Dans cet article, vous en apprendrez davantage sur :︎
Configuration des demandes d'ouverture de poste︎
Pour configurer les demandes d'ouverture de poste︎, allez dans Paramètres > Flux de travail > Demandes d'ouverture de poste. Trois onglets vous permettront de finaliser votre configuration : Processus de validation, Formulaire de demande d'ouverture de poste et Configuration. Les processus de validation déterminent qui doit approuver les demandes d'ouverture, les formulaires de demande d'ouverture de poste déterminent ce qui doit être approuvé et la configuration définit quand les demandes d'ouverture de poste doivent être approuvées.
Nous vous recommandons de commencer par définir ce qui doit être approuvé dans l'onglet Formulaire de demande d'ouverture de poste.
Formulaire de demande d'ouverture de poste
Dans le formulaire de demande d'ouverture de poste, vous pouvez décider quels champs devront être remplis obligatoirement lors de toutes les futures demandes d'ouverture de poste.︎
⚠️ Vous ne devrez configurer qu'un seul formulaire de demande d'ouverture de poste. Toutes les modifications que vous apportez au formulaire s'appliqueront automatiquement à toutes les demandes en cours d'élaboration et toutes les nouvelles demandes que vous créerez à l'avenir. Les demandes d'ouverture de poste existantes qui ont déjà été approuvées ne seront toutefois pas affectées.
Une fois qu'un champ est ajouté au formulaire de demande d'ouverture, il devra toujours être rempli.︎
Les champs prédéfinis sont des champs importants qui font partie de la configuration de chaque demande d'ouverture de poste. Ils y seront donc toujours ajoutés. Ces champs sont les suivants :︎
Le titre de la demande d'ouverture de poste : il s'agit du nom que vous donnez à votre demande d'ouverture de poste
Le nombre d'ouvertures de postes à pourvoir : le nombre de postes vacants à remplir par la demande d'ouverture
Le département : si les processus de validation sont basés sur les départements, ce champ indique le processus correct pour un département sélectionné
📌 Ce champ n'est requis que si vous assignez un processus de validation basé sur les départements.︎
Vous pouvez sélectionner des champs supplémentaires dans un menu déroulant plus long. Ceci vous permet d'ajouter ces champs tout en les rendant obligatoires pour les demandes d'ouverture de poste. Vous pourrez ainsi adapter les demandes d'ouverture de poste aux informations clés dont votre entreprise a besoin avant de les approuver. Voici quelques-uns des champs que vous pourrez choisir :
Recruteur : le recruteur responsable des offres d'emploi assignées à la demande d'ouverture de poste. Le recruteur sélectionné sera automatiquement ajouté en tant que membre d'équipe pour la demande d'ouverture de poste. Il ou elle recevra des notifications (par exemple, lorsque la demande d'ouverture de poste est approuvée).︎
Responsable d'équipe : le responsable en charge de l'équipe de recrutement qui sollicite la création d'un nouveau poste à pourvoir. En général, cette personne est également responsable de la création de la demande d'ouverture de poste. Elle définit également toutes les exigences qui y sont liées.︎
Contexte général : les informations contextuelles supplémentaires que vous souhaitez ajouter pour mieux informer les personnes chargées d'approuver la demande d'ouverture de poste.
Raison de l'ouverture : choisissez la raison pour laquelle vous souhaitez créer une nouvelle ouverture de poste (soit pour une nouvelle embauche, soit pour un remplacement). Cette rubrique peut être remplie différemment pour chaque poste à pourvoir.︎
Explication : les informations supplémentaires requises pour l'ouverture d'un poste spécifique.
Les processus d'approbation︎
Les processus de validation vous permettent de déterminer qui doit approuver chaque demande d'ouverture de poste et à quelle étape du processus.
Vous avez la possibilité d'assigner des départements à un processus spécifique. Si vous sélectionnez cette option, un département devra obligatoirement être spécifié dans chaque demande d'ouverture de poste. Le processus associé à ce service sera activé chaque fois que vous enverrez la demande d'ouverture de poste.
Pour configurer des processus de validation, cliquez sur + Ajouter un processus. Complétez ensuite le titre du processus et les conditions requises pour la première étape de validation.
Vous devrez alors choisir si tous les approbateurs assignés doivent approuver la demande, ou si n'importe lequel des approbateurs peut le faire. Si vous choisissez l'un des approbateurs assignés, le premier à approuver parmi ceux assignés validera la demande d'ouverture de ce poste.︎
Cliquez sur le + qui se trouve sous Assigner des approbateurs pour ajouter les approbateurs qui seront inclus dans ce processus de validation.︎
Si vous souhaitez que vos approbateurs puissent modifier le processus afin de se remplacer ou de remplacer d'autres approbateurs en cas d'absence prolongée ou dans d'autres situations, vous pouvez cliquer sur la case à cocher indiquant que les approbateurs pourront modifier cette étape. Lorsque cette option est activée, les approbateurs pourront réassigner d'autres approbateurs à cette étape de validation. Les approbateurs pourront modifier cette étape directement à partir de la demande d'offre à laquelle ils sont assignés.
Finalement, vous pourrez aussi ajouter des étapes de validation supplémentaires en cliquant sur + Ajouter une étape de validation et en suivant les mêmes étapes que celles décrites ci-dessus.︎
Bien que vous puissiez assigner manuellement des processus de validation à vos demandes d'ouverture de poste, une façon courante de les assigner est par département. Pour ce faire, cliquez sur le bouton à bascule permettant d'assigner les processus en fonction des départements.
