Avant d'embaucher de nouveaux employés, vous devrez faire approuver par votre entreprise les conditions spécifiques au poste à pourvoir. Pour ce faire, vous devrez créer des demandes d'ouverture de poste.︎
Pour commencer à créer des demandes d'ouverture, vous devez d'abord vous rendre dans le module Demandes d'ouverture de poste. Vous le trouverez dans le côté gauche du menu principal.
Ce module vous permet d'avoir une meilleure visibilité sur toutes les demandes d'ouverture de poste qui ont été faites. Vous pourrez cliquer sur les filtres en haut afin de voir toutes les demandes d'ouverture de poste, celles qui sont en attente d'une approbation et celles que vous avez demandées.︎
Il existe cinq statuts pour les demandes d'ouverture de poste : en cours d'élaboration, en attente, approuvée, refusée et pourvue.︎
Pour créer une nouvelle demande d'ouverture, cliquez sur le bouton Nouvelle demande d'ouverture de poste. Vous pouvez choisir de commencer par une demande d'ouverture de poste vierge ou de dupliquer une demande existante.
Donnez ensuite un titre à votre demande d'ouverture de poste. Vous devrez alors sélectionner soit un département, soit un processus de validation existant. Ceci dépend de votre configuration.
📌Si vous avez choisi d'assigner vos processus en fonction des départements, un processus sera assigné automatiquement en fonction du département que vous choisissez chaque fois que vous créez une demande d'ouverture. Cliquez ici pour savoir comment faire.
Cliquez sur Sauvegarder pour que votre demande d'ouverture de poste soit créée en tant que projet en cours d'élaboration.
Après avoir créé votre demande d'ouverture, vous serez guidé vers une nouvelle page comportant plusieurs onglets :︎
Informations : les informations nécessaires pour compléter la demande d'ouverture de poste. Ces champs sont sélectionnés dans Paramètres > Flux de travail > Approbation de la demande d'ouverture de poste > Formulaire de demande d'ouverture de poste.
📌 Les champs dans l'onglet Informations sont basés sur les paramètres du formulaire de demande d'ouverture de poste. Tous les champs fournis dans le formulaire de demande d'ouverture de poste doivent être remplis avant de pouvoir être soumis pour une approbation.︎
📌 Lorsque vous remplissez les informations de la demande d'ouverture de poste, vous devez sélectionner le nombre de postes à pourvoir pour lesquels vous serez autorisé à embaucher.
Processus de validation : permet d'afficher les demandes d'ouverture d'un poste et les étapes nécessaires à l'approbation de la demande d'ouverture de poste. Vous pourrez surveiller à quelle étape du processus se trouve la demande et même modifier le processus si la demande n'a pas encore été approuvée.︎
Notes : partagez des notes avant et après l'approbation.︎
Fichiers : joignez les fichiers nécessaires à la demande d'ouverture de poste.︎
Offres d'emploi : créez ou surveillez les offres d'emploi liées à cette demande d'ouverture. Cette option n'apparaît qu'une fois la demande d'ouverture de poste approuvée.︎
Embauches : affichez les embauches liées à cette demande d'ouverture de poste. Les données n'apparaîtront ici que lorsque des embauches auront été effectuées dans les offres d'emploi liées à cette demande d'ouverture.︎
Équipe : permet d'afficher l'équipe impliquée dans cette demande d'ouverture de poste.︎
Activité : affichez les logs de la demande d'ouverture de poste.︎
📌 Vous pouvez utiliser le champ de contexte général pour ajouter à la demande d'ouverture de poste des informations qui ne sont pas mentionnées dans les autres champs d'information. Avant d'envoyer une approbation, vous aurez également la possibilité d'ajouter un commentaire, une note ou la possibilité de joindre un fichier à la demande d'ouverture elle-même.︎
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Gardez à l'esprit que vos processus étant basés sur le département, le processus sera automatiquement ajusté à votre sélection de département. Assurez-vous de sélectionner la bonne valeur dans le champ Département qui se trouve dans l'onglet Informations.
