Automatiser les tâches manuelles telles que la mise à jour du consentement des candidats au traitement de leurs données et la suppression de ceux qui ont expiré, n'ont pas donné leur consentement ou ont demandé à être supprimés vous fait gagner un temps considérable, tout en vous aidant à assurer votre conformité au RGPD.

Attention : Afin de configurer les automatisations RGPD, votre rôle doit avoir des droits d'Accès aux données de haut niveau.

1. Allez dans Paramètres > Paramètres d'entreprise > RGPD.

2. Sélectionnez Configurer, à côté de Automatiser les demandes de consentement.

3. Cliquez sur la bascule pour activer l'automatisation.

4. Définissez le nombre de jours dont la période de conservation sera prolongée lorsque les candidats y consentent et créez un e-mail à envoyer aux candidats.

5. Les candidats refusés dans toutes les offres d'emploi et tous les viviers de talents ne recevront pas de demandes automatiques de consentement. Vous pouvez aussi choisir de ne pas envoyer cet e-mail aux candidats qualifiés dans les offres à pourvoir, ou de ne pas l'envoyer aux candidats avec une activité par e-mail, dans Règles supplémentaires, grâce aux bascules.

Si vous avez choisi de ne pas envoyer cet e-mail aux candidats actifs par e-mail, sélectionnez la durée d'inactivité par e-mail nécessaire pour envoyer la demande de consentement.

6. Cliquez sur Sauvegarder. Si des candidats arrivent actuellement à expiration dans votre compte, il vous sera demandé si vous souhaitez déjà envoyer des e-mails.

Attention : Les candidats ayant été ajoutés à votre base de données sans consentement ne recevront pas ces e-mails; leur consentement doit être demandé manuellement. Apprenez-en plus sur les statuts des candidats.

1. Allez dans Paramètres > Paramètres d'entreprise > RGPD.

2. Sélectionnez Configurer, à côté de Automatiser la suppression des candidats.

3. Cliquez sur la bascule de l'automatisation que vous souhaitez exécuter. Il y a trois options :

Supprimer les candidats expirés

Les candidats seront supprimés à l'expiration de leur période de conservation. Vous pouvez exclure les candidats qualifiés dans les offres actives ou les viviers de talents, ou les candidats actifs par e-mail. Sélectionnez la durée d'inactivité nécessaire avant de supprimer le candidat, si vous avez activé cette exemption.

Supprimer les candidats ayant demandé à être supprimés

Sélectionnez la période après laquelle les candidats qui ont demandé à être supprimés doivent être supprimés.

Attention : La période de conservation des candidats qui ont demandé à être supprimés sera changée automatiquement selon le nombre de jours sélectionnés ci-dessus.

Supprimer les candidats n'ayant jamais consenti au stockage de leurs données à caractère personnel

Si vos candidats ont été ajoutés à la base de données sans leur consentement (sourcés, ajoutés manuellement ou cooptés), ils recevront une période de conservation de 30 jours et seront ensuite supprimés.

4. Cliquez sur Sauvegarder, confirmez la sélection et cliquez sur Oui, activer.

Attention : Les candidats supprimés peuvent être restaurés pendant 7 jours après leur suppression. En savoir plus sur la restauration de candidats supprimés récemment.