📌 Let op: dit artikel is vertaald met behulp van AI. Sommige woorden of details zijn mogelijk niet perfect.
Workflow-automatiseringen besparen je meer dan alleen tijd. Ze maken het wervingsproces soepeler voor zowel kandidaten als je team.
Zie ze als eenvoudige ”als dit gebeurt, doe dan dat”-regels, opgebouwd uit drie hoofdcomponenten: triggers, acties en voorwaarden.
Triggers starten de automatisering, zoals wanneer een kandidaat naar een nieuwe fase wordt verplaatst.
Acties zijn de taken die volgen, zoals het versturen van e-mails of het bijwerken van vacaturestatussen.
Voorwaarden zorgen ervoor dat acties alleen plaatsvinden wanneer aan specifieke criteria is voldaan.
Omdat ze niet aan slechts één funnelfase gebonden zijn, kunnen Workflow-automatiseringen reageren op gebeurtenissen op elk moment in het wervingsproces. Ze kunnen worden geactiveerd op basis van vacature-brede activiteiten of kandidaat-specifieke acties.
Ze ondersteunen verschillende scenario’s en helpen je om end-to-end workflows te creëren die tijd besparen, de kandidaatervaring verbeteren en teamwork vereenvoudigen.
Om de beste resultaten te behalen, volg je deze beste practices bij het creëren van Workflow-automatiseringen.
Beste practices voor Workflow-automatiseringen
Breng je ideale flow in kaart
Het kan verleidelijk zijn om direct in de automatisering te duiken, maar het is beter om eerst te plannen.
Begin met het schetsen van je ideale workflow op papier of in een document. Denk na over je doel en werk achteruit. Zorg er bijvoorbeeld voor dat een kandidaat nooit hoeft te wachten.
Definieer wat je wilt bereiken. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de kandidaat op de hoogte blijft en dat er tijdig follow-ups plaatsvinden.
Denk na over wat er moet gebeuren om je doel te bereiken. De laatste stap kan bijvoorbeeld zijn om een follow-up e-mail te sturen en een taak toe te wijzen aan de recruiter.
Creëer de logica. Bijvoorbeeld: wanneer een kandidaat te lang in een fase zit, stuurt het systeem automatisch een gepersonaliseerde follow-up e-mail en creëert het een taak voor de recruiter om de status van de kandidaat te controleren.
Begin klein, schaal dan op
We raden aan om te beginnen met de taken die je het vaakst uitvoert en die de meeste tijd in beslag nemen.
Bijvoorbeeld:
Kandidaatevaluaties: Wanneer een kandidaat naar een nieuwe fase verplaatst wordt, vraag dan automatisch een evaluatie aan bij de vacaturemanager of interviewers.
Funnelbeweging: Verplaats kandidaten automatisch naar de volgende fase zodra alle evaluaties zijn voltooid.
Meldingen: Stuur de recruiter een melding wanneer een nieuwe kandidaat aan een vacature wordt toegevoegd, of voeg een notitie of tag toe wanneer een kandidaat een specifieke fase bereikt.
💡 Tip: Gebruik een van onze kant-en-klare suggesties om veelvoorkomende automatiseringen zoals Vacature sluiten, Plaatsen op vacaturesites of E-mails sturen naar verlopen kandidaten in slechts een paar klikken in te stellen.
Zodra deze kernautomatiseringen goed werken, kun je overgaan op complexere flows.
Bijvoorbeeld:
Interviewautomatisering: Wanneer een kandidaat de interviewfase bereikt, stuur dan automatisch een planningslink, wijs interviewers toe en verstuur herinneringen. Stuur na het interview tevredenheidsenquêtes en creëer een taak voor de recruiter.
Zichtbaarheidscontrole: Wanneer een kandidaat naar de Aanbod-fase verplaatst wordt, trek dan de toegang voor eerdere interviewers in, zodat alleen beslissers en HR betrokken blijven.
Geavanceerde communicatie: Gebruik voorwaarden om e-mails of acties aan te passen op basis van kandidaat-tags, bronnen of afwijzingsredenen.
Zet kandidaten op de eerste plaats
Houd bij het instellen van automatiseringen rekening met hoe de kandidaat elke boodschap of actie zal waarnemen.
Het doel is ervoor te zorgen dat kandidaten zich gewaardeerd en geïnformeerd voelen, zelfs wanneer een groot deel van het proces automatisch verloopt.
