Erstellen eines Antrags

Vor der Einstellung neuer Mitarbeiter*innen musst du zunächst die Genehmigung deines Unternehmens in Bezug auf die Parameter einholen, denen du während des Recruiting-Prozesses folgen solltest. Dies geschieht über Anträge.

Um mit der Erstellung von Anträgen zu beginnen, gehst du zunächst links in der Hauptnavigation auf die Option Stellenanträge.

In diesem Menüpunkt kannst du alle gestellten Anträge einsehen. Du kannst oben auf die Filter klicken, um alle Anträge zu sehen, die Anträge, die deiner Genehmigung bedürfen, und die, die von dir angefragt wurden.

Es gibt fünf Status für Anträge: Entwurf, Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt und Erfüllt.

Um einen neuen Antrag zu erstellen, klicke auf den Button Neuer Antrag. Du kannst entweder mit einem leeren Antrag beginnen oder einen bestehenden duplizieren.

Vergib als Nächstes einen Namen für deinen Antrag und wähle je nach Setup entweder eine Abteilung oder einen bestehenden Genehmigungsablauf.

📌 Wenn du ausgewählt hast, Abläufe basierend auf Abteilungen zuzuweisen, wird jedes Mal, wenn du einen Antrag erstellst, ein Ablauf in Abhängigkeit von der Abteilung zugewiesen. Finde hier heraus, wie du dies einrichtest.

Klicke auf Speichern und dein Antrag wird als Entwurf erstellt.

Nachdem du deinen Antrag erstellt hast, wirst du auf eine neue Seite mit mehreren Tabs weitergeleitet:

Details – Die Details, die benötigt werden, um den Antrag fertigzustellen. Diese Felder wählst du unter Einstellungen > Prozess > Stellenanträge > Antragsformular.

📌 Die Details-Felder basieren auf den Einstellungen für Antragsformulare. Alle im Antragsformular bereitgestellten Felder sollten ausgefüllt werden, bevor du es zur Genehmigung einsendest.

📌 Wenn du die Details des Antrags ausfüllst, musst du die Anzahl der Stellenausschreibungen angeben, die du für diesen Antrag besetzen darfst.

Genehmigungsablauf – Sieh dir die Genehmigenden und die Schritte an, die für die Genehmigung des Antrags erforderlich sind. Du kannst überwachen, in welcher Prozessphase sich der Antrag befindet, und sogar einen Ablauf ändern, wenn der Antrag noch nicht genehmigt wurde.
Notizen – Teile Notizen vor und nach der Genehmigung.
Dateien – Hänge für den Antrag benötigte Dateien an.
Job – Erstelle oder überwache Jobs, die mit diesem Antrag verknüpft sind. Dies ist erst dann zu sehen, wenn der Antrag genehmigt wurde.

Einstellungen – Sieh dir die mit diesem Antrag verknüpften Einstellungen an. Die Daten werden hier erst angezeigt, sobald Einstellungen für mit diesen Antrag verknüpfte Jobs vorgenommen wurden.
Team – Sieh dir das Team an, das in diesen Antrag mit einbezogen ist.
Aktivität – Überwache das Aktivitätenprotokoll des Antrags

📌 Im Feld Allgemeiner Kontext kannst du Informationen angeben, die du dem Antrag hinzufügen möchtest und die nicht in anderen Detailfeldern angegeben wurden. Vor dem Erteilen einer Genehmigung hast du außerdem die Möglichkeit, einen Kommentar oder eine Notiz hinzuzufügen und/oder eine Datei an den Antrag anzuhängen.

Denke daran, dass deine Abläufe auf Abteilungen basieren, der Ablauf wird also automatisch an deine Auswahl der Abteilung angepasst. Vergewissere dich, dass du im Tab Details im Feld Abteilung die richtige Angabe gemacht hast.

Einrichten von Teammitgliedern

Die Teammitglieder für einen Antrag werden gemeinsam an dem Antrag arbeiten können, während sie die Anforderungen für eine neue Stelle definieren und den Recruitment-Prozess verfolgen.

