📌 Hinweis: Dieser Artikel wurde mithilfe von KI übersetzt. Einige Begriffe oder Details sind daher möglicherweise nicht korrekt.
Prozessautomatisierungen tun mehr, als dir Zeit zu sparen. Sie gestalten den Einstellungsprozess für Bewerber:innen und dein Team einfacher.
Stell dir sie als einfache „Wenn dies passiert, tue das“-Regeln vor, die aus drei Schlüsselkomponenten aufgebaut sind: Auslöser, Aktionen und Bedingungen.
Auslöser starten die Automatisierung, wie wenn ein:e Bewerber:in in eine neue Phase verschoben wird. Sie können sich auf ein:e Kandidat:in oder auf einen Job beziehen.
Aktionen sind die Aufgaben, die darauf folgen, wie das Senden von E-Mails oder das Aktualisieren von Job-Status.
Bedingungen stellen sicher, dass Aktionen nur dann erfolgen, wenn spezifische Kriterien erfüllt sind.
Weil sie nicht an nur eine Pipeline-Phase gebunden sind, können Prozessautomatisierungen auf Ereignisse zu jedem Zeitpunkt im Einstellungsprozess reagieren.
Sie können basierend auf jobweiten Aktivitäten oder bewerberspezifischen Aktionen ausgelöst werden.
Diese Flexibilität ermöglicht es dir, eine größere Bandbreite an Aufgaben zu automatisieren. Sie unterstützen verschiedene Szenarien und helfen dir, durchgängige Workflows zu erstellen, die Zeit sparen, die Candidate Experience verbessern und die Teamarbeit vereinfachen.
Um die besten Ergebnisse zu erzielen, befolge diese Best Practices beim Erstellen von Prozessautomatisierungen.
Best Practices für Prozessautomatisierungen
Plane deinen idealen Ablauf
Es mag verlockend sein, direkt mit der Erstellung von Automatisierungen zu beginnen, aber es ist besser, zuerst zu planen.
Beginne damit, deinen idealen Workflow auf Papier oder in einem Dokument zu skizzieren. Überlege dir dein Ziel und arbeite rückwärts. Zum Beispiel: Stelle sicher, dass ein:e Bewerber:in niemals warten muss.
Definiere, was du erreichen willst. Zum Beispiel: Bewerber:innen informiert halten und zeitnahe Nachfassaktionen sicherstellen.
Überlege, was passieren muss, um dein Ziel zu erreichen. Zum Beispiel könnte der letzte Schritt sein, eine Folge-E-Mail zu senden und dem/der Recruiter:in eine Aufgabe zuzuweisen.
Erstelle die Logik. Zum Beispiel: Wenn ein:e Kandidat:in überfällig ist, sendet das System automatisch eine personalisierte Folge-E-Mail und erstellt eine Aufgabe für den/die Recruiter:in, um den Status des/der Kandidat:in zu überprüfen.
Beginne klein, skaliere dann
Wir empfehlen, mit den Aufgaben zu beginnen, die du am häufigsten durchführst und die am meisten Zeit in Anspruch nehmen.
Zum Beispiel:
Kandidaten-Bewertungen: Wenn ein:e Bewerber:in in eine neue Phase wechselt, fordere automatisch eine Bewertung vom/von der Hiring Manager:in oder den Interviewer:innen an.
Pipeline-Bewegung: Verschiebe Kandidat:innen automatisch in die nächste Phase, sobald alle Bewertungen abgeschlossen sind.
Benachrichtigungen: Benachrichtige den/die Recruiter:in, wenn ein:e neue:r Bewerber:in zu einem Job hinzugefügt wird, oder füge eine Notiz oder ein Tag hinzu, wenn ein:e Bewerber:in eine spezifische Phase erreicht.
💡 Tipp: Verwende einen unserer vorgefertigten Vorschläge (wie Job schließen, Auf Jobbörsen senden oder E-Mails an überfällige Kandidat:innen senden), um gängige Automatisierungen mit nur wenigen Klicks einzurichten.
Sobald diese Kern-Automatisierungen gut funktionieren, kannst du zu komplexeren Abläufen übergehen.
Zum Beispiel:
Interview-Automatisierung: Wenn ein:e Bewerber:in die Interview-Phase erreicht, sende automatisch einen Planungs-Link, weise Interviewer:innen zu und sende Erinnerungen. Sende nach dem Interview Zufriedenheitsumfragen und erstelle eine Aufgabe für den/die Recruiter:in.
Sichtbarkeitskontrolle: Wenn ein:e Bewerber:in in die Offer-Phase wechselt, widerrufe den Zugriff für frühere Interviewer:innen, sodass nur Entscheidungsträger:innen und HR involviert bleiben.
Erweiterte Kommunikation: Verwende Bedingungen, um E-Mails oder Aktionen basierend auf Kandidaten-Tags, Quellen oder Ablehnungsgründen anzupassen.
Stelle Bewerber:innen an erste Stelle
Überlege dir beim Einrichten von Automatisierungen, wie der/die Bewerber:in jede Nachricht oder Aktion wahrnehmen wird.
Ziel ist es, sicherzustellen, dass sich Bewerber:innen wertgeschätzt und informiert fühlen, auch wenn ein Großteil des Prozesses automatisch abläuft.