Configuration des membres d'équipe
Les membres de l'équipe chargée des demandes d'ouverture de poste pourront collaborer sur une demande d'ouverture tout en définissant les exigences d'un nouveau poste et en suivant le processus de recrutement.︎
En fonction du rôle et des permissions d'un utilisateur, il sera ajouté automatiquement à une demande d'ouverture ou devra être ajouté manuellement.︎
Tous les administrateurs ont accès à toutes les demandes de poste dans votre entreprise.︎
Les personnes assignées en tant qu'approbateurs seront automatiquement ajoutées aux demandes d'ouverture de poste une fois que le processus aura été assigné. Elles commenceront à recevoir des notifications lorsque le statut d'une demande d'ouverture de poste passera au statut En attente. Si vous modifiez les approbateurs ou le processus, ces membres d'équipe seront ajoutés automatiquement.︎
Si les champs Responsable d'équipe et Recruteur sont ajoutés au formulaire de demande d'ouverture de poste, et que vous assignez des personnes à ce rôle, elles seront également automatiquement ajoutées en tant que membres d'équipe.︎
Toute autre personne avec laquelle vous souhaitez collaborer devra être ajoutée manuellement à l'équipe responsable des demandes d'ouverture de poste.
📌 Tous les membres d'équipe ajoutés peuvent être affichés et gérés dans le coin supérieur droit de la demande d'ouverture de poste.
Statut des demandes d'ouverture de poste
Une fois qu'une demande d'ouverture de poste est créée, elle apparaît sous l'un des cinq statuts suivants :︎
En cours d'élaboration : après la création d'une demande d'ouverture de poste, mais avant qu'elle ne soit envoyée pour approbation, elle est enregistrée en tant que projet en cours d'élaboration. Les demandes ayant ce statut ne nécessitent pas de remplir tous les champs, mais seulement le titre de la demande et, selon vos paramètres, le département. Cela permet aux utilisateurs de collaborer facilement avec d'autres personnes tout en rassemblant toutes les informations nécessaires à l'ouverture d'un nouveau poste.︎
En attente : lorsqu'une demande d'ouverture a été envoyée pour approbation, son statut passera à En attente. Cela signifie que le processus de validation a déjà commencé, mais qu'il n'est pas encore terminé.
📌 Les approbateurs seront avertis lorsqu'une demande de poste à pourvoir doit être validée. Ils devront vérifier toutes les données et décider de l'approuver ou de la refuser. Vous pouvez suivre le processus de validation et voir à quelle étape il se trouve à partir de l'onglet Processus de validation.
Refusée : le statut d'une demande d'ouverture de poste passera à Refusée lorsqu'un approbateur la rejette. Vous devrez obligatoirement indiquer la raison pour laquelle la demande d'ouverture de poste a été refusée. Cette raison sera visible dans les onglets Informations et Processus de validation une fois la demande d'ouverture de poste soumise. Pour finaliser la demande, vous devrez la mettre à jour et soumettre une nouvelle demande d'ouverture de poste.
Approuvée : lorsque tous les approbateurs assignés ont approuvé la demande d'achat, son statut passe à Approuvé. Cela signifie que vous pourrez officiellement créer une offre d'emploi avec une demande d'ouverture de poste assignée et commencer à recruter. Vous pourrez publier des offres d'emploi ou suivre vos recrutements directement à partir de la demande d'ouverture.︎
Pourvue : chaque demande d'ouverture de poste est assignée à un certain nombre de postes à pourvoir qui seront remplis par les candidats embauchés. Une fois que les candidats ont été embauchés pour tous les postes à pourvoir, la demande d'ouverture de poste passera au statut Pourvue. Vous ne pourrez alors plus utiliser cette demande d'ouverture pour engager d'autres candidats.
Une fois que votre demande d'ouverture de poste est prête, vous pouvez l'envoyer et commencer le processus de validation !
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