Workflow-automatiseringen besparen je meer dan alleen tijd. Ze maken het wervingsproces soepeler voor zowel kandidaten als je team.
Je kunt ze zien als eenvoudige “als dit gebeurt, doe dan dat”-regels, opgebouwd uit drie belangrijke onderdelen: triggers, acties en voorwaarden.
Triggers starten de automatisering, bijvoorbeeld wanneer een kandidaat naar een nieuwe fase wordt verplaatst.
Acties zijn de taken die daarop volgen, zoals het versturen van e-mails of het bijwerken van de status van een vacature.
Voorwaarden zorgen ervoor dat acties alleen worden uitgevoerd wanneer aan specifieke criteria wordt voldaan.
Omdat ze niet aan één specifieke pijplijnfase zijn gekoppeld, kunnen Workflow-automatiseringen reageren op gebeurtenissen op elk moment in het wervingsproces. Ze kunnen worden geactiveerd op basis van activiteiten in de vacature of acties van specifieke kandidaten.
Ze ondersteunen allerlei scenario’s, waardoor je complete workflows, van begin tot eind, kunt creëren die tijd besparen, de kandidaatervaring verbeteren en de samenwerking binnen teams eenvoudiger maken.
Volg deze best practices bij het maken van Workflow-automatiseringen om de beste resultaten te behalen.
______________________________________________________________________________________
Best practices voor Workflow-automatiseringen
Breng je ideale flow in kaart
Het is verleidelijk om meteen te beginnen met het aanmaken van automatiseringen, maar het is beter om eerst te plannen.
Begin met het uitschrijven van je ideale workflow op papier of in een document. Denk na over je doel en werk van daaruit terug. Zorg er bijvoorbeeld voor dat een kandidaat nooit onnodig hoeft te wachten.
Definieer wat je wilt bereiken. Bijvoorbeeld: Houd de kandidaat op de hoogte en zorg voor tijdige follow-ups.
Bedenk wat er moet gebeuren om je doel te bereiken. Bijvoorbeeld: de laatste stap is het sturen van een follow-up e-mail en het toewijzen van een taak aan de recruiter.
Creëer de logica. Bijvoorbeeld: wanneer een kandidaat te laat is opgevolgd, stuurt het systeem automatisch een gepersonaliseerde follow-up e-mail en maakt het een taak aan voor de recruiter om de status van de kandidaat te controleren.
Begin klein, breid daarna uit
We raden aan om te beginnen met de taken die je het vaakst uitvoert en die de meeste tijd kosten.
Bijvoorbeeld:
Kandidaatbeoordelingen: Wanneer een kandidaat naar een nieuwe fase gaat, vraag automatisch een evaluatie aan bij de vacaturemanager of de interviewers.
Voortgang in de funnel: Verplaats kandidaten automatisch naar de volgende fase zodra alle evaluaties zijn afgerond.
Meldingen: Breng de recruiter op de hoogte wanneer een nieuwe kandidaat aan een vacature wordt toegevoegd, of voeg een notitie of tag toe wanneer een kandidaat een specifieke fase bereikt.
💡Tip: Gebruik een van onze kant-en-klare suggesties om veelvoorkomende automatiseringen, zoals Vacature sluiten, Plaatsen op vacaturesites of E-mails versturen kandidaten die te lang wachten, in slechts een paar klikken in te stellen. |
Zodra deze basisautomatiseringen goed werken, kun je doorgaan met meer complexe workflows.
Bijvoorbeeld:
Interviewautomatisering: Wanneer een kandidaat de interviewfase bereikt, stuur dan automatisch een planningslink, wijs interviewers toe en stuur herinneringen. Stuur na het interview een tevredenheidsonderzoek en creëer een taak voor de recruiter.
Zichtbaarheidsbeheer: Wanneer een kandidaat naar de aanbodfase gaat, trek dan de toegang voor eerdere interviewers in, zodat alleen beslissers en HR betrokken blijven.
Geavanceerde communicatie: Gebruik condities om e-mails of acties aan te passen op basis van kandidaat-tags, bronnen of afwijzingsredenen.
Zet de kandidaat centraal
Houd bij het instellen van automatiseringen rekening met hoe de kandidaat elke boodschap of actie zal ervaren.
Het doel is om ervoor te zorgen dat kandidaten zich gewaardeerd en geïnformeerd voelen, zelfs wanneer een groot deel van het proces automatisch verloopt.
