Het automatiseren van handmatige taken – zoals het updaten van de toestemming van kandidaten om hun gegevens te verwerken en het verwijderen van kandidaten die zijn verlopen, geen toestemming hebben gegeven of een verwijderverzoek hebben ingediend – bespaart je niet alleen een hoop waardevolle tijd, maar helpt je ook om te allen tijde de AVG te blijven naleven.

📌 Je moet een account administrator zijn om de AVG-automatisatie in te stellen.

In dit artikel:

Stuur geautomatiseerde verzoeken om toestemming om de bewaartermijn van een kandidaatprofiel te verlengen wanneer deze bijna verloopt.

1. Ga naar Instellingen > Bedrijfsinstellingen > AVG.

2. Selecteer Instellen naast Automatiseer verzoeken om toestemming.

3. Klik op de schakelaar om de automatisatie te activeren.

4. Bepaal het aantal dagen waarmee de bewaartermijn wordt verlengd wanneer kandidaten toestemming hebben gegeven en stel een e-mail op om naar de kandidaten te versturen.

5. Afgewezen kandidaten in alle toegewezen vacatures en talentpools krijgen geen automatische verzoeken om toestemming. Door op het vinkje te klikken kun je er ook voor kiezen om het versturen van e-mails over te slaan bij gekwalificeerde kandidaten in actieve vacatures, aangenomen kandidaten of kandidaten met e-mailactiviteit.

Als je ervoor hebt gekozen om deze e-mail niet te versturen naar kandidaten met e-mailactiviteit, selecteer dan hoe lang de e-mailactiviteit inactief moet zijn geweest om het verzoek om toestemming te sturen.

6. Klik op Opslaan. Als er op dit moment kandidaten zijn verlopen in je account, word je gevraagd of je ze nu al e-mails wilt versturen.

📌 Kandidaten die om te beginnen zonder toestemming aan je database zijn toegevoegd, ontvangen deze e-mails niet; hun toestemming moet handmatig worden gevraagd. Meer informatie over kandidaatstatussen.

Verwijder verlopen kandidaten, kandidaten die geen toestemming hebben gegeven of kandidaten die hebben verzocht om automatisch en volgens jouw regels verwijderd te worden.

1. Ga naar Instellingen > Bedrijfsinstellingen > AVG.

2. Selecteer Configureren naast Automatiseer verwijdering kandidaten.

3. Klik op de schakelaar van de automatisatie die je wilt uitvoeren. Er zijn drie opties:

Kandidaten worden verwijderd wanneer hun bewaartermijn verloopt. Je kunt aangenomen kandidaten, gekwalificeerde kandidaten in actieve vacatures of talentpools of kandidaten met e-mailactiviteit uitsluiten. Als je deze uitzondering hebt geactiveerd, selecteer dan hoe lang de e-mailactiviteit inactief moet zijn om de kandidaat te verwijderen.

Selecteer de periode waarna de kandidaten die verzocht hebben verwijderd te worden worden verwijderd.

📌 De bewaartermijn van kandidaten die hebben verzocht om verwijderd te worden, wordt automatisch gewijzigd naar het hierboven geselecteerde aantal dagen.

Als je kandidaten zonder toestemming zijn toegevoegd aan je database (gesourced, handmatig toegevoegd of aangedragen), krijgen ze een bewaartermijn van 30 dagen. Daarna worden ze verwijderd.

4. Klik op Opslaan, bevestig je selectie en klik op Ja, inschakelen.

📌 Verwijderde kandidaten kunnen tot 7 dagen na verwijdering hersteld worden. Leer over het herstellen van recent verwijderde kandidaten.