Mit der RSVP-Funktion kannst du jetzt Einladungen zu Recruitee-Ereignissen annehmen oder ablehnen – und alle Teilnehmenden sehen deine Antwort.
⚠️ Damit alle Vorteile der RSVP-Funktion nutzbar sind, muss der*die Organisator*in des Ereignisses den Kalender synchronisiert haben.
📌 Wie du deinen Kalender synchronisierst, erfährst du in diesem Artikel.
Wenn Kalender synchronisiert sind, wird das Ereignis im Google- oder Microsoft-Kalender des*der Organisator*in eingetragen und alle Teilnehmenden – einschließlich der Kandidat*innen – werden eingeladen. Alle Teilnehmenden sehen das gleiche Ereignis in ihrem Kalender und können ihre RSVP-Antwort geben, die auch für andere sichtbar ist.
Ereignisse, die über Planer-Links geplant werden, funktionieren genauso – daher ist es wichtig, dass auch hier der Kalender des*der Organisator*in synchronisiert ist.
📌 Wenn du Google Meet für Videocalls nutzt, wird der*die ausgewählte „Host“ zum/zur Organisator*in des Ereignisses.
RSVP-Antworten in Recruitee anzeigen
Ein zentrales Element der RSVP-Funktion ist die Möglichkeit, die Antworten aller Teilnehmenden eines Ereignisses direkt in Recruitee zu sehen. Wenn du also dein nächstes Interview vorbereitest, erkennst du sofort, wer am Meeting teilnimmt, wer abgesagt hat und von wem du noch eine Antwort erwartest.
Benachrichtigungen und Aktivitäten
Neben der Anzeige der RSVP-Antworten in Recruitee bekommst du auch jedes Mal eine Benachrichtigung, wenn jemand antwortet – so bleibst du immer auf dem Laufenden. Die RSVP-Antworten werden außerdem im Tab „Aktivität“ im Kandidat*innen-Profil protokolliert.
RSVP-Optionen in E-Mails
Falls Nutzer*innen ihren Kalender nicht synchronisieren können, können RSVP-Optionen auch per E-Mail an Teilnehmende verschickt werden. Die RSVP-Optionen werden der E-Mail beigefügt, wenn die Einladung ausschließlich per E-Mail und nicht über den Kalender gesendet wird. Um zu antworten, klicken die Teilnehmenden einfach auf den Button „Annehmen oder ablehnen“.
Dadurch gelangen sie zu einer separaten RSVP-Seite mit allen Informationen und Optionen zu diesem Ereignis. Jede Antwort auf dieser Seite wird in der Ereignisübersicht in Recruitee sichtbar sein.
FAQ
Wenn mein Google-/Microsoft-Kalender jetzt Einladungen zu Ereignissen an Teilnehmende verschickt, bedeutet das, dass die Teilnehmenden doppelte Einladungen bekommen?
Wenn mein Google-/Microsoft-Kalender jetzt Einladungen zu Ereignissen an Teilnehmende verschickt, bedeutet das, dass die Teilnehmenden doppelte Einladungen bekommen?
Wenn du als Organisator*in deinen Kalender synchronisiert hast, um die RSVP-Funktion zu nutzen, und zusätzlich E-Mail-Einladungen über Recruitee verschickst, bekommen die Teilnehmenden tatsächlich Einladungen von beiden – Recruitee und Google/Microsoft. Um die Anzahl der E-Mails zu reduzieren, sollte man am besten nur eine der beiden Optionen wählen.
Was passiert, wenn der*die Organisator*in keinen synchronisierten Kalender hat?
Was passiert, wenn der*die Organisator*in keinen synchronisierten Kalender hat?
Wenn kein synchronisierter Kalender vorhanden ist, sehen andere Interviewer*innen das Ereignis zwar in ihrem Kalender, aber ohne Liste der Teilnehmenden. Die Kandidat*innen bekommen eine E-Mail-Benachrichtigung von Recruitee und können das Ereignis über die angehängte ICS-Datei zum Kalender hinzufügen.
Was passiert, wenn ein*e Organisator*in mehrere Kalender synchronisiert hat?
Was passiert, wenn ein*e Organisator*in mehrere Kalender synchronisiert hat?
Wenn mehrere Kalender synchronisiert sind, wird der zuerst gelistete Kalender verwendet, um das Ereignis zu hosten. Das Ereignis wird dann mit allen Recruitee-verbundenen Kalendern der Teilnehmenden synchronisiert.*
*Eine Ausnahme gibt es, wenn der*die Organisator*in mehrere Kalender verbunden hat und sich selbst aus der Liste der Interviewer*innen entfernt – siehe Details unten.
Was passiert, wenn ich ein Ereignis organisiere, mich aber aus der Liste der Interviewer*innen entferne?
Was passiert, wenn ich ein Ereignis organisiere, mich aber aus der Liste der Interviewer*innen entferne?
Dein synchronisierter Kalender wird trotzdem das Ereignis hosten und Einladungen verschicken. In Recruitee findest du das Ereignis dann im Teamkalender, wenn du alle Recruitee Ereignisse anzeigen lässt.
Im synchronisierten Kalender hängt die Anzeige vom Anbieter ab:
Google Kalender: Du siehst das Ereignis, aber dein Name erscheint nicht in der Liste der Teilnehmenden.
Microsoft Kalendar: Du wirst immer als Organisator*in dem Ereignis hinzugefügt
Wenn du mehrere Kalender synchronisiert hast und ein Ereignis organisierst, ohne dich zur Liste der Interviewer*innen hinzuzufügen, wird das Ereignis in deinem primären synchronisierten Kalender gehostet, aber nicht in den anderen Kalendern angezeigt.
Wenn Interviewer*innen und Kandidat*innen das gleiche Ereignis in ihren Google-/Microsoft-Kalendern haben – bedeutet das, dass sie es auch bearbeiten können?
Wenn Interviewer*innen und Kandidat*innen das gleiche Ereignis in ihren Google-/Microsoft-Kalendern haben – bedeutet das, dass sie es auch bearbeiten können?
Der*die Organisator*in und die Interviewer*innen können Änderungen am Ereignis vornehmen. In Recruitee können alle mit den entsprechenden Berechtigungen ebenfalls Änderungen vornehmen.
Wer ist der*die Organisator*in und warum kann ich das nicht ändern, wenn ich das Ereignis bearbeite?
Wer ist der*die Organisator*in und warum kann ich das nicht ändern, wenn ich das Ereignis bearbeite?
Der*die Organisator*in ist die Person, deren externer Kalender verwendet wurde, um das Ereignis zu erstellen. Du musst beim Planen von Ereignissen jemanden als Organisator*in auswählen. Du kannst dir den*die Organisator*in vorstellen, wie jemanden, der*die den Google-/Microsoft-Kalender öffnet, dort ein Ereignis erstellt und Gäste zum Ereignis hinzufügt. Meist nimmt diese Person auch teil an dem Meeting, sie kann sich aber (in Google) selbst aus der Gästeliste entfernen (Hinweis: in Outlook geht das nicht).
Das Ändern des*der Organisator*in beim Bearbeiten eines Ereignisses ist nicht erlaubt, weil das bedeuten würde, das Ereignis aus dem Kalender des*der Organisator*in zu löschen und ein neues Ereignis im Kalender des*der neuen Organisator*in zu erstellen – das könnte viele Benachrichtigungs-E-Mails auslösen und für Verwirrung sorgen bei den Teilnehmenden. Wenn du den*die Organisator*in eines Ereignisses ändern möchtest, empfehlen wir, ein neues Ereignis zu erstellen und das alte zu stornieren.