En tant que recruteur, vous êtes censé être très réactif au moment de répondre aux candidats, en les faisant avancer le plus rapidement possible dans le processus, sans perdre cette touche personnelle au cours des interactions. Les actions automatiques vous permettent d'associer des déclencheurs aux raisons de refus. Ces déclencheurs provoqueront alors des actions automatiques dans votre compte. Par exemple, l’envoi d’un e-mail à un candidat lorsqu’il est refusé.

Important : si le rôle de recrutement d’un membre d’équipe ne lui donne pas accès à une fonctionnalité (par exemple, les e-mails), mais que ce dernier disqualifie un candidat avec un déclencheur d’action automatique censée par exemple envoyer un e-mail, l’action ne sera PAS déclenchée.

Comment configurer des actions automatiques pour les raisons de refus

Vous pouvez créer des actions automatiques pour les raisons de refus afin d’automatiser les actions suivantes :

Envoyer un e-mail : lorsque vous sélectionnez l’envoi d’un e-mail à un candidat en tant qu'action automatique, vous pouvez choisir si cet e-mail doit apparaître comme ayant été envoyé par l'utilisateur qui déplace le candidat dans le processus, ou par un autre membre d'équipe déterminé. Vous pouvez également choisir de différer l’envoi de vos messages pour les envoyer ultérieurement.
Ajouter une note : pour d’autres membres d’équipe.
Ajouter une tâche : ajoutez une tâche pour un membre d'équipe et fixez sa date limite avec un délai relatif (par exemple, dans 3 jours) ou avec une date spécifique.
Ajouter des mots-clés : aux candidats.
Ajouter des abonnés : aux candidats.
Affecter à : des offres d’emploi ou des viviers de talents.

Les actions automatiques définies pour des raisons de refus s’appliquent à l’ensemble de l’entreprise et ne peuvent pas être configurées différemment pour chaque offre d’emploi ou chaque étape.

Remarque : votre rôle devra avoir accès à la « Gestion des actions automatiques » et à la « Modification des offres d’emploi » pour pouvoir ajouter ou modifier une action automatique.

Les actions se produiront automatiquement lorsqu'un candidat est refusé et qu'un déclencheur est attribué à la raison de refus. Pour attribuer un déclencheur à une raison de refus, procédez comme suit :

1. Accédez à « Paramètres » > « Flux de travail » > « Raisons du refus »

2. Cliquez sur l'icône en forme de crayon en face de la raison du refus pour laquelle vous souhaitez configurer une action automatique.

3. Ensuite, cliquez sur le bouton « Action » et sélectionnez l'action que vous souhaitez ajouter.

4. Il est possible d’ajouter plusieurs actions à une même raison de refus. Cliquez sur « + Action » si vous souhaitez en ajouter ou cliquez sur « Sauvegarder » si vous avez terminé d'ajouter des actions.

5. Les actions automatiques définies pour une raison de refus sont signalées par une icône en forme d’éclair (⚡).

Remarque : les actions automatiques ne peuvent pas être configurées pour être déclenchées après qu’un certain temps se soit écoulé.

Flux de travail avec les actions automatiques

Refuser un candidat

1. Lorsque vous refusez un candidat via son profil, vous pouvez voir s’il existe des actions automatiques définies pour la raison du refus que vous souhaitez choisir.

2. Lorsque vous refusez un candidat, une fenêtre de dialogue apparaît dans le coin inférieur droit pour indiquer les actions automatiques effectuées.

3. Lorsque les actions automatiques sont terminées, la barre d’état de la fenêtre d’aide devient verte.

4. Si vous ne souhaitez pas que les actions automatiques soient déclenchées, vous pouvez cliquer sur « Annuler ».

Refuser les candidats en bloc

Lorsque vous refusez des candidats en bloc, vous pouvez voir s'il existe des actions automatiques pour les différentes raisons de refus.

Ensuite, les actions automatiques qui seront effectuées sont affichées. Vous pouvez choisir de continuer et d'exécuter les actions automatiques, ou de refuser sans actions.

Un indicateur de refus des candidats est affiché, sans actions automatiques. Cette fenêtre de dialogue ne s'affiche que lorsque vous disqualifiez un candidat. Par conséquent, il n'est pas possible d'annuler les actions automatiques après avoir confirmé que vous souhaitez poursuivre.

Ce que les membres de votre équipe verront

Les membres de votre équipe et vous-même pouvez voir les notifications/tâches/demandes d’évaluation provenant des autres membres d’équipe ainsi que celles qui ont été déclenchées par une action automatique ; ces dernières seront indiquées par un éclair.

Et ensuite ?