Opmerking: dit artikel is vertaald met behulp van AI. Sommige woorden of details zijn mogelijk niet perfect.

Workflow-automatiseringen helpen je om repeterend werk te verminderen, kandidaten tijdig te informeren en deadlines te bewaken. In dit artikel lees je wat het beste werkt bij het plannen, inrichten, testen en verfijnen van je automatiseringen.

Zie elke automatisering als een eenvoudige „als dit gebeurt, doe dan dat”-regel, opgebouwd uit drie onderdelen:

Triggers starten de automatisering — bijvoorbeeld wanneer een kandidaat naar een nieuwe fase wordt verplaatst.
Voorwaarden zorgen ervoor dat acties alleen starten wanneer aan specifieke criteria wordt voldaan — bijvoorbeeld alleen als de kandidaat een bepaalde tag heeft.
Acties zijn de taken die volgen — bijvoorbeeld het versturen van een e-mail of het wijzigen van de vacaturestatus.

Je stelt workflow-automatiseringen in op vacatureniveau, niet op een afzonderlijke fase in de pipeline. Hierdoor kunnen ze reageren op gebeurtenissen in het gehele wervingsproces. Ze kunnen inspelen op acties van kandidaten (een nieuwe notitie, een voltooide beoordeling, een geplande afspraak) en op vacature-activiteit (een statuswijziging, vervulde posities, een verstreken datum).

Let op: Welke onderdelen je kunt automatiseren, hangt af van je abonnement. Binnen elk abonnement kun je automatiseringen starten zodra een kandidaat naar een fase verhuist of wordt gediskwalificeerd. Het Optimize-abonnement voegt alle overige triggers toe, evenals automatiseringen op vacatureniveau en acties zoals Verplaats naar volgende fase, Deel kandidaat en Wijzig vacaturestatus. Veel voorbeelden in dit artikel maken gebruik van deze functies. Opties die buiten je abonnement vallen, zijn gelabeld met Beschikbaar in Advance of Beschikbaar in Optimize. Om automatiseringen toe te voegen of te bewerken, heb je de machtiging „Geautomatiseerde acties beheren” nodig. Zie voor de installatiestappen Aan de slag met workflow-automatiseringen.

Breng je ideale proces in kaart

Het is verleidelijk om direct te beginnen met bouwen, maar een korte voorbereiding voorkomt herstelwerk achteraf.

Werk je ideale werkwijze eerst uit op papier of in een document. Begin bij je doel en redeneer terug naar de benodigde trigger, voorwaarden en acties. Als het doel bijvoorbeeld is dat geen enkele kandidaat te lang hoeft te wachten:

Bepaal wat je wilt bereiken: Houd de kandidaat op de hoogte en zorg voor tijdige opvolging.
Bepaal wat er moet gebeuren: Stuur de kandidaat een update en herinner de recruiter eraan poolshoogte te nemen.
Vertaal het naar een regel: Wanneer een kandidaat te lang in een fase blijft hangen, stuur dan een gepersonaliseerde follow-up-e-mail en maak een taak aan voor de recruiter om de status te controleren.

In Tellent Recruitee wordt dit één automatisering: de trigger Kandidaat is te laat, gevolgd door de acties Stuur een e-mail en Taak toevoegen.

Begin klein en breid geleidelijk uit

Begin met de taken die je team het vaakst uitvoert en die de meeste tijd kosten. Denk aan:

Kandidaatbeoordelingen: Vraag bij binnenkomst in een nieuwe fase direct een beoordeling aan bij de hiring manager of interviewers.
Doorstroom in de pipeline: Verplaats kandidaten automatisch naar de volgende fase zodra alle beoordelingen binnen zijn.
Team-follow-ups: Maak een taak aan voor de recruiter wanneer een nieuwe kandidaat wordt toegevoegd, of ken een notitie of tag toe zodra iemand een specifieke fase bereikt.

Tip: Wanneer je een nieuwe automatisering aanmaakt, kun je vanaf nul beginnen of een kant-en-klaar sjabloon kiezen. Voor automatiseringen op vacatureniveau zijn er sjablonen zoals: Vacature sluiten, Doorplaatsen naar vacaturebanken, E-mails sturen naar vertraagde kandidaten, Verplaatsen na beoordeling, Publicatie inplannen, Verplaatsen na geplande afspraak en Aannames doorsturen naar Tellent HR. Elk sjabloon is vooraf ingevuld, zodat je het alleen hoeft te controleren en op te slaan.

