Les actions automatiques simplifient votre processus de recrutement en réduisant les tâches manuelles et répétitives. Vous pouvez configurer des actions qui se déclencheront automatiquement lorsqu’un candidat est refusé, ce qui améliore l’organisation et vous permet de gagner du temps pour vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Utiliser les actions automatiques
Vous pouvez créer différentes actions automatiques :
Envoyer un e-mail : choisissez l’expéditeur et le destinataire. Vous pouvez aussi programmer l’envoi à une date et une heure précises. Exemple : envoyer un e-mail automatique à un candidat pour l’inviter à l’étape suivante du processus.
Ajouter une note : ajoutez une note au profil du candidat, par exemple pour informer les autres membres de l’équipe des prochaines étapes.
Ajouter une tâche : attribuez une tâche à un membre de l’équipe ou à vous-même, avec une date d’échéance relative (par exemple, dans 3 jours) ou spécifique. Exemple : rappel d’appeler un candidat afin de donner un retour sur son dernier entretien.
Ajouter des mots-clés : organisez les candidats en ajoutant des mots-clés à leurs profils. Cela facilite le reporting et le filtrage des viviers de talents ou de l’aperçu des candidats.
Ajouter des abonnés : tenez les membres de l’équipe informés en les ajoutant en tant qu’abonnés à un candidat. Grâce aux paramètres de notification, ils seront informés des changements dans le profil candidat.
Attribuer les candidats : attribuez des candidats à des offres ou des viviers de talents. Cela permet de maintenir à jour même de grands viviers de talents et de gérer des processus multi-postes dans Recruitee. Exemple : une présélection suivie d’un long parcours de formation.
Remarque : votre rôle doit disposer de l’autorisation « Gérer les actions automatiques » pour ajouter ou modifier des actions automatiques dans les raisons de refus. De même, lorsqu’un membre de l’équipe dont le rôle n’a pas accès à une fonctionnalité (par exemple, les e-mails) essaie de déplacer ou disqualifier un candidat avec une action automatique, l’action ne sera PAS déclenchée.
Configurer des actions automatiques pour les raisons de refus
⚠️ Les actions automatiques liées aux raisons de refus sont définies au niveau de l’entreprise. Elles ne peuvent pas être configurées différemment selon les offres.
Les actions se déclenchent automatiquement lorsqu’un candidat est disqualifié pour un motif spécifique. Pour attribuer des actions automatiques à des raisons de refus, procédez comme suit :
1. Accédez à Paramètres > Flux de travail > Raisons du refus
2. Cliquez sur l’icône de crayon à côté du motif de refus auquel vous souhaitez assigner une action automatique
3. Cliquez ensuite sur Ajouter une action et sélectionnez l’action souhaitée
4. Il est possible d’ajouter plusieurs actions par motif. Le cas échéant, cliquez sur Ajouter une autre. Quand vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder.
Suspendre ou annuler les actions automatiques
Lorsqu’une action automatisée est déclenchée par un déplacement dans le pipeline ou par un refus, vous verrez une notification à ce sujet. Si vous souhaitez l’arrêter, cliquez simplement sur Pause ou Annuler.
De même, si le candidat est déplacé vers une étape précédente (par exemple, disqualifié avec retour à une étape d’entretien), une fenêtre contextuelle vous demandera si vous souhaitez que l’action automatique liée à cette étape soit de nouveau exécutée.
