Geautomatiseerde acties geven jou de mogelijkheid om triggers in te stellen voor elke fase in de funnel. Deze triggers activeren vervolgens automatische acties. Bekijk de volgende video om te zien hoe het werkt:

Het toewijzen van geautomatiseerde acties helpt je om tijd te besparen door repetitieve taken te automatiseren. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat wanneer een kandidaat van de telefoon interview fase naar de interview fase wordt verplaatst er automatisch een email wordt verstuurd om een afspraak in te plannen.

Note: Om geautomatiseerde acties in te kunnen stellen moet je toegang hebben tot “Geautomatiseerde acties beheren” en “Maak/beheer vacatures”.

Voor elke fase in de funnel kan je geautomatiseerde acties instellen om:

Opmerking: Wanneer de functie voor het automatisch versturen van e-mails is ingeschakeld, ontvangen kandidaten via e-mail een melding dat ze naar een fase zijn verplaatst waarin deze functie is ingeschakeld.

Geautomatiseerde acties kunnen voor elke vacature funnel apart worden ingesteld. Als je de standaard funnel wijzigt, zal deze gebruikt worden voor al je nieuwe vacatures. Wanneer je een nieuwe vacature hebt gemaakt, kan je erna de acties voor de funnel aanpassen naar de specifieke behoeften van de vacature. Als je geautomatiseerde acties wil gebruiken voor al bestaande vacatures, moet je per vacature de funnel aanpassen en de acties toevoegen. 

Wanneer een kandidaat verplaatst wordt naar een fase waar een trigger is ingesteld wordt de actie automatisch uitgevoerd. In de volgende stappen wordt uitgelegd hoe je zulke triggers kan te stellen zijn:

1. Ga naar Instellingen > Workflow > Standaard funnel

2. Klik op het potloodje bij de fase waar je een geautomatiseerde actie wil toevoegen.

3. Klik vervolgens op de Actie knop en selecteer welke actie je wil toevoegen. 

4. Het is mogelijk om meerdere acties in te stellen voor een fase. Klik op + Actie om er meer toe te voegen of klik op Bewaar als je klaar bent.

5. Geautomatiseerde acties voor een fase worden aangegeven met een bliksem icoon (⚡).

6. Als je hierna een nieuwe vacature creëert zullen de geautomatiseerde acties actief zijn in de funnel van deze nieuwe vacature.

Als je een geautomatiseerde actie aan de funnel van een reeds bestaande vacature wilt toevoegen of er een wilt bewerken, ga dan naar de Vacature > Bewerk > Workflow.

Vanaf hier, volg je dezelfde instructies 1-4, die hierboven staan vermeld voor de standaard funnel. 

In de funnel van een vacature worden geautomatiseerde acties naast de fase getoond. Klik op de bliksemschicht om de geautomatiseerde actie voor deze specifieke fase te bekijken en/of te bewerken. 

Note: Geautomatiseerde acties kunnen niet worden ingesteld om te worden geactiveerd nadat een bepaalde tijd is verstreken (zoals een e-mail verzenden na 7 dagen geen reactie).

Geautomatiseerde berichten met geautomatiseerde acties is een van de krachtigste functies in Recruitee, maar het is een uitdaging om ervoor te zorgen dat deze berichten er authentiek uitzien. Het lijkt behoorlijk hard om kandidaten, een paar tellen nadat ze gesolliciteerd hebben, te vertellen dat ze afgewezen zijn.

Je kunt er nu voor kiezen om je bericht later te versturen en de datum en tijd te plannen. Schrijf je e-mail op de normale manier en plan deze dan in om op een geschikte datum en tijd te versturen.

Door het bericht later te versturen geef je ze de indruk dat je erover hebt nagedacht. Je stelt een aangepaste buffer op tussen het moment dat een kandidaat zich naar een nieuwe fase begeeft en de tijd dat je ze een bericht stuurt dat overeenkomt met die fase.

Ga naar de instellingen van je funnel en selecteer dan je workflow. Hier kun je elke fase bewerken en zie je elke actie die je voor die fase hebt vastgelegd.

In het pop-upvenster om een fase te bewerken kies je voor de kop Verstuur een e-mail. Nadat je het e-mail template, dat je later wilt versturen, hebt gekozen toont Recruitee een pop-upvenster waar je uit een aantal vooraf gedefinieerde tijdsperioden kunt kiezen of je vult er zelf een in.

Je kunt geautomatiseerde acties in de funnel toekennen als iemand binnenkomt in de sollicitatie fase en als je iemand door de funnel verplaatst.

Let op: geautomatiseerde acties worden niet uitgevoerd op kandidaten die in de sollicitatie fase komen via het uploaden of doorsturen van een cv naar het e-mailadres van de vacature.

1. Wanneer je een kandidaat via het profiel naar een volgende fase verzet, kun je zien of er geautomatiseerde acties zijn voor de fase waarheen je de kandidaat wilt verplaatsen.

2. Wanneer je een kandidaat verplaatst, door deze te slepen in de funnel of via hun profiel, verschijnt er een assistent-box in de rechterbenedenhoek. Hierin kun je zien dat de geautomatiseerde acties worden uitgevoerd.

3. Wanneer de automatische acties zijn voltooid, wordt de voortgangsbalk in de assistent-box groen.

4. Als je niet wilt dat de geautomatiseerde acties worden uitgevoerd, kun je op Annuleren klikken.

5. Als je een kandidaat achteruit in de funnel verplaatst of naar een fase waarin deze eerder is geweest, wordt je gevraagd of je verder wil gaan en de geautomatiseerde acties opnieuw wilt uitvoeren of wilt verplaatsen zonder acties. 

6. In een kandidaten profiel hebben acties die automatisch zijn uitgevoerd een bliksemschicht naast zich. Er wordt geen teamgenoot getoond bij notities en evaluatie verzoeken die zijn toegevoegd via geautomatiseerde acties.

1. Wanneer je kandidaten in bulk doorzet, kan je bij het selecteren van de nieuwe fase zien of er geautomatiseerde acties voor ingesteld zijn.

2. Vervolgens worden de geautomatiseerde acties die uitgevoerd gaan worden getoond. Je kunt kiezen om verder te gaan en de acties uit te voeren of ervoor kiezen om de kandidaten te verplaatsen zonder acties. 

3. Hierna zie je de voortgangsbalk dat de kandidaten worden doorgezet, maar niet van de geautomatiseerde acties. De assistant box wordt alleen getoond wanneer je 1 kandidaat afwijst, daarom is het niet mogelijk om automatische acties te annuleren nadat je hebt bevestigd om ze te laten uitvoeren voor bulk acties.

Note: Als je een kandidaat terugzet voordat alle acties zijn uitgevoerd, worden de resterende geautomatiseerde acties geannuleerd. 

Door de bliksemschicht zien je teamgenoten en jij het verschil in notificaties/taken/evaluatie verzoeken van andere teamgenoten en welke zijn toegevoegd door een geautomatiseerde actie.

Om er zeker van te zijn dat je je tijd besteedt aan de beste kandidaten, kun je ook geautomatiseerde acties instellen voor je afwijzingsredenen.