Grâce à la synchronisation, vous pouvez envoyer des e-mails aux candidats depuis votre messagerie professionnelle ou directement dans Tellent Recruitee.
Chaque message est automatiquement enregistré sur le profil du candidat et dans la messagerie Recruitee, afin que votre équipe de recrutement ait toujours accès à l’intégralité de la conversation.
Comment ça marche
La synchronisation fonctionne dans les deux sens :
Les e-mails envoyés via Recruitee apparaîtront dans votre boîte mail professionnelle.
Les e-mails envoyés depuis votre messagerie professionnelle apparaîtront dans Recruitee.
Recruitee scanne les en-têtes d’e-mail (À, De, Objet) pour s’assurer que seuls les e-mails liés aux candidats sont synchronisés.
Toute les communications synchronisées sont stockées temporairement dans Recruitee. Les messages sont automatiquement supprimés si un candidat est supprimé.
📌 Remarque : Recruitee détecte et supprime automatiquement les adresses e-mail internes afin d’empêcher les conversations confidentielles d’apparaître sur les profils des candidats. Cliquez ici pour en savoir plus.
Bonnes pratiques pour la synchronisation des e-mails
Faites attention lorsque vous transférez des e-mails. Le transfert d’un e-mail de candidat crée un nouveau fil de discussion dans Recruitee. Ce fil apparaîtra sur le profil du candidat, même si le candidat n’est pas inclus dans l’e-mail.
|
Archivez les offres après le recrutement. Une fois qu’une offre est archivée, la synchronisation entre votre messagerie et les candidats associés à cette offre s’arrête. Les messages ultérieurs n’apparaîtront pas dans Recruitee. |
Transférez les CV d’une boîte mail partagée vers votre messagerie Recruitee. Une même boîte mail (partagée) ne peut pas être connectée à plusieurs comptes utilisateurs Recruitee.
Ainsi, si vous avez une adresse e-mail générale pour les candidatures (comme jobs@votreentreprise.fr), vous pouvez facilement transférer ces CV vers votre messagerie d’entreprise Recruitee. |
Évitez de déplacer les e-mails vers d’autres dossiers. Recruitee ne synchronise que les e-mails situés dans les dossiers marqués comme entrants ou sortants. Si vous déplacez des e-mails dans d’autres dossiers, ils risquent de ne pas être synchronisés. |
Empêcher la synchronisation des e-mails internes
Lorsque des employés postulent en interne avec leur adresse e-mail professionnelle, certaines conversations privées internes peuvent être synchronisées sur leur profil de candidat.
Pour éviter cela, Recruitee supprime automatiquement les adresses e-mail appartenant aux utilisateurs de Recruitee ou correspondant aux domaines internes de l’entreprise.
E-mails des membres de l’équipe : si un candidat partage la même adresse e-mail qu’un utilisateur Recruitee de votre entreprise, cet e-mail sera supprimé de son profil.
Domaines internes : vous pouvez définir des domaines d’entreprise spécifiques qui ne doivent jamais être synchronisés. Si l’e-mail d’un candidat correspond à l’un de ces domaines, il sera automatiquement supprimé de son profil.
📌 Remarque : Dans les deux cas, le système supprime l’adresse e-mail du profil du candidat pour empêcher la synchronisation. Un encadré d’information apparaîtra pour expliquer ce changement.
Configurer les domaines de messagerie internes
📌 Remarque : Seul un administrateur peut configurer les domaines internes.
Vous pouvez ajouter des domaines de messagerie d’entreprise pour arrêter la synchronisation des messages des candidats internes qui postulent avec leur e-mail professionnel.
Pour ce faire :
1. Dans Tellent Recruitee, accédez à Paramètres > Paramètres de l’entreprise> E-mails.
2. À côté de Domaines internes, cliquez sur Modifier.
3. Cliquez sur + Ajouter un domaine de messagerie.
4. Indiquez le ou les domaines de messagerie internes que vous souhaitez exclure de la synchronisation.
5. Cliquez sur Sauvegarder.
Synchroniser votre messagerie
Trois types de messageries sont pris en charge :
Gmail
Gmail
1. Accédez à Paramètres > Mon compte > Profil et recherchez les Paramètres de messagerie.
2. Sous Fournisseur de messagerie, cliquez sur Connecter à côté de Google (Gmail).
3. Cliquez sur Connecter. Cela vous redirigera vers la page de connexion de Google.
4. Suivez les instructions fournies par Google.
Une fois la synchronisation activée, les e-mails des candidats des dernières 24 heures seront synchronisés. Les conversations plus anciennes ne peuvent pas être synchronisées.
Outlook/Exchange
Outlook/Exchange
1. Accédez à Paramètres > Mon compte > Profil et recherchez les Paramètres de messagerie.
2. Sous Fournisseur de messagerie, cliquez sur Connecter à côté de Microsoft (Outlook/Exchange).
3. Cliquez sur Connecter. Cela vous redirigera vers la page de connexion de Microsoft (Outlook/Exchange).
4. Autorisez Recruitee à accéder à vos informations Microsoft en cliquant sur Oui.
5. Vous serez redirigé vers Recruitee.
Le système vérifiera les 100 derniers e-mails et synchronisera ceux envoyés ou provenant des candidats. Les conversations plus anciennes ne peuvent pas être synchronisées.
Autres messageries
Autres messageries
Nous prenons en charge la connexion à d’autres boîtes mail via IMAP/SMTP.
1. Accédez à Paramètres > Mon compte > Profil et recherchez les Paramètres de messagerie.
2. Sous Fournisseur de messagerie, cliquez sur Connecter à côté d’Autre messagerie.
3. Renseignez l’adresse e-mail que vous souhaitez synchroniser, ainsi que votre nom d’utilisateur, votre mot de passe et les paramètres SMTP et IMAP.
Une fois la synchronisation activée, les e-mails des candidats des 14 derniers jours seront synchronisés.
Déconnecter votre messagerie synchronisée
Pour déconnecter votre boîte mail de Recruitee, connectez d’abord la messagerie Recruitee.
1. Allez dans Paramètres > Mon compte > Profil pour accéder aux paramètres de messagerie.
2. Cliquez sur Activer à côté de Recruitee.
3. Remplissez une adresse e-mail et cliquez sur Utiliser cet e-mail.
4. La messagerie Recruitee est maintenant active et votre messagerie personnelle est désynchronisée.
Connecter une messagerie partagée
1. Accédez à Paramètres > Gestion générale > Messageries partagées.
2. Cliquez sur + Nouvelle messagerie, puis sélectionnez votre fournisseur ou cliquez sur Autre.
3. Pour Google et Microsoft, vous serez redirigé vers la page de connexion correspondante.
4. Saisissez les identifiants de connexion de l’adresse e-mail. Vous serez ensuite redirigé vers Recruitee, où vous verrez que l’adresse a bien été connectée.
5. Pour les autres messageries, vous devrez saisir toutes les informations requises.
6. Saisissez la signature de la messagerie.
7. Définissez qui peut voir la messagerie partagée.
8. Cliquez sur Connecter.
Articles connexes |