Prozessautomatisierungen sparen dir nicht nur Zeit. Sie machen den Recruiting-Prozess sowohl für Kandidat*innen als auch für dein Team reibungsloser.
Stelle sie dir einfach als Regeln vor, die nach dem Prinzip „Wenn dies passiert, mach das“ funktionieren und aus drei Schlüsselkomponenten bestehen: Auslösern, Aktionen und Bedingungen.
Auslöser starten die Automatisierung, zum Beispiel, wenn ein*e Kandidat*in in eine neue Phase wechselt.
Aktionen sind die Aufgaben, die folgen, wie das Senden von E-Mails oder das Aktualisieren von Job-Status.
Bedingungen stellen sicher, dass Aktionen nur ausgeführt werden, wenn spezifische Kriterien erfüllt sind.
Da sie nicht nur an eine Pipeline-Phase gebunden sind, können Prozessautomatisierungen auf Ereignisse zu jedem Zeitpunkt im Recruiting-Prozess reagieren. Sie können durch jobbezogene Aktivitäten oder kandidatenspezifische Aktionen ausgelöst werden.
Sie unterstützen verschiedene Szenarien und helfen dir, durchgängige Prozesse zu erstellen, die Zeit sparen, die Candidate Experience verbessern und die Teamarbeit vereinfachen.
Um die besten Ergebnisse zu erzielen, befolge diese Best Practices bei der Erstellung von Prozessautomatisierungen.
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Best Practices für Prozessautomatisierungen
Plane deinen perfekten Ablauf
Es mag verlockend sein, direkt mit der Erstellung von Automatisierungen zu beginnen, aber es ist besser, zuerst zu planen.
Entwirf zunächst deinen idealen Prozess auf Papier oder in einem Dokument. Denke über dein Ziel nach und arbeite dann rückwärts. Zum Beispiel solltest du sicherstellen, dass ein*e Kandidat*in nie warten muss.
Leg fest, was du erreichen möchtest. Zum Beispiel solltest du den*die Kandidat*in auf dem Laufenden halten und für rechtzeitige Rückmeldungen sorgen.
Überlege, was passieren muss, um dein Ziel zu erreichen. Zum Beispiel könnte der letzte Schritt sein, eine Folge-E-Mail zu schicken und dem*der Recruiter*in eine Aufgabe zuzuweisen.
Erstelle eine logische Struktur. Zum Beispiel, wenn ein*e Kandidat*in überfällig ist, schickt das System automatisch eine personalisierte Folge-E-Mail und erstellt eine Aufgabe für den*die Recruiter*in, um den Status des*der Kandidat*in zu überprüfen.
Fang klein an und steigere dich
Wir empfehlen, mit den Aufgaben zu beginnen, die du am häufigsten durchführst und die am meisten Zeit in Anspruch nehmen.
Zum Beispiel:
Bewertung der Kandidat*innen: Wenn ein*e Kandidat*in in eine neue Phase wechselt, fordere automatisch eine Bewertung von dem*der einstellenden Manager*in oder dem*der Interviewer*in an.
Pipeline-Bewegung: Verschiebe Kandidat*innen automatisch in die nächste Phase, sobald alle Bewertungen abgeschlossen sind.
Benachrichtigungen: Benachrichtige den*die Recruiter*in, wenn ein*e neue*r Kandidat*in zu einem Job hinzugefügt wird, oder füge eine Notiz oder ein Tag hinzu, wenn ein*e Kandidat*in eine bestimmte Phase erreicht.
💡Tipp: Nutze einen unserer vorgefertigten Vorschläge, um gängige Automatisierungen wie Job schließen, An Jobbörsen senden oder E-Mails an überfällige Kandidat*innen senden mit nur wenigen Klicks einzurichten. |
Sobald diese grundlegenden Automatisierungen gut funktionieren, kannst du zu komplexeren Abläufen übergehen.
Zum Beispiel:
Automatisierung von Interviews: Wenn ein*e Kandidat*in die Interview-Phase erreicht, sende automatisch einen Link zur Terminplanung, weise Interviewer*innen zu und sende Erinnerungen. Sende nach dem Interview Zufriedenheitsumfragen und erstelle eine Aufgabe für den*die Recruiter*in.
Sichtbarkeitskontrolle: Wenn ein*e Kandidat*in in die Angebotsphase wechselt, entziehe früheren Interviewer*innen den Zugriff, sodass nur Entscheidungsträger*innen und HR beteiligt bleiben.
Erweiterte Kommunikation: Verwende Bedingungen, um E-Mails oder Aktionen basierend auf Kandidat*innen-Tags, Quellen oder Ablehnungsgründen anzupassen.
Kandidat*innen an erste Stelle setzen
Berücksichtige bei der Einrichtung von Automatisierungen, wie der*die Kandidat*in jede Nachricht oder Aktion wahrnehmen wird.
Das Ziel ist, sicherzustellen, dass sich Kandidat*innen wertgeschätzt und informiert fühlen, selbst wenn ein Großteil des Prozesses automatisch abläuft.
