Met geautomatiseerde acties kun je je wervingsproces stroomlijnen, omdat je minder handmatig en repetitief werk hoeft te doen. Je kunt acties instellen die automatisch worden uitgevoerd wanneer een kandidaat wordt verplaatst naar een nieuwe fase in een funnel. Dit helpt je tijd te besparen, overzicht te houden en zo kun jij je richten op taken die het verschil maken.
Hoe je geautomatiseerde acties gebruikt
Je kunt geautomatiseerde acties instellen zoals:
Een e-mail versturen: Kies wie de e-mail verzendt en ontvangt en plan deze optioneel in op een specifieke datum en tijdstip. Je kan bijvoorbeeld automatisch een e-mail laten versturen met een uitnodiging voor de volgende interviewronde.
Een notitie toevoegen: Voeg een notitie toe aan het kandidaatprofiel, bijvoorbeeld om collega’s op de hoogte te houden van vervolgstappen.
Een taak toevoegen: Wijs een taak toe aan een teamgenoot met een relatieve vervaldatum (bijv. over 3 dagen) of op een vaste datum. Je kan bijvoorbeeld automatisch een herinnering instellen om een kandidaat feedback te geven op hun interview.
Tags toevoegen: Houd overzicht over kandidaten door tags aan hun profiel toe te voegen. Dit is nuttig voor rapportages, maar ook om het filteren gemakkelijker te maken in je talentpools of het kandidaatoverzicht.
Volgers toevoegen: Houd teamgenoten op de hoogte door hen als volgers aan een kandidaat toe te voegen. Bij de meeste meldingsinstellingen zorgt dit ervoor dat ze op de hoogte worden gebracht van wijzigingen op het kandidaatprofiel.
Toewijzen aan: Wijs kandidaten toe aan vacatures of talentpools. Dit is vooral handig om je talentpools op een schaalbare manier up-to-date te houden of voor processen die meerdere vacatures in Recruitee omvatten. Bijvoorbeeld een funnel voor voorselectie, gevolgd door een uitgebreid trainingsproces.
Een evaluatieverzoek toevoegen: Vraag een teamgenoot om een kandidaat te beoordelen zodra deze naar een nieuwe fase in de funnel wordt verplaatst. Zo weet je team dat ze deze kandidaat moeten beoordelen en zorg je ervoor dat ze de juiste criteria gebruiken op basis van het geselecteerde evaluatieformulier.
Let op: je rol moet de machtiging “Geautomatiseerde acties beheren” hebben om geautomatiseerde acties toe te voegen of te bewerken in funnels. Als een teamlid geen toegang heeft tot een functie (bijv. e-mail) maar toch een kandidaat verplaatst of afwijst met een gekoppelde geautomatiseerde actie, wordt de actie NIET uitgevoerd.
Hoe stel je geautomatiseerde acties in voor een funnel
Je kunt funnel templates bijwerken om dezelfde geautomatiseerde acties in meerdere vacatures toe te passen. Dit bespaart tijd en zorgt voor een consistente workflow. Je kunt er ook voor kiezen om geautomatiseerde acties per vacaturefunnel aan te passen, zodat ze aansluiten bij de specifieke behoeften van elke vacature.
Bijvoorbeeld: Als je wilt dat elke kandidaat die de fase "Interview" bereikt automatisch een interviewuitnodiging per e-mail ontvangt, kun je deze automatisering toevoegen aan je funnel template. Dit geldt dan voor alle vacatures die deze template gebruiken.
Volg deze stappen om geautomatiseerde acties toe te voegen aan een funnel template.
1. Ga naar Instellingen > Templates > Funnel
2. Klik op het potloodicoon bij de fase waaraan je een geautomatiseerde actie wilt toevoegen.
3. Klik op Actie toevoegen en kies de gewenste actie
4. Je kunt meerdere acties aan één fase in de funnel toevoegen. Klik op Nog een toevoegen als je meer acties wilt toevoegen of op Opslaan als je klaar bent.
5. Geautomatiseerde acties in een funnelfase worden aangeduid met een bliksemsymbool (⚡).
6. Als je daarna een nieuwe vacature aanmaakt, zijn de geautomatiseerde acties automatisch actief in de funnel van die vacature.
Wil je een geautomatiseerde actie toevoegen of aanpassen in de funnel van een bestaande vacature? Ga dan naar de vacature, klik op Bewerken, en kies Proces in het zijmenu. Volg daarna de bovenstaande instructies vanaf stap 2.
Geautomatiseerde acties pauzeren of annuleren
Als een geautomatiseerde actie wordt gestart doordat een kandidaat verplaatst wordt in de funnel, zie je daar een melding van. Klik op Pauzeren of Annuleren als je dit wilt stopzetten.
Als een kandidaat teruggeplaatst wordt naar een eerdere fase (bijv. van afgewezen terug naar interview), verschijnt een pop-up waarin je wordt gevraagd of je de bijbehorende automatische actie opnieuw wilt uitvoeren of niet.
