Met geautomatiseerde acties kun je je wervingsproces stroomlijnen, omdat je minder handmatig en repetitief werk hoeft te doen. Je kunt acties instellen die automatisch worden uitgevoerd wanneer een kandidaat wordt afgewezen. Dit helpt je tijd te besparen, overzicht te houden en zo kun jij je richten op taken die het verschil maken.
Hoe je geautomatiseerde acties gebruikt
Je kunt geautomatiseerde acties instellen zoals:
Een e-mail versturen: Kies wie de e-mail verzendt en ontvangt en plan deze optioneel in op een specifieke datum en tijdstip. Je kan bijvoorbeeld automatisch een e-mail laten versturen met een uitnodiging voor de volgende interviewronde.
Een notitie toevoegen: Voeg een notitie toe aan het kandidaatprofiel, bijvoorbeeld om collega’s op de hoogte te houden van vervolgstappen.
Een taak toevoegen: Wijs een taak toe aan een teamgenoot met een relatieve vervaldatum (bijv. over 3 dagen) of op een vaste datum. Je kan bijvoorbeeld automatisch een herinnering instellen om een kandidaat feedback te geven op hun interview.
Tags toevoegen: Houd overzicht over kandidaten door tags aan hun profiel toe te voegen. Dit is nuttig voor rapportages, maar ook om het filteren gemakkelijker te maken in je talentpools of het kandidaatoverzicht.
Volgers toevoegen: Houd teamgenoten op de hoogte door hen als volgers aan een kandidaat toe te voegen. Bij de meeste meldingsinstellingen zorgt dit ervoor dat ze op de hoogte worden gebracht van wijzigingen op het kandidaatprofiel.
Toewijzen aan: Wijs kandidaten toe aan vacatures of talentpools. Dit is vooral handig om je talentpools op een schaalbare manier up-to-date te houden of voor processen die meerdere vacatures in Recruitee omvatten. Bijvoorbeeld een funnel voor voorselectie, gevolgd door een uitgebreid trainingsproces.
Let op: je hebt de machtiging “Automatische acties beheren” nodig om geautomatiseerde acties voor afwijzingsredenen toe te kunnen voegen of bewerken. Als een teamlid geen toegang heeft tot een functie (bijv. e-mail) maar toch een kandidaat verplaatst of afwijst met een gekoppelde geautomatiseerde actie, wordt de actie NIET uitgevoerd.
Hoe stel je geautomatiseerde acties in voor afwijzingsredenen
⚠️ Geautomatiseerde acties voor afwijzingsredenen gelden voor het hele bedrijf en kunnen niet per vacature verschillend worden ingesteld.
De acties worden automatisch uitgevoerd wanneer een kandidaat wordt afgewezen met een specifieke reden.
Volg deze stappen om geautomatiseerde acties toe te wijzen aan afwijzingsredenen:
1. Ga naar Instellingen > Workflow > Afwijzingsredenen
2. Klik op het potloodicoon naast de afwijzingsreden waaraan je een geautomatiseerde actie wilt toevoegen.
3. Klik op Actie toevoegen en kies de gewenste actie.
4. Je kunt meerdere acties toevoegen aan één reden. Klik op Nog een toevoegen als je meer acties wilt toevoegen of op Opslaan als je klaar bent.
Geautomatiseerde acties pauzeren of annuleren
Als een geautomatiseerde actie wordt gestart doordat een kandidaat verplaatst wordt in de funnel of wordt afgewezen, zie je daar een melding van. Klik op Pauzeren of Annuleren als je dit wilt stopzetten.
Als een kandidaat teruggeplaatst wordt naar een eerdere fase (bijv. van afgewezen terug naar interview), verschijnt een pop-up waarin je wordt gevraagd of je de bijbehorende automatische actie opnieuw wilt uitvoeren of niet.
