En tant que recruteur, vous êtes censé être très réactif au moment de répondre aux candidats, en les faisant avancer le plus rapidement possible dans le processus, sans perdre cette touche personnelle au cours des interactions. Les actions automatiques vous permettent d'associer des déclencheurs aux raisons de disqualification. Ces déclencheurs provoqueront alors des actions automatiques dans votre compte. Par exemple, l’envoi d’un e-mail à un candidat lorsqu’il est disqualifié.
Important : si le rôle de recrutement d’un membre d’équipe ne lui donne pas accès à une fonctionnalité (par exemple, les e-mails), mais que ce dernier disqualifie un candidat avec un déclencheur d’action automatique censée par exemple envoyer un e-mail, l’action ne sera PAS déclenchée.
Comment configurer des actions automatiques pour les raisons de disqualification
Vous pouvez créer des actions automatiques pour les raisons de disqualification afin d’automatiser les actions suivantes :
- Envoyer un e-mail : lorsque vous sélectionnez l’envoi d’un e-mail à un candidat en tant qu'action automatique, vous pouvez choisir si cet e-mail doit apparaître comme ayant été envoyé par l'utilisateur qui déplace le candidat dans le processus, ou par un autre membre d'équipe déterminé. Vous pouvez également choisir de différer l’envoi de vos messages pour les envoyer ultérieurement.
- Ajouter une note : pour d’autres membres d’équipe.
- Ajouter une tâche : ajoutez une tâche pour un membre d'équipe et fixez sa date limite avec un délai relatif (par exemple, dans 3 jours) ou avec une date spécifique.
- Ajouter des mots-clés : aux candidats.
- Ajouter des abonnés : aux candidats.
- Affecter à : des offres d’emploi ou des viviers de talents.
Les actions automatiques définies pour des raisons de disqualification s’appliquent à l’ensemble de l’entreprise et ne peuvent pas être configurées différemment pour chaque offre d’emploi ou chaque étape.
Remarque : votre rôle devra avoir accès à la « Gestion des actions automatiques » et à la « Modification des offres d’emploi » pour pouvoir ajouter ou modifier une action automatique.
Les actions se produiront automatiquement lorsqu'un candidat est disqualifié et qu'un déclencheur est attribué à la raison de disqualification. Pour attribuer un déclencheur à une raison de disqualification, procédez comme suit :
1. Accédez à « Paramètres » > « Flux de travail » > « Raisons de disqualification »
2. Cliquez sur l'icône en forme de crayon en face de la raison de disqualification pour laquelle vous souhaitez configurer une action automatique.
3. Ensuite, cliquez sur le bouton « Action » et sélectionnez l'action que vous souhaitez ajouter.
4. Il est possible d’ajouter plusieurs actions à une même raison de disqualification. Cliquez sur « + Action » si vous souhaitez en ajouter ou cliquez sur « Sauvegarder » si vous avez terminé d'ajouter des actions.
5. Les actions automatiques définies pour une raison de disqualification sont signalées par une icône en forme d’éclair (⚡).
Remarque : les actions automatiques ne peuvent pas être configurées pour être déclenchées après qu’un certain temps se soit écoulé (par exemple, l'envoi d'un e-mail 1 jour après la disqualification d'un candidat).
Flux de travail avec les actions automatiques
Disqualifier un candidat
1. Lorsque vous disqualifiez un candidat via son profil, vous pouvez voir s’il existe des actions automatiques définies pour la raison de disqualification que vous souhaitez choisir.
2. Lorsque vous disqualifiez un candidat, une fenêtre de dialogue apparaît dans le coin inférieur droit pour indiquer les actions automatiques effectuées.
3. Lorsque les actions automatiques sont terminées, la barre d’état de la fenêtre d’aide devient verte.
4. Si vous ne souhaitez pas que les actions automatiques soient déclenchées, vous pouvez cliquer sur « Annuler ».
Disqualifier les candidats en bloc
Lorsque vous disqualifiez des candidats en bloc, vous pouvez voir s'il existe des actions automatiques pour les différentes raisons de disqualification.
Ensuite, les actions automatiques qui seront effectuées sont affichées. Vous pouvez choisir de continuer et d'exécuter les actions automatiques, ou de disqualifier sans actions.
Un indicateur de disqualification des candidats est affiché, sans actions automatiques. Cette fenêtre de dialogue ne s'affiche que lorsque vous disqualifiez un candidat. Par conséquent, il n'est pas possible d'annuler les actions automatiques après avoir confirmé que vous souhaitez poursuivre.
Ce que les membres de votre équipe verront
Les membres de votre équipe et vous-même pouvez voir les notifications/tâches/demandes d’évaluation provenant des autres membres d’équipe ainsi que celles qui ont été déclenchées par une action automatique ; ces dernières seront indiquées par un éclair.
Et ensuite ?
Pour commencer à gagner du temps, vous pouvez également configurer des actions automatiques pour votre processus défini par défaut, ou modifier vos autres actions au niveau des offres d’emploi.