Zodra deze basisprocessen soepel draaien, kun je complexere scenario's inrichten:

Interview-opvolging: Zodra een afspraak is ingepland, verplaats je de kandidaat naar de gespreksfase. Is de afspraak voorbij, stuur dan een bedankmail (optioneel met een evaluatielink) en maak een taak aan voor de recruiter om feedback op te halen.
Zichtbaarheid beheren: Verhuist een kandidaat naar de fase Aanbod, gebruik dan de actie Stop met delen van kandidaat om de toegang in te trekken voor collega's die alleen in eerdere fasen betrokken waren. Zo blijven enkel de beslissers en HR over.
Communicatie op maat: Voeg voorwaarden toe om verschillende e-mails te sturen of andere acties te starten op basis van tags, bron of herkomst van de kandidaat.

Let op: Gebruik voor herinneringen aan gesprekken de speciale afspraakherinneringen in plaats van een workflow-automatisering. Deze worden kort vóór de afspraak verstuurd, terwijl een vertraagde e-mail uit een automatisering altijd een vast aantal dagen na de trigger wordt verzonden.

Stel de kandidaat centraal

Bedenk bij elke automatisering hoe de kandidaat een bericht of actie zal ervaren. Ook al verloopt veel op de achtergrond vanzelf, kandidaten moeten zich gewaardeerd en goed geïnformeerd voelen.

Wel doen

Belangrijke momenten bevestigen. Bevestig de ontvangst van de sollicitatie of de overgang naar een volgende ronde. Dit schept duidelijkheid en laat zien dat je hun tijd respecteert.
Kandidaten betrokken houden. Gebruik de trigger Kandidaat is te laat om een update te sturen of een herinneringstaak voor de recruiter klaar te zetten, zodat niemand te lang hoeft te wachten.
Vertraging voorkomen. Koppel de trigger Alle beoordelingen zijn voltooid voor kandidaat aan de actie Verplaats naar volgende fase, zodat kandidaten direct doorstromen zodra iedereen input heeft geleverd.
E-mails personaliseren. Voeg placeholders toe zoals [candidate.first] en [job_offer], zodat berichten persoonlijk aanvoelen. Deze velden worden automatisch ingevuld, bijvoorbeeld met de voornaam.
Nieuwe collega's verwelkomen. Gebruik de trigger Startdatum van kandidaat is om al vóór de eerste werkdag een welkomst- of pre-boardingmail te sturen.

Niet doen

Kandidaten overspoelen met berichten. Zorg voor voldoende tussenruimte tussen geautomatiseerde e-mails en vermijd twee berichten over dezelfde gebeurtenis (zoals een bevestiging direct gevolgd door een mail met instructies voor vervolgstappen). Gebruik de optie Verzend na bij de actie Stuur een e-mail om de verzending enkele dagen uit te stellen.
Algemene afwijzingen sturen. Koppel automatiseringen aan je diskwalificatieredenen, zodat de toon aansluit bij de reden en de fase. Houd het kort in een vroeg stadium en kies voor een persoonlijkere toelichting in latere rondes.
Gevoelig nieuws automatiseren. Automatiseer procesupdates en praktische zaken, maar breng delicaat nieuws — zoals het intrekken van een aanbod — altijd persoonlijk over.

Je workflows testen

Test een nieuwe automatisering altijd voordat je deze live zet op een actieve vacature. Zo voorkom je ongewenste e-mails, onbedoelde statuswijzigingen of kandidaten die in de verkeerde fase terechtkomen.

Maak een nieuwe vacature aan of kies een vacature waarvoor je niet actief werft.
Je kunt de status instellen op Intern gebruik.
Voeg de gewenste automatisering toe aan die vacature.
Voeg een testkandidaat toe — bijvoorbeeld jezelf met je eigen e-mailadres.
Activeer de trigger (versleep de testkandidaat bijvoorbeeld naar de betreffende fase) en controleer of elke actie naar wens verloopt.

Wanneer een automatisering start naar aanleiding van een actie die je zelf uitvoert, toont een venster de acties die klaarstaan. Je hebt enkele seconden de tijd om deze te bekijken, aan te passen, te pauzeren of te annuleren voordat ze daadwerkelijk plaatsvinden.

