Nodig kandidaten uit met je gekoppelde agenda (Outlook/Google)

Wanneer je een afspraak inplant, kun je ervoor kiezen om deelnemers rechtstreeks via jouw Outlook- of Google-agenda uit te nodigen. Hiermee verbeter je de kandidaatervaring en verminder je de kans op kandidaten die niet komen opdagen.

E-mailuitnodiging vs. agenda-uitnodiging

Kandidaten die via je agenda zijn uitgenodigd, hoeven de afspraak niet handmatig toe te voegen aan hun eigen agenda. De afspraak verschijnt automatisch in hun agenda. Vervolgens kunnen ze eenvoudig op de uitnodiging reageren door op “Ja/Misschien/Nee” te klikken.

Kandidaten die alleen via e-mail zijn uitgenodigd, kunnen de afspraak nog steeds toevoegen aan hun agenda, maar moeten dit handmatig doen door op de knop 'Toevoegen aan agenda' te klikken. Het kan zijn dat sommige kandidaten dit vergeten! Ze kunnen nog steeds op de uitnodiging reageren, maar dit proces is minder intuïtief, omdat ze in de e-mail op de knop 'Accepteren of weigeren' moeten klikken.

Opmerking: Kandidaten die via de agenda zijn uitgenodigd, worden ook vermeld in de afspraak in de agenda

Veelgestelde vragen

Wat is het voordeel van uitnodigen via de agenda?

Agenda-uitnodigingen verbeteren de kandidaatervaring en verminderen de kans op kandidaten die niet komen opdagen.

Je afspraak verschijnt automatisch in de Google- of Outlook-agenda van de kandidaat.

Kandidaten ontvangen herinneringen vanuit hun eigen agenda.

Kandidaten kunnen intuïtief antwoorden met “Ja”, “Misschien” of “Nee”.

Hoeveel e-mails krijgen kandidaten?

Als je zowel 'Uitnodigen via e-mail' als 'Uitnodigen via agenda' selecteert, ontvangt de kandidaat twee afzonderlijke e-mails: één van Recruitee en één van je gekoppelde agenda.

Selecteer één van deze opties als je het aantal e-mails wilt beperken.

Vanaf welk e-mailadres wordt de uitnodiging verstuurd?

Wanneer je ‘Uitnodigen via e-mail’ selecteert, wordt de uitnodiging verstuurd vanuit jouw e-mailadres.

Wanneer 'Uitnodigen via agenda' is geselecteerd, wordt de uitnodiging verstuurd vanuit de gekoppelde agenda van de organisator. Bijvoorbeeld, als de vacaturemanager zijn agenda heeft gesynchroniseerd met Recruitee en is aangewezen als de organisator van de afspraak, dan ontvangt de kandidaat de uitnodiging via het e-mailadres van de vacaturemanager.

Hoe kan ik de naam van de kandidaat verborgen houden?

Daar zijn twee mogelijkheden voor:

Je kunt de AVG-instelling 'Toon geen volledige namen van kandidaten in externe agenda's' inschakelen, maar als deze instelling ingeschakeld is, kan je geen kandidaten uitnodigen via de agenda.

Of je kunt 'Maak evenement privé in gesynchroniseerde agenda's' aanvinken in de privacy-instellingen van je afspraak. Hiermee kun je kandidaten via de agenda uitnodigen en toch hun naam privé houden. Ongenodigde gebruikers zien de naam van de kandidaat niet, zelfs als de kandidaat aan de afspraak is toegevoegd via een externe agenda.

Wat als de kandidaat geen gebruik maakt van Google Agenda, Outlook of iCal?

Ze ontvangen dan nog steeds een e-mailuitnodiging met alle e-mailgegevens.