Grâce à la fonctionnalité RSVP, il est désormais possible d’accepter ou de refuser les invitations aux événements Recruitee et de rendre les réponses visibles pour tous les participants à l’événement.

⚠️ Pour exploiter pleinement la fonctionnalité RSVP, l’organisateur de l’événement doit avoir synchronisé son agenda.

📌 Pour savoir comment synchroniser votre agenda, consultez cet article.

La synchronisation permet de relier l’évènement à l’agenda Microsoft ou Google de l’organisateur, qui pourra alors inviter tous les participants, y compris le candidat. Les participants verront le même événement dans leur propre agenda et pourront répondre via RSVP. Leur réponse sera visible par les autres participants.

Les événements planifiés via des liens de planification fonctionnent de la même manière, c’est pourquoi il est important que l’organisateur synchronise son agenda.

📌 Si vous utilisez Google Meet pour les appels vidéo, l’utilisateur sélectionné comme hôte sera considéré comme l’organisateur de l’événement.

Aperçu des réponses RSVP dans Recruitee

L’un des aspects importants de la fonctionnalité RSVP est la possibilité de voir les réponses des participants à l’événement directement dans Recruitee. Lorsque vous vous préparez pour un entretien, vous pouvez donc voir en un coup d’œil qui participe, qui a refusé, et qui n’a pas encore répondu.

Notifications et activités

En plus des réponses RSVP affichées dans Recruitee, vous recevrez une notification dès qu’un participant répond, ce qui vous assure d’être toujours à la page. Les réponses RSVP seront également enregistrées dans l’onglet Activités du profil candidat.

Options RSVP dans les e-mails

Si les utilisateurs ne peuvent pas synchroniser leurs agendas, vous pouvez leur envoyer les options RSVP par e-mail. Les options RSVP seront ajoutées lorsque les invitations sont envoyées aux participants par e-mail uniquement, plutôt que par l’agenda. Pour répondre, les participants n’ont qu’à cliquer sur le bouton « Accepter » ou « Refuser ».

Cela les redirigera vers une page RSVP dédiée, avec toutes les informations et les options liées à cet événement spécifique. Toutes les informations fournies sur cette page seront visibles dans l’aperçu de l’événement dans Recruitee.

FAQ

Si mon agenda Microsoft/Google envoie des invitations aux événements, cela signifie-t-il que les participants recevront une double invitation ?

Si l’organisateur de l’événement a synchronisé son agenda pour utiliser la fonctionnalité RSVP, et qu’il choisit aussi d’envoyer des invitations par e-mail depuis Recruitee, alors les participants recevront effectivement à la fois l’invitation de Recruitee et celle de Google ou de Microsoft. Pour limiter le nombre d’e-mails, il est préférable de ne choisir qu’une seule de ces options.

Que se passe-t-il si l’organisateur n’a pas synchronisé son agenda ?

Si l’organisateur n’a pas synchronisé son agenda, les autres responsables d'entretiens verront l’événement dans leur propre agenda synchronisé, mais sans la liste des participants. Le candidat recevra une notification par e-mail de Recruitee et pourra ajouter l’événement à son agenda via le fichier ICS joint.

Que se passe-t-il si l’organisateur a plusieurs agendas synchronisés ?

Si l’organisateur utilise plusieurs agendas synchronisés, le premier agenda de la liste sera utilisé pour enregistrer l’événement. L’événement sera ensuite synchronisé avec tous les agendas des participants connectés à Recruitee*.

* Exception : si l’organisateur utilise plusieurs agendas synchronisés, et se retire de la liste des responsables d'entretiens, voir le cas de figure ci-dessous.

Que se passe-t-il si j’organise un événement, puis me retire de la liste des responsables d'entretiens ?

Votre agenda synchronisé hébergera quand même l’événement, et enverra les invitations à tous les participants. Vous pouvez retrouver l’événement dans l’agenda d’équipe de Recruitee, si vous affichez tous les événements Recruitee.

L’expérience varie selon le fournisseur de votre agenda synchronisé :

Google Agenda : l’événement apparaît, mais votre nom ne fera pas partie de la liste des participants.
Calendrier Microsoft : vous restez dans la liste en tant qu’organisateur de l’événement.

Si vous utilisez plusieurs agendas synchronisés et que vous organisez un événement sans vous inclure dans la liste des responsables d'entretiens, l’événement sera hébergé dans votre agenda principal. Il n’apparaîtra pas dans vos autres agendas.

Les responsables d'entretiens et les candidats qui voient l’événement dans leur propre agenda peuvent-ils le modifier ?

Seuls l’organisateur et les responsables d'entretiens peuvent modifier l’événement. Tous les utilisateurs qui disposent des autorisations nécessaires peuvent aussi le modifier dans Recruitee.

Qui est organisateur, et pourquoi ne puis-je pas changer d’organisateur lorsque je modifie un événement ?

Dans Recruitee, l’organisateur d’un événement est l’utilisateur dont l’agenda externe est utilisé pour créer l’événement. Vous devez désigner un organisateur lors de la planification. Vous pouvez considérer l’organisateur comme étant la personne qui ouvre son agenda Google/Microsoft, crée un événement, puis ajoute des invités. Dans la plupart des cas, cette personne participe à la réunion. Elle peut cependant se retirer de la liste des invités (à noter : pris en charge par Google Agenda, mais pas par le calendrier Outlook).

Vous ne pouvez pas changer d’organisateur, car cela impliquerait de supprimer l’événement dans l’agenda de l’ancien organisateur et d’en créer un nouveau dans celui du nouvel organisateur, ce qui pourrait multiplier les e-mails de notification et créer la confusion chez les participants. Si vous voulez changer d’organisateur, nous vous conseillons de planifier un nouvel événement et d’annuler l’ancien.