Let op: Automatiseringen kunnen elkaar opvolgen — bijvoorbeeld een faseovergang die een nieuwe automatisering in gang zet. Om oneindige lussen te voorkomen, stopt Tellent Recruitee automatisch na drie opeenvolgende automatiseringen.

Tip: Activeer je dezelfde automatisering binnen 30 minuten opnieuw (wat tijdens testen vaak gebeurt), dan vraagt Tellent Recruitee of je deze nogmaals wilt uitvoeren of wilt doorgaan zonder actie.

Meten en bijsturen

Geef een actieve automatisering een paar weken de tijd voordat je het effect beoordeelt. Richt je op de knelpunten die je wilde oplossen en controleer of er vooruitgang te zien is.

Let op veranderingen in:

Time-to-hire (doorlooptijd tot aanname)
Uitvalpercentages van kandidaten
Doorlooptijd van beoordelingen
Responspercentages van kandidaten
Productiviteit van het recruitmentteam

Om te zien wat je automatiseringen hebben gedaan, open je een vacature, ga je naar Activiteit en filter je op Automatiseringen. Je kunt deze activiteiten ook terugvinden op het individuele kandidaatprofiel.

Als een automatisering niet liep zoals verwacht, controleer dan eerst de trigger, voorwaarden en acties. Verifieer daarnaast of de vacature niet op concept of gearchiveerd staat en of de kandidaat aan de ingestelde criteria voldoet.

Blijft een knelpunt bestaan? Bekijk je opzet dan opnieuw en pas de triggers, voorwaarden of acties waar nodig aan.

Tijd besparen en opschalen

Kandidaten door de pipeline leiden: Verplaats de kandidaat automatisch naar de volgende ronde zodra alle beoordelingen binnen zijn.
Vervulde vacatures sluiten: Wijzig de status automatisch naar Gesloten zodra alle plekken bezet zijn. De vacature verdwijnt direct van je werken-bij-site en van de gekoppelde vacaturebanken.
Nieuwe vacatures uitzetten: Stuur gepubliceerde vacatures direct door naar de gekozen vacaturebanken. De verwerking hiervan kan tot twee dagen duren.
Handmatige toevoegingen bevestigen: Stuur automatisch een bevestigingsmail zodra een kandidaat handmatig aan een vacature wordt toegevoegd (herkomst Handmatig).
Nieuwe krachten overdragen: Maak je gebruik van Tellent HR? Stuur aangenomen kandidaten automatisch door met de actie Verzend naar Tellent HR. Alleen profielen met voornaam, achternaam en e-mailadres worden overgezet.

De kandidaatervaring versterken

Stuur afwijzingen op maat, afgestemd op de diskwalificatiereden en de pipeline-fase.
Houd kandidaten proactief op de hoogte van eventuele vertraging of vervolgstappen.
Stuur enkele dagen voor aanvang een welkomstbericht naar de nieuwe medewerker.

Samenwerken als team

Deel kandidaten met teamleden die betrokken zijn bij een specifieke fase en stop met delen zodra die ronde voorbij is.
Vraag gericht evaluaties aan bij recruiters of leden van het hiring team.
Plaats automatisch een notitie of taak voor het team zodra een kandidaat een bepaalde fase bereikt of taken zijn afgerond.
Wijs volgers toe aan een kandidaatprofiel, zodat de juiste collega's automatisch op de hoogte blijven.

Veelgestelde vragen

Waarom zie ik niet alle triggers die in dit artikel staan?

De meeste triggers buiten „kandidaat verhuist naar een fase” en „kandidaat is gediskwalificeerd” vallen onder het Optimize-abonnement. Als een trigger niet binnen je pakket valt, verschijnt deze in een apart overzicht met een upgrade-mogelijkheid.

Werken automatiseringen ook bij conceptvacatures?

Nee. Automatiseringen zijn alleen actief op vacatures die niet gearchiveerd zijn en niet in de conceptstatus staan.

Kan ik een automatisering annuleren nadat deze is gestart?

Wanneer een automatisering start door een handeling die je zelf uitvoert, heb je enkele seconden de tijd om de acties te pauzeren, te bewerken of te annuleren voordat ze worden uitgevoerd.