Une fois que vous avez cliqué sur le bouton à bascule, vous serez invité à choisir un processus par défaut. Ce processus sera automatiquement activé pour les demandes d'ouverture de poste auxquelles aucun département n'a été assigné.
Une fois cette option activée, vous aurez la possibilité d'assigner des processus en fonction du département.
Vous pouvez également définir un processus par défaut en cliquant sur l'ellipse horizontale située à côté du bouton d'édition et en sélectionnant Définir comme processus par défaut.
Rendre les demandes d'ouverture de poste facultatives
Une fois que les demandes d'ouverture de poste ont été activées, elles sont définies comme facultatives par défaut. Vous pouvez modifier ce paramètre en allant dans Paramètres > Flux de travail > Demandes d'ouverture de poste > Configuration et en activant ou désactivant les demandes d'ouverture de poste.
Dans certains cas, il peut être avantageux de laisser les demandes d'ouverture de poste facultatives, par exemple, pendant une période de transition après l'activation de la fonctionnalité ou si seulement une partie de votre entreprise utilise les demandes d'ouverture de poste. ︎
Nous recommandons toutefois de conserver les demandes d'ouverture de poste comme obligatoires pour les raisons suivantes : ︎
Elles vous aident à centraliser, structurer et contrôler le processus d'acquisition de talents au sein de votre entreprise. Toutes les informations clés du poste sont confirmées au niveau des demandes d'ouverture de poste par les intervenants essentiels. Ces données pourront être réutilisées ultérieurement lors de la publication de vos offres d'emploi.︎
Elles fournissent davantage de données et de contexte. Associer les demandes d'ouverture de poste aux offres d'emploi permet d'intégrer l'ensemble du processus de recrutement en un seul endroit, ce qui se traduit par un meilleur suivi de l'activité et un meilleur système de reporting.
Elles réduisent la quantité de travail manuel. Plus besoin de gérer des feuilles de calcul séparées pour la création de nouveaux postes, ni de copier-coller des données entre plusieurs documents internes ou dans votre ATS.
Les permissions
Lorsque vous utilisez les demandes d'ouverture de poste, il est important de déterminer quel membre de l'équipe aura accès à quelle étape du processus de demande. Pour ce faire, vous pouvez activer ou désactiver les permissions dans leurs rôles d'embauche. Vous pouvez le faire en accédant à Paramètres > Entreprise > Rôles de recrutement.
Voici les trois permissions liées aux demandes d'ouverture de poste :︎
Afficher les demandes d'ouverture de poste : les utilisateurs ayant cette permission pourront consulter, rechercher, filtrer, grouper, s'abonner ou ce désabonner et laisser des notes dans les demandes d'ouverture de poste. Si ces utilisateurs sont assignés en tant qu'approbateur, ils peuvent examiner les demandes d'approbation.︎
Afficher toutes les demandes d'ouverture de poste : les utilisateurs ayant cette permission pourront consulter toutes les demandes d'ouverture de poste, y compris celles auxquelles ils ne sont pas assignés.︎
Gérer les demandes d'ouverture de poste : les utilisateurs ayant cette permission pourront dupliquer, modifier, archiver, supprimer et ajouter de nouvelles demandes d'ouverture de poste. Ils peuvent compléter toutes les informations relatives à la demande d'ouverture, demander des approbations, modifier le processus assigné et envoyer des rappels aux approbateurs. Ils peuvent également gérer les membres d'équipe et ajouter des notes et des fichiers.︎
L'administrateur dispose automatiquement de ces trois permissions et pourra définir celles des membres de l'équipe.
Par exemple, les responsables d'équipe doivent pouvoir créer et modifier les demandes d'ouverture de poste. Les personnes chargées de l'approbation devront pouvoir consulter les demandes d'ouverture de poste et pourraient bénéficier de la permission Afficher toutes les demandes d'ouverture de poste. Enfin, l'administrateur peut décider si les recruteurs doivent aussi avoir accès aux demandes d'ouverture de poste. Si ce n'est pas le cas, les recruteurs peuvent toujours assigner des demandes d'ouverture de poste à des offres d'emploi s'ils ont la permission de gérer ces dernières.
Les notifications
Différents types de notifications sont envoyés aux personnes chargées d'activer ou de désactiver le module des demandes d'ouverture de poste, de créer ou d'approuver des demandes d'ouverture de poste et d'enregistrer des offres d'emploi planifiées :
Généralités : informe les utilisateurs des modifications apportées à l'échelle de l'entreprise︎.
Demande d'ouverture de poste : informe les utilisateurs sur les actions importantes réalisées dans les demandes d'ouverture de poste suivies︎
💡Nous vous recommandons d'activer les notifications. Les demandes d'ouverture de poste ont été envoyées pour approbation ou mise à jour afin que les abonnés qui vous suivent puissent rester informés du statut d'une demande d'ouverture de poste qui leur a été envoyée.
En rapport avec un emploi : informe les utilisateurs qu'une offre a été publiée sans que les données correspondent à la demande d'ouverture de poste ︎.
Autres : informe les utilisateurs des notes, mentions, réactions, assignations, etc. dans lesquelles ils sont assignés
Les notifications peuvent être configurées pour chaque utilisateur. Vous trouverez ici plus d'informations sur comment procéder. ︎
︎
⚠️Les notifications sont basées sur les permissions. Seuls les membres des équipes de recrutement disposant des permissions liées aux demandes d'ouverture de poste (comme indiqué ci-dessus) recevront ces notifications.
Une fois que vous aurez configuré vos processus de validation et les informations correspondantes, vous pourrez commencer à créer une nouvelle demande d'ouverture de poste !
Articles liés |