Grâce au planificateur d'événements, vous pouvez simplifier la planification de vos événements. Demandez à vos candidats de choisir le créneau horaire qui leur convient le mieux en fonction des agendas connectés des membres de votre équipe.

Vous pouvez partager les liens du planificateur d'événements avec vos candidats par e-mail. Lorsque les candidats cliqueront sur votre lien, ils seront redirigés vers une page d'accueil où ils pourront choisir les créneaux horaires qui leur conviennent le mieux.

Ce que vous allez découvrir dans cet article :

Si vous souhaitez créer un lien avec le planificateur d'événements, il faudra d'abord connecter votre agenda à votre compte Recruitee. Ceci permettra au planificateur d'événements de connaître vos disponibilités.

⚠️ Le planificateur d'événements ne détecte votre disponibilité que si votre agenda est connecté en tant qu'agenda personnel.

Suivez les étapes suivantes pour créer un lien vers le planificateur d'événements :

1. Allez dans Paramètres > Flux de travail > Planificateur d'événements

2. Cliquez sur + Nouveau lien de planificateur d'événements.

3. Donnez un nom à votre événement. Définissez ensuite la période et la date d'expiration du lien.

La période dans le planificateur d'événements détermine les créneaux qu’un candidat pourra choisir après que vous lui ayez envoyé le lien.

4. Sous la rubrique Responsable d'entretiens, ajustez votre disponibilité. Cliquez ensuite sur Ajouter un responsable d'entretiens pour ajouter des responsables d'entretiens à l'événement que vous planifiez. N'oubliez pas d'ajuster leur disponibilité.

⚠️ Les autres membres de votre équipe doivent également avoir leurs agendas connectés afin que le planificateur d'événements puisse détecter tout conflit d'horaires.

5. Choisissez votre option préférée : vous pouvez inviter tous les responsables d'entretien, ou Seulement le premier disponible. Si vous choisissez cette dernière option, il vous suffit d'assigner l'un des responsables d'entretien ajoutés via le lien du planificateur d'événements pour que le candidat puisse choisir parmi plusieurs créneaux horaires. Si vous choisissez Inviter tous, tous les responsables d'entretien sélectionnés devront être disponibles simultanément pour que le candidat puisse planifier l'entretien.

6. Sous Paramètres de disponibilité, vous pouvez choisir d'activer l'option Ignorer les événements qui durent toute la journée. Ceci permettra aux candidats de planifier des entretiens pendant vos événements qui durent toute la journée.

7. Sélectionnez Ajouter une période tampon. Ajustez ensuite le temps entre les réunions afin d'éviter des entretiens consécutifs.

8. Dans la section Limiter le nombre de réunions, sélectionnez le nombre maximum de réunions que vos candidats pourront planifier chaque jour avec ce lien.

9. Vous pouvez configurer la durée de chaque événement et la fréquence des créneaux horaires sous Créneaux horaires disponibles toutes les. Une fréquence plus élevée permettra aux candidats de choisir parmi plus de créneaux horaires.

10. Sélectionnez le type d'événement, le lieu et le fuseau horaire de l'événement. Lorsqu'un candidat planifie un événement avec vous, la date et l'heure de l'événement seront ajustées en fonction du fuseau horaire de votre agenda. Les informations concernant l'événement vous permettent à vous ou au candidat de voir l'heure de l'événement dans vos fuseaux horaires respectifs, en fonction des paramètres de votre navigateur.

11. Si vous avez des salles de réunion qui sont connectées à votre compte, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs salles de réunion qui seront automatiquement réservées une fois que le candidat aura planifié l'événement. La disponibilité des salles de réunion sera alors prise en compte dans les créneaux horaires disponibles pour le candidat.

12. Vous pouvez ajouter une note qui sera visible par les candidats, ou une note privée qui sera visible par les membres de votre équipe invités à l'événement.

13. Vous pouvez également demander aux membres de votre équipe de remplir un formulaire d'évaluation après l'entretien.

14. Cliquez sur Créer un lien.