Met de afspraak planner stroomlijn je het inplan-proces en geef je je kandidaten de mogelijkheid om een geschikt tijdsslot te kiezen gebaseerd op de gekoppelde agenda's van je teamgenoten.

Je kunt afspraak planner links via e-mail delen. Wanneer kandidaten op deze link klikken, worden ze doorverwezen naar een landingspagina waar ze een geschikt tijdstip kunnen kiezen.

In dit artikel:

Om een afspraak planner link te maken, moet eerst je agenda gekoppeld zijn aan je Recruitee-account, zodat de afspraak planner je beschikbaarheid weet.

⚠️ De afspraak planner weet alleen je beschikbaarheid als je agenda gekoppeld is als een persoonlijke agenda.

Volg deze stappen om een afspraak planner link te maken:

1. Ga naar Instellingen > Workflow > Afspraak planner.

2. Klik op + Nieuwe afspraak planner link.

3. Geef je afspraak planner link een naam, bepaal het datumbereik en stel in na hoeveel dagen de link verloopt.

Het datumbereik van de afspraak planner bepaalt de tijdsspanne waarbinnen een kandidaat een tijdsslot kan kiezen nadat jij de link hebt verstuurd.

4. Stel je beschikbaarheid in bij 'Interviewers' en klik op Interviewers toevoegen om interviewers toe te voegen aan de afspraak planner link en hun beschikbaarheid aan te passen.

⚠️ Andere teamgenoten moeten hun agenda's ook gekoppeld hebben, zodat de afspraak planner mogelijke planningsconflicten kan detecteren.

5. Kies of je alle interviewers wilt uitnodigen of enkel de eerst beschikbare. Als je voor enkel de eerst beschikbare kiest, hoeft er van alle interviewers die zijn toegevoegd aan de Afspraak planner-link maar één interviewer beschikbaar te zijn voor het interview. Kandidaten kunnen hierdoor kiezen uit meer tijdsloten. Kies je Iedereen uitnodigen, dan kan een kandidaat alleen een interview inplannen op een moment dat alle interviewers tegelijkertijd beschikbaar zijn.

6. Bij Beschikbaarheidsinstellingen kun je optioneel Afspraken voor de hele dag negeren inschakelen, waarmee je kandidaten toestaat om hun interviews in te plannen gedurende je afspraken voor de hele dag.

7. Klik op Buffertijd toevoegen en pas de hoeveelheid tijd aan die je tussen je afspraken wilt, om te voorkomen dat ze direct op elkaar aansluiten.

8. Bij Beperk het aantal afspraken kies je het maximaal aantal afspraken die kandidaten dagelijks kunnen boeken met deze link.

9. Pas de afspraakduur en de frequentie van tijdsslots aan bij Start tijdslots iedere. Een hogere frequentie zorgt voor meer tijdssloten voor kandidaten om uit te kiezen.

10. Kies de soort afspraak, de locatie en de tijdszone van de afspraak. Wanneer een kandidaat een afspraak met jou inplant, wordt het in deze tijdszone toegevoegd aan je agenda. Bij de afspraakdetails zien jij en de kandidaat de afspraaktijd in jullie eigen individuele tijdszone, afhankelijk van de browserinstellingen.

11. Als je vergaderruimtes hebt gekoppeld aan je account, kun je één of meerdere vergaderruimtes automatisch inboeken zodra de kandidaat een afspraak heeft ingepland. De beschikbaarheid van de vergaderruimtes wordt dan ook meegenomen in de beschikbare tijdssloten voor de kandidaten.

12. Je kunt een notitie toevoegen die zichtbaar is voor de kandidaat of een privé-notitie die zichtbaar is voor teamgenoten in de afspraakuitnodiging.

13. Je kunt teamgenoten ook verzoeken om na het interview een evaluatieformulier in te vullen.

14. Klik op Link maken.