✅ Doen:
Stuur bevestigingsberichten op belangrijke momenten. Laat kandidaten weten wanneer je hun sollicitatie ontvangt of wanneer ze naar een nieuwe fase gaan. Deze updates stellen kandidaten gerust en laten zien dat je hun tijd waardeert.
Houd kandidaten betrokken. Stel automatische meldingen in voor recruiters of e-mails met de trigger Kandidaat is te laat opgevolgd, zodat kandidaten niet te lang moeten wachten.
Voorkom vertragingen. Gebruik de trigger Alle evaluaties zijn voltooid om kandidaten automatisch naar de volgende fase te verplaatsen zodra iedereen feedback heeft gegeven.
Personaliseer e-mails. Voeg placeholders toe, zoals de naam en functietitel van de kandidaat, zodat elke e-mail persoonlijk aanvoelt, niet generiek.
Betrek nieuwe werknemers. Gebruik de trigger Startdatum kandidaat is om een welkomst- of pre-boarding e-mail te sturen voor hun eerste werkdag.
❌ Niet doen:
Stuur niet te veel meldingen naar kandidaten. Houd voldoende tijd tussen je geautomatiseerde berichten en vermijd dubbele e-mails voor dezelfde trigger (zoals een bevestiging direct gevolgd door een “volgende stap”-bericht).
Gebruik geen standaard afwijsmails. Maak gepersonaliseerde e-mails die passen bij de fase en de reden van afwijzing (bijv. een korte boodschap in een vroege fase en een uitgebreidere in een latere fase).
Gebruik geen automatisering voor gevoelige feedback. Je kunt statusupdates of logistiek automatiseren, maar lever gevoelig nieuws, zoals het intrekken van een aanbod, persoonlijk.
Test je workflows
Test je Workflow-automatiseringen altijd voordat je ze gebruikt in een echte openstaande vacature.
Stel je automatisering in in een testomgeving of in een conceptvacature met een testkandidaat om het proces te simuleren en te controleren of elke actie werkt zoals verwacht.
Testen helpt voorkomen dat je ongewenste berichten verstuurt, onnodige wijzigingen aan vacaturestatussen doorvoert of kandidaten per ongeluk naar een verkeerde fase verplaatst in je actieve vacatures.
Volg en optimaliseer
Zodra je workflow live is, neem dan een paar weken de tijd om de prestaties te evalueren. Focus op je huidige pijnpunten en kijk of die verbeteren.
Let op veranderingen in wervingstijd, uitvalpercentages van kandidaten, doorlooptijden van evaluaties, responspercentages van kandidaten en productiviteit van recruiters.
Als je knelpunten niet zijn verbeterd, herzie dan het ontwerp van je workflow. Controleer de triggers, condities en acties, en voer de nodige wijzigingen door.
______________________________________________________________________________________
Voorbeelden van Workflow-automatiseringen
Hier zijn enkele manieren waarop je Workflow-automatiseringen kunt gebruiken.
Tijdsbesparing en schaalbaarheid
Verplaat kandidaten door de funnel (bijv. zodra alle evaluaties zijn voltooid → verplaats naar de volgende fase).
Verander de status van een vacature (bijv. wanneer alle openstaande posities zijn ingevuld → verander de vacaturestatus naar Gesloten).
Plaats vacatures op vacaturesites zodra ze zijn gepubliceerd.
Stuur bevestigings-e-mails naar kandidaten die handmatig zijn toegevoegd.
Als je ons HRIS gebruikt, maak dan automatisch een werknemersprofiel aan in Tellent HR zodra een kandidaat is aangenomen.
Kandidaatervaring
Stuur gepersonaliseerde afwijzings-e-mails op basis van de reden en de fase in de funnel.
Houd kandidaten op de hoogte van hun status (bijv. vertragingen of volgende stappen).
Stuur interviewherinneringen en details een vast aantal dagen voor het geplande interview.
Samenwerking binnen het team
Deel met stakeholders die betrokken zijn bij specifieke fases in de funnel. Je kan ook het delen van kandidaten weer intrekken.
Vraag evaluatiesn aan bij recruiters of leden van het wervingsteam.
Breng teamleden op de hoogte wanneer een kandidaat een bepaalde fase bereikt of wanneer belangrijke taken zijn voltooid.
Maak taken aan voor wervingsteams die uitgevoerd moeten worden zodra een kandidaat een stap verder gaat.
______________________________________________________________________________________
Klaar om te bouwen?
Implementeer deze best practices. Leer hoe je Workflow-automatiseringen instelt.