Als recruiter wordt het van je verwacht dat je snel reageert op kandidaten en dat je deze kandidaten zo vlug mogelijk door de funnel loodst zonder daarbij de persoonlijke touch te verliezen. Geautomatiseerde acties geven je de mogelijkheid om triggers toe te wijzen aan je afwijzingsredenen. Deze triggers zorgen dan voor automatische acties binnen je account. Bijvoorbeeld, het versturen van een e-mail naar een kandidaat als deze gediskwalificeerd is.
Belangrijk: Als een teamgenoot geen toegang heeft tot een functie (e.g. Mailbox), maar deze teamgenoot diskwalificeert een kandidaat met een automatische actie, dan wordt deze actie NIET geactiveerd.
Instellen van automatische acties voor je afwijzingsredenen
Per afwijzingsredenen kan je automatische acties instellen om:
Een email te versturen: wanneer je kiest om een email versturen naar een kandidaat, kun je kiezen om deze email te versturen namens de persoon welke de kandidaat verplaatst in je pipeline of van een specifieke teamgenoot. Je kunt er ook voor kiezen je bericht later te versturen en de datum en tijd te plannen.
Een notitie toevoegen: voor andere teamgenoten
Een taak toe te voegen: voeg een taak toe voor een teamgenoot en geef deze een deadline
Tags toe te voegen: aan kandidaten
Volgers toe te voegen: aan kandidaten
Toewijzen: kandidaten toewijzen aan vacatures of talentpools
Geautomatiseerde acties voor afwijzingsredenen zijn organisatiebreed en kunnen niet specifiek per vacature of fase worden opgezet.
Opmerking: je dient toegang te hebben tot 'Geautomatiseerde acties beheren' en 'Maak/beheer vacatures' om een automatische actie te kunnen toevoegen of aanpassen.
De acties zullen automatisch gebeuren wanneer een kandidaat gediskwalificeerd wordt en er een actie is toegewezen aan de reden. Volg deze stappen om een actie toe te wijzen aan een afwijzingsreden:
1. Ga naar Instellingen > Workflow > Afwijzingsredenen
2. Klik op het potloodje van de afwijzingsreden waar je een automatische actie aan wilt toevoegen.
3. Vervolgens, klik op de Actie knop en selecteer de actie welke je wilt toevoegen.
4. Het is mogelijk om meerdere acties toe te voegen aan een afwijzingsreden. Klik + Actie als je er meerdere wilt toevoegen of klik Bewaar als je klaar bent met het toevoegen van acties.
5. Automatische acties worden weergegeven met een bliksem icoon (⚡).
Note: Geautomatiseerde acties kunnen niet worden ingesteld om te worden geactiveerd nadat een bepaalde tijd is verstreken.
Werken met automatische acties
Het afwijzen van een kandidaat
1. Wanneer je een kandidaat afwijst via hun profiel kun je zien per reden of er automatische acties zijn ingesteld.
2. Wanneer je een kandidaat afwijst, verschijnt er rechtsonder in het beeld een assistant box die toont welke acties worden uitgevoerd.
3. Wanneer de acties zijn uitgevoerd wordt de voortgangsbalk in de assistant box groen.
4. Als je de acties wilt annuleren, kan je klikken op annuleren.
Het afwijzen van kandidaten in bulk
Wanneer je kandidaten in bulk afwijst, kun je zien of er automatische acties actief zijn voor de verschillende redenen.
Vervolgens zul je zien welke automatische acties uitgevoerd gaan worden. Je kunt kiezen om deze uit te voeren of kandidaten af te wijzen zonder deze acties uit te voeren.
Hierna zul je de voortgangsbalk dat de kandidaten worden afgewezen zien, maar niet van de geautomatiseerde acties. De assistant box wordt alleen getoond wanneer je 1 kandidaat afwijst, daarom is het niet mogelijk om automatische acties te annuleren nadat je hebt bevestigd om ze te laten uitvoeren.
Wat je teamgenoten zullen zien
Door de bliksemschicht zien je teamgenoten en jij het verschil in notificaties/taken van andere teamgenoten en welke zijn toegevoegd door een geautomatiseerde actie.
Volgende stappen?
Om nog meer tijd te besparen, kun je ook automatische acties instellen voor de funnel.