Travailler avec des modèles d'e-mail
Recruitee propose des modèles d'e-mail par défaut, mais vous pouvez également créer ou modifier les vôtres. Pour ce faire, allez dans Paramètres > Modèles > Modèles d'e-mail.
📌Votre rôle de recrutement doit avoir accès à l'option Gérer les modèles pour pouvoir créer/modifier les modèles d'e-mail.
Ce que vous allez découvrir dans cet article :
Les différents types de modèles d'e-mail
Lorsque vous créez un nouveau modèle d'e-mail, vous pouvez choisir parmi trois types de modèles différents :
des modèles d'e-mail généraux qui vous aideront à accélérer votre flux de travail. Vous pouvez envoyer des modèles d'e-mails généraux (en vrac) aux candidats ou les utiliser pour des actions automatiques.
des modèles d'e-mails de confirmation automatique. Ces modèles sont utilisés pour les e-mails de confirmation automatique lorsque des candidats postulent à l’une de vos offres d'emploi. Si vous avez activé plusieurs langues sur votre compte, vous pourrez créer des modèles d'e-mails de confirmation automatique dans plusieurs langues.
des modèles d'e-mail d'invitation à un événement. Ces modèles sont utilisés pour planifier des événements avec vos candidats. Ils contiennent également un champ spécifique pour les informations relatives à l'événement.
Créer des modèles d'e-mail personnalisés
1. Cliquez sur + Nouveau modèle.
2. Donnez un nom de référence à votre modèle et sélectionnez le type de modèle souhaité.
3. Commencez à écrire votre e-mail :
commencez par l'objet de votre e-mail. Ceci est le sujet de l'e-mail envoyé aux candidats. Vous pouvez utiliser des espaces réservés comme [offre_emploi] pour remplir automatiquement les données correctes dans l'e-mail envoyé. Cliquez sur ce lien pour en savoir plus sur l'utilisation des espaces réservés.
rédigez ensuite le corps de votre e-mail. C'est le texte principal qui sera envoyé aux candidats. Vous pouvez également utiliser des espaces réservés dans ce texte.
utilisez les boutons de l'éditeur pour insérer des hyperliens et des images. Vous pouvez également utiliser le langage HTML dans votre modèle.
Vous disposez aussi de la possibilité d'insérer un questionnaire, un lien vers le planificateur, des liens vers le règlement RGPD ou un fichier en pièce jointe.
4. Définissez la visibilité du modèle d'e-mail.
Visible par tous : tous les membres de votre équipe disposant d'un rôle de recrutement approprié pourront accéder aux modèles d'e-mail et les utiliser. Remarque : le modèle d'e-mail sera placé dans la catégorie Équipe.
Visible par les personnes sélectionnées : seuls les membres de votre équipe et/ou les rôles de recrutement sélectionnés pourront voir ce modèle d'e-mail.
Visible uniquement par moi : vous êtes la seule personne à pouvoir accéder au modèle d'e-mail et à l'utiliser. Remarque : le modèle d'e-mail sera placé dans la catégorie Privé.
5. Cliquez sur Enregistrer.
Modifier vos modèles d'e-mail
Cliquez sur le modèle d'e-mail que vous souhaitez modifier. Vous pouvez modifier le nom, le sujet, le texte et la visibilité du modèle d'e-mail, ainsi que dupliquer le modèle. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé la modification.
Réorganiser vos modèles d'e-mail
À partir de l'affichage de la liste, déplacez le modèle d'e-mail vers l'emplacement souhaité.
Comment envoyer un modèle d'e-mail à un candidat ?
1. Allez dans le profil d'un candidat et sélectionnez l'onglet E-mail.
2. Cliquez sur Nouvel e-mail ou Répondre pour commencer à composer un nouvel e-mail.
3. Cliquez sur Insérer et sélectionnez ensuite Modèles d'e-mail pour choisir l'un de vos modèles d'e-mail dans le menu déroulant.
Les espaces réservés du modèle d'e-mail sélectionné seront automatiquement remplis avec les données correspondantes. Si votre candidat est assigné à plus d'une offre d'emploi, assurez-vous qu'il s'agit de la bonne offre.
⚠️ Les espaces réservés insérés dans la ligne d'objet d'un e-mail n'apparaîtront pas dans l'aperçu lorsque vous rédigez un e-mail.
4. Cliquez sur Envoyer.
⚠️ Pour que les espaces réservés interpolent correctement les données, insérez toujours un modèle d'e-mail via le menu déroulant. Sélectionnez les espaces réservés dans la barre des espaces réservés, ou dans le menu déroulant après avoir saisi un crochet et quelques caractères. Ne copiez pas les modèles d'e-mail dans l'éditeur et évitez d'introduire manuellement les espaces réservés. Il se pourrait alors qu'ils ne puissent pas interpoler les données et que les candidats reçoivent des e-mails avec des espaces réservés au lieu de leurs données. Cliquez sur ce lien pour en savoir plus sur l'utilisation des espaces réservés.
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