✅ Tue dies:
Sende Bestätigungsnachrichten an wichtigen Punkten. Lass Kandidat*innen wissen, wann du ihre Bewerbung erhältst oder wenn sie in eine neue Phase wechseln. Diese Updates geben den Kandidat*innen ein positives Gefühl und zeigen, dass du ihre Zeit zu schätzen weißt.
Halte Kandidat*innen engagiert. Benachrichtige Recruiter*innen automatisch oder sende E-Mails mit dem Auslöser Kandidat*in ist überfällig, damit Kandidat*innen nicht zu lange warten müssen.
Vermeide Verzögerungen. Verwende den Auslöser Alle Bewertungen sind abgeschlossen, um den*die Kandidat*in automatisch in die nächste Phase zu verschieben, sobald alle ihr Feedback abgegeben haben.
Personalisiere E-Mails. Füge Platzhalter wie den Namen des*der Kandidat*in und den Jobtitel ein, damit sich jede E-Mail maßgeschneidert und nicht wie eine Standardnachricht anfühlt.
Binde neue Mitarbeitende ein. Verwende den Auslöser Startdatum des*der Kandidat*in um eine Willkommens- oder Pre-Boarding-E-Mail vor dem ersten Arbeitstag zu senden.
❌ Tue dies nicht:
Kandidat*innen zu viele Benachrichtigungen schicken. Verteile deine automatisierten Nachrichten zeitlich und vermeide es, mehrere E-Mails für denselben Auslöser zu senden (z. B. eine Bestätigungs-E-Mail direkt vor einer E-Mail zum „nächsten Schritt“).
Allgemeine Absage-E-Mails verwenden. Erstelle personalisierte E-Mails, die die Phase und den Grund für den Ausschluss widerspiegeln (z. B. eine kurze Nachricht für frühe Phasen und eine ausführlichere für spätere Phasen).
Automatisierung für sensibles Feedback nutzen. Du kannst Status-Updates oder Logistik automatisieren, aber überbringe sensible Neuigkeiten, wie den Widerruf eines Angebots, persönlich.
Teste deine Prozesse
Teste deine Prozessautomatisierungen immer, bevor du sie in einer tatsächlichen Stellenausschreibung verwendest.
Richte deine Automatisierung in einer Testumgebung oder einen Jobentwurf mit einem*einer Testkandidat*in ein, um den Prozess zu simulieren und sicherzustellen, dass jede Aktion wie erwartet funktioniert.
Das Testen hilft dir, das Senden unerwünschter Nachrichten, unnötige Änderungen des Job-Status oder falsche Verschiebungen von Phasen in deinen aktiven Rollen zu vermeiden.
Verfolgen und optimieren
Nachdem dein Prozess implementiert ist, gib ihm ein paar Wochen Zeit, um seine Performance zu bewerten. Konzentriere dich auf deine aktuellen Schwachstellen und beobachte, ob sie sich verbessern.
Achte auf Änderungen der Time-to-Hire, der Abbruchrate von Kandidat*innen, der Bewertungsabschlusszeiten, der Antwortraten von Kandidat*innen und der Produktivität der Recruiter*innen.
Wenn sich deine Engpässe nicht verbessert haben, überarbeite deinen Prozess. Überprüfe die Auslöser, Bedingungen und Aktionen und nimm notwendige Änderungen vor.
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Beispiele für Prozessautomatisierungen
Hier sind einige der Möglichkeiten, wie du Prozessautomatisierungen nutzen kannst.
Zeitersparnis und Skalierbarkeit
Verschiebe Kandidat*innen durch die Pipeline (z. B. nachdem alle Bewertungen abgeschlossen sind → verschiebe sie in die nächste Phase).
Ändere den Status eines Jobs (z. B. wenn alle offenen Jobs besetzt sind → ändere den Job-Status auf Geschlossen).
Veröffentliche Jobs auf Jobbörsen, sobald sie freigegeben sind.
Sende Bestätigungs-E-Mails an Kandidat*innen, die manuell hinzugefügt wurden.
Wenn du unser HRIS verwendest, erstelle automatisch ein Mitarbeiterprofil in Tellent HR, sobald ein*e Kandidat*in eingestellt wird.
Candidate Experience
Sende personalisierte Absage-E-Mails basierend auf dem Grund und der Phase in der Pipeline.
Halte Kandidat*innen über ihren Status auf dem Laufenden (z. B. Verzögerungen oder nächste Schritte).
Sende ein paar Tage vor dem geplanten Ereignis Interview-Erinnerungen und Details.
Teamzusammenarbeit
Teile Kandidat*innen mit Stakeholdern, die in bestimmten Phasen der Pipeline beteiligt sind, oder entziehe die Freigabe.
Fordere Bewertungen von Recruiter*innen oder Mitgliedern des Recruiting-Teams an.
Benachrichtige Teammitglieder, wenn ein*e Kandidat*in eine bestimmte Phase erreicht oder wenn wichtige Aufgaben abgeschlossen sind.
Erstelle Aufgaben für Recruiting-Teams, die sie erledigen müssen, wenn ein*e Kandidat*in voranschreitet.
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Bereit zum Erstellen?
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