✅ Das solltest du tun:
Sende Bestätigungsnachrichten an wichtigen Punkten. Lass Bewerber:innen wissen, wann du ihre Bewerbung erhalten hast oder wann sie in eine neue Phase wechseln. Diese Updates beruhigen Bewerber:innen und zeigen, dass du ihre Zeit wertschätzt.
Halte Bewerber:innen engagiert. Benachrichtige Recruiter:innen automatisch oder sende E-Mails mithilfe des Auslösers Kandidat:in ist überfällig, damit Bewerber:innen nicht zu lange warten müssen.
Vermeide Verzögerungen. Verwende den Auslöser Alle Bewertungen sind abgeschlossen, um den/die Bewerber:in automatisch in die nächste Phase zu verschieben, sobald alle ihr Feedback gegeben haben.
Personalisiere E-Mails. Füge Platzhalter wie den Namen des/der Bewerber:in und den Jobtitel ein, damit sich jede E-Mail maßgeschneidert und nicht generisch anfühlt.
Binde neue Mitarbeiter:innen ein. Verwende den Auslöser Startdatum Kandidat:in, um eine Willkommens- oder Pre-Boarding-E-Mail vor ihrem ersten Tag zu senden.
❌ Das solltest du vermeiden:
Sende zu viele Benachrichtigungen an Bewerber:innen. Verteile deine automatisierten Nachrichten immer zeitlich und vermeide es, mehrere E-Mails für denselben Auslöser zu senden (wie eine Bestätigungs-E-Mail direkt vor einer „nächster Schritt“-E-Mail).
Verwende generische Ablehnungs-E-Mails. Erstelle personalisierte E-Mails, die die Phase und den Grund für die Disqualifizierung widerspiegeln (z. B. eine kurze Nachricht für frühe Phasen und eine detailliertere für spätere Phasen).
Nutze Automatisierung für sensibles Feedback. Du kannst Status-Updates oder Logistik automatisieren, aber übermittle sensible Nachrichten, wie den Widerruf eines Angebots, persönlich.
Teste deine Workflows
Teste deine Workflow-Automatisierungen immer, bevor du sie in einer tatsächlichen Stellenausschreibung verwendest.
Richte deine Automatisierung in einer Testumgebung oder einem Entwurfs-Job mit einem Test-Kandidaten ein, um den Prozess zu simulieren und sicherzustellen, dass jede Aktion wie erwartet funktioniert.
Das Testen hilft dir, das Senden unerwünschter Nachrichten, unnötige Änderungen des Job-Status oder falsche Phasenwechsel in deinen aktiven Rollen zu vermeiden.
Verfolge und verbessere
Nachdem dein Workflow live ist, gib ihm ein paar Wochen Zeit, um seine Leistung zu bewerten. Konzentriere dich auf deine aktuellen Schwachstellen und sieh nach, ob sie sich verbessern.
Achte auf Änderungen bei der Time-to-Hire, den Abbruchquoten von Bewerber:innen, den Zeiten für den Abschluss von Bewertungen, den Antwortraten von Bewerber:innen und der Produktivität der Recruiter:innen.
Wenn sich deine Engpässe nicht verbessert haben, überarbeite dein Workflow-Design. Überprüfe die Auslöser, Bedingungen und Aktionen und nimm alle notwendigen Änderungen vor.
Beispiele für Prozessautomatisierungen
Hier sind einige Möglichkeiten, wie du Prozessautomatisierungen nutzen kannst.
Zeitersparnis und Skalierbarkeit
Verschiebe Kandidat:innen durch die Pipeline (z. B. nachdem alle Bewertungen abgeschlossen sind → verschiebe sie in die nächste Phase).
Ändere den Status eines Jobs (z. B. wenn alle Stellenausschreibungen besetzt sind, ändere den Job-Status auf Geschlossen).
Veröffentliche Jobs auf Jobbörsen, sobald sie freigeschaltet sind.
Sende Bestätigungs-E-Mails an Kandidat:innen, die manuell hinzugefügt wurden.
Wenn du unser HRIS verwendest, erstelle automatisch ein Mitarbeiterprofil in Tellent HR, sobald ein:e Kandidat:in eingestellt wurde.
Candidate Experience
Sende personalisierte Ablehnungs-E-Mails basierend auf dem Grund und der Phase in der Pipeline.
Halte Kandidat:innen über ihren Status auf dem Laufenden (z. B. Verzögerungen oder nächste Schritte).
Sende Interview-Erinnerungen und Details eine festgelegte Anzahl von Tagen vor dem geplanten Termin.
Teamzusammenarbeit
Teile Kandidat:innen mit Stakeholdern, die an bestimmten Pipeline-Phasen beteiligt sind, oder entziehe ihnen den Zugriff.
Fordere Bewertungen von Recruiter:innen oder Mitgliedern des Einstellungsteams an.
Benachrichtige Teammitglieder, wenn ein:e Kandidat:in eine bestimmte Phase erreicht oder wenn wichtige Aufgaben abgeschlossen sind.
Erstelle Aufgaben für Einstellungsteams, die sie erledigen müssen, wenn ein:e Kandidat:in Fortschritte macht.
Bereit zum Erstellen?
Setzen Sie diese Best Practices in die Praxis um. Erfahren Sie, wie Sie mit der Einrichtung der Prozessautomatisierung beginnen können