Automatisierte Aktionen helfen dir, deinen Recruiting-Prozess zu optimieren, indem sie manuelle und sich wiederholende Aufgaben reduzieren. Du kannst Aktionen einrichten, die automatisch ausgelöst werden, wenn ein*e Kandidat*in ausgeschlossen wird. Das hilft dir, Zeit zu sparen, organisiert zu bleiben und dich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
So nutzt du automatisierte Aktionen
Mit automatisierten Aktionen kannst du:
Eine E-Mail senden: Wähle Absender und Empfänger, und plane optional einen Zeitpunkt zum Versenden. Beispiel: Schicke einem*einer Kandidat*in automatisch eine E-Mail-Einladung zum nächsten Interviewschritt.
Eine Notiz hinzufügen: Füge dem Kandidat*innen-Profil eine Notiz hinzu, z. B. um Teammitglieder über die nächsten Schritte zu informieren.
Eine Aufgabe hinzufügen: Weise dir selbst oder einem Teammitglied eine Aufgabe zu, mit Frist (z. B. in 3 Tagen oder an einem bestimmten Datum). Beispiel: Erinnerung, Feedback nach einem Interview zu geben.
Tags hinzufügen: Organisiere Kandidat*innen, indem du ihren Profilen Tags hinzufügst. Das hilft bei der Berichterstattung und erleichtert das Filtern in Talent Pools oder der Kandidat*innen-Übersicht.
Follower*innen hinzufügen: Halte Teammitglieder auf dem Laufenden, indem du sie als Follower*innen zu einem*einer Kandidat*in hinzufügst. Mit den richtigen Benachrichtigungseinstellungen wird dadurch sichergestellt, dass sie über Änderungen im Kandidat*innen-Profil in Kenntnis gesetzt werden.
Zuweisen zu: Weise Kandidat*innen Jobs oder Talent Pools zu – ideal, um deine Talent Pools auf dem neuesten Stand zu halten oder für Prozesse, die mehrere Jobs in Recruitee betreffen. Beispiel: Eine Vorauswahl-Pipeline und ein umfangreicher Schulungsprozess danach.
Bitte beachte, dass du die Berechtigung „Automatisierte Aktionen verwalten“ brauchst, um automatisierte Aktionen für Absagegründe zu erstellen oder zu bearbeiten. Das Gleiche gilt, wenn die Nutzungsrolle eines Teammitglieds keinen Zugriff auf eine Funktion hat (z. B. E-Mails), dieses Teammitglied jedoch eine*n Kandidat*in mit einer zugehörigen automatisierten Aktion verschiebt oder ausschließt, wird die Aktion NICHT ausgeführt.
So richtest du automatisierte Aktionen für Absagegründe ein
⚠️ Automatisierte Aktionen für Absagegründe gelten für das ganze Unternehmen und können nicht für jeden Job anders eingestellt werden.
Die Aktionen werden automatisch ausgeführt, wenn ein*e Kandidat*in aus einem bestimmten Grund ausgeschlossen wird.
So weist du automatisierte Aktionen zu Absagegründen hinzu:
1. Geh zu Einstellungen > Prozess > Absagegründe
2. Klick auf das Stift-Icon neben dem gewünschten Absagegrund, dem du eine automatisierte Aktion zuweisen möchtest.
3. Klick dann auf Aktion hinzufügen und wähle die gewünschte Aktion aus.
4. Du kannst zu einem Absagegrund mehrere Aktionen hinzufügen – klick auf Weitere hinzufügen oder auf Speichern, wenn du fertig bist.
Automatisierte Aktionen pausieren oder abbrechen
Wenn eine automatisierte Aktion durch eine Pipeline-Aktion oder Disqualifizierung ausgelöst wird, erhältst du eine Benachrichtigung. Um sie zu stoppen, klick einfach auf Pausieren oder Abbrechen.
Ähnlich verhält es sich, wenn ein*e Kandidat*in in eine Phase zurückversetzt wird, in der er*sie sich zuvor bereits befand (z. B. wenn ein*e ausgeschlossene*r Kandidat*in zurück in die Interview-Phase versetzt wird). In einem Pop-up-Fenster wirst du gefragt, ob die mit dieser Phase verbundenen automatisierten Aktionen erneut ausgeführt werden sollen oder nicht.
