd om een standaardflow te kiezen. Deze flow wordt automatisch geactiveerd voor aanvragen waaraan geen afdeling is toegewezen.

Als je dit hebt ingeschakeld, kun je flows per afdeling toewijzen.

Je kunt een flow ook als standaardflow instellen door op de horizontale stippen naast de bewerkingsknop te klikken en Instellen als standaard flow te selecteren.

Zodra de aanvragen zijn ingeschakeld, worden ze standaard als optioneel ingesteld. Je kunt deze instelling wijzigen door naar Instellingen > Workflow > Vacature aanvragen > Instelling te gaan en op de schakelaar bij Aanvragen vereist te klikken.

In bepaalde gevallen kan het nuttig zijn om de aanvragen optioneel te houden, zoals in een overgangsperiode na het inschakelen van de functie of als slechts een deel van je bedrijf gebruik gaat maken van aanvragen.

We raden echter aan om aanvragen verplicht te houden, omdat:

Wanneer je gebruik maakt van Vacature aanvragen is het belangrijk om te bepalen welk teamlid toegang heeft tot welk deel van het aanvraagproces. Dit kan worden gedaan door bevoegdheden in hun hiring rollen in of uit te schakelen. Ga hiervoor naar Instellingen > Bedrijf > Hiring rollen.

Dit zijn de drie bevoegdheden die betrekking hebben tot Vacature aanvragen:

De Administrator-rol beschikt automatisch over alle drie de bevoegdheden en kan bepalen welke teamgenoten welke toegangsbevoegdheden nodig hebben.

Vacaturemanagers moeten bijvoorbeeld aanvragen kunnen maken en bewerken. Goedkeurders moeten de aanvragen kunnen bekijken en zouden baat kunnen hebben bij de bevoegdheid om alle aanvragen te bekijken. Tot slot kan de administrator beslissen of recruiters toegang moeten hebben tot de aanvragen. Als dat niet het geval is, kunnen recruiters nog steeds goedgekeurde aanvragen toewijzen aan vacatures als ze de bevoegdheid hebben om vacatures te beheren.

Er zijn verschillende soorten meldingen voor degenen die betrokken zijn bij het in- en/of uitschakelen van de aanvragen-module, het maken en/of goedkeuren van aanvragen en het plaatsen van ingeplande vacatures:

💡 We raden aan om de 'Aanvragen zijn ter goedkeuring verstuurd- of bijgewerkt'-meldingen ingeschakeld te laten, zodat volgers op de hoogte blijven van de status van een verzonden aanvraag.

Meldingen kunnen per gebruiker worden ingesteld. Instructies over hoe dat moet vind je hier.

⚠️ Meldingen zijn gebaseerd op bevoegdheden. Alleen teamgenoten die een aanvraag-gerelateerde bevoegdheid hebben (zoals hierboven beschreven) ontvangen deze meldingen.

Zodra je klaar bent met het instellen van je goedkeuringsflows en details, kun je beginnen met het maken van een nieuwe aanvraag!