Abhängig von der Rolle und der Berechtigung eines*einer Nutzer*in wird er*sie entweder automatisch zu einem Antrag hinzugefügt oder er*sie muss manuell hinzugefügt werden.

Alle Administrator*innen haben Zugriff auf alle Anträge in deinem Unternehmen.

Mitarbeiter*innen, die als Genehmigende zugewiesen wurden, werden automatisch zu Anträgen hinzugefügt, nachdem der Ablauf zugewiesen wurde. Sie erhalten Benachrichtigungen ab dem Zeitpunkt, zu dem sich der Status eines Antrags auf Ausstehend ändert. Wenn du die Genehmigenden oder den Ablauf änderst, werden diese Teammitglieder automatisch hinzugefügt.

Wenn die Felder Einstellende*r Manager*in und Recruiter*in zum Antragsformular hinzugefügt werden und du Mitarbeiter*innen für diese Rolle zuweist, werden sie ebenfalls automatisch als Teammitglieder hinzugefügt.

Andere Mitarbeiter*innen, mit denen du zusammenarbeiten möchtest, müssen manuell zum Antragsteam hinzugefügt werden.

📌 Du kannst alle hinzugefügten Teammitglieder rechts oben im Antrag einsehen und verwalten.

Antragsstatus

Sobald ein Antrag erstellt wurde, wird er mit einem von fünf Status angezeigt:

Entwurf – Nachdem ein Antrag erstellt wurde, und bevor er zur Genehmigung eingesendet wird, wird er als Entwurf gespeichert. Bei Entwürfen müssen nicht alle Felder ausgefüllt sein, nur der Name des Antrags und, je nach deinen Einstellungen, die Abteilung. So können Nutzer*innen leicht mit anderen Mitarbeiter*innen zusammenarbeiten, während sie alle Anforderungen für eine neue Ausschreibung zusammenstellen.
Ausstehend – Wenn ein Antrag zur Genehmigung eingesendet wurde, ändert sich sein Status auf Ausstehend. Dies bedeutet, dass die Prüfung bereits begonnen hat, aber noch nicht abgeschlossen ist.

📌 Genehmigende werden benachrichtigt, wenn ein Antrag für sie zur Prüfung aussteht. Sie überprüfen die Details und genehmigen den Antrag oder lehnen ihn ab. Im Tab Genehmigungsablauf kannst du den Genehmigungszyklus und die Phase, in der sich der Antrag befindet, verfolgen.

Abgelehnt – Der Status eines Antrags wird auf Abgelehnt geändert, wenn ein*e Genehmigende*r den Antrag ablehnt. Die Angabe eines Grunds für die Ablehnung ist zwingend erforderlich, und der Ablehnungsgrund ist in den Tabs Details und Genehmigungsablauf zu sehen, sobald er übermittelt wurde. Um mit dem Antrag fortzufahren, musst du die Anforderungen aktualisieren und den Antrag erneut zur Genehmigung einsenden.
Genehmigt – Wenn alle erforderlichen Genehmigenden den Antrag genehmigt haben, ändert sich sein Status auf Genehmigt. Das bedeutet, dass du offiziell einen Job mit einem zugewiesenen Antrag erstellen und mit dem Recruiting beginnen kannst. Du kannst direkt über den Antrag Jobs posten oder die eingestellten Kandidat*innen überwachen.
Erfüllt – Mit jedem Antrag ist eine Anzahl von Ausschreibungen verknüpft, die mit eingestellten Kandidat*innen besetzt werden. Sobald Kandidat*innen für alle Stellenausschreibungen eingestellt wurden, wird der Antrag als Erfüllt markiert, und du kannst mit diesem Antrag keine weiteren Kandidat*innen einstellen.

Sobald dein Antrag fertig ist, kannst du ihn absenden und den Genehmigungsprozess starten!