✅ Wel doen:
Stuur bevestigingsberichten op sleutelmomenten. Laat kandidaten weten wanneer je hun sollicitatie hebt ontvangen of wanneer ze naar een nieuwe fase gaan. Deze updates stellen kandidaten gerust en tonen aan dat je hun tijd waardeert.
Houd kandidaten betrokken. Stuur recruiters automatisch een melding of stuur e-mails met de trigger Kandidaat is verlopen (te lang in een fase), zodat kandidaten niet te lang hoeven te wachten.
Vermijd vertragingen. Gebruik de trigger Alle evaluaties zijn voltooid om de kandidaat automatisch naar de volgende fase te verplaatsen zodra iedereen zijn feedback heeft gegeven.
Personaliseer e-mails. Voeg placeholders toe, zoals de naam en vacaturetitel van de kandidaat, zodat elke e-mail op maat aanvoelt en niet generiek is.
Betrek nieuwe werknemers. Gebruik de trigger Startdatum kandidaat is om een welkomst- of pre-boarding e-mail te sturen vóór hun eerste dag.
❌ Niet doen:
Stuur niet te veel meldingen naar kandidaten. Zorg altijd voor voldoende tijd tussen je geautomatiseerde berichten en vermijd het sturen van meerdere e-mails voor dezelfde trigger (zoals een bevestigings-e-mail vlak voor een “volgende stap” e-mail).
Gebruik geen generieke afwijzingsmails. Creëer gepersonaliseerde e-mails die de fase en de reden voor diskwalificatie weerspiegelen (bijv. een korte boodschap voor vroege fases en een meer gedetailleerde voor latere fases).
Gebruik geen automatisering voor gevoelige feedback. Je kunt statusupdates of logistiek automatiseren, maar lever gevoelig nieuws, zoals het intrekken van een aanbod, persoonlijk.
Test je workflows
Test je workflow-automatiseringen altijd voordat je ze gebruikt in een daadwerkelijke vacature-opening.
Stel je automatisering in een testomgeving of een concept-vacature in met een testkandidaat om het proces te simuleren en ervoor te zorgen dat elke actie werkt zoals verwacht.
Testen helpt je te voorkomen dat je ongewenste berichten verstuurt, onnodige wijzigingen aanbrengt in vacaturestatussen of verkeerde faseverplaatsingen uitvoert in je actieve rollen.
Volg en herhaal
Nadat je workflow live is, geef je deze een paar weken de tijd om de prestaties te evalueren. Focus op je huidige pijnpunten en kijk of deze verbeteren.
Let op veranderingen in de time-to-hire, de afhaakpercentages van kandidaten, de doorlooptijden van evaluaties, de responspercentages van kandidaten en de productiviteit van de recruiter.
Als je knelpunten niet zijn verbeterd, herzie dan je workflow-ontwerp. Bekijk de triggers, voorwaarden en acties opnieuw en breng de nodige wijzigingen aan.
Voorbeelden van Workflow-automatiseringen
Hier zijn enkele manieren waarop je Workflow-automatiseringen kunt gebruiken.
Tijdsbesparing en schaalbaarheid
Verplaats kandidaten door de funnel (bijv. nadat alle evaluaties zijn voltooid → verplaats ze naar de volgende fase).
Wijzig de status van een vacature (bijv. wanneer alle open functies zijn ingevuld, wijzig de vacaturestatus naar Gesloten).
Dien vacatures in bij vacaturesites zodra ze zijn gepubliceerd.
Stuur bevestigings-e-mails naar kandidaten die handmatig zijn toegevoegd.
Als je ons HRIS gebruikt, creëer dan automatisch een werknemersprofiel in Tellent HR zodra een kandidaat is aangenomen.
Kandidaatervaring
Stuur gepersonaliseerde afwijzingsmails op basis van de reden en de fase in de funnel.
Houd kandidaten op de hoogte van hun status (bijv. vertragingen of volgende stappen).
Stuur herinneringen voor interviews en details een vast aantal dagen vóór de geplande afspraak.
Teamwork
Deel kandidaten met of onttrek ze aan stakeholders die betrokken zijn bij specifieke funnelfases.
Vraag evaluaties aan bij recruiters of leden van het wervingsteam.
Stuur teamleden een melding wanneer een kandidaat een bepaalde fase bereikt of wanneer belangrijke taken zijn voltooid.
Creëer taken voor wervingsteams om te voltooien wanneer een kandidaat vordert.
Klaar om te bouwen?
Breng deze beste practices in de praktijk. Leer hoe je Workflow-automatiseringen instelt