📌 Remarque : Cet article a été traduit à l’aide de l’IA. Certains mots ou certaines informations peuvent être erronés.
Les automatisations de flux de travail font plus que vous faire gagner du temps. Elles rendent le processus de recrutement plus fluide pour les candidats et votre équipe.
Considérez-les comme de simples règles « si cela se produit, faites ceci », construites à partir de trois composants clés : les déclencheurs, les actions et les conditions.
Les déclencheurs activent l’automatisation, par exemple lorsqu’un candidat est déplacé vers une nouvelle étape.
Les actions sont les opérations qui suivent, telles que l’envoi d’e-mails ou la mise à jour des statuts d’offre d’emploi.
Les conditions garantissent que les actions ne se produisent que lorsque des critères spécifiques sont réunis.
Parce qu’elles ne sont pas liées à une seule étape du pipeline, les automatisations de flux de travail peuvent répondre à des événements à tout moment du processus de recrutement. Elles peuvent être déclenchées en fonction d’activités liées à l’offre d’emploi ou d’actions spécifiques aux candidats.
Elles prennent en charge divers scénarios, vous aidant à créer des flux de travail de bout en bout qui vous font gagner du temps, améliorent l’expérience candidat et simplifient le travail d’équipe.
Pour obtenir les meilleurs résultats, suivez ces bonnes pratiques lors de la création d’automatisations de flux de travail.
Bonnes pratiques pour les automatisations de flux de travail
Cartographiez votre flux idéal
Il peut être tentant de se lancer directement dans la création d’automatisations, mais il est préférable de planifier d’abord.
Commencez par décrire votre flux de travail idéal sur papier ou dans un document. Pensez à votre objectif et travaillez à rebours. Par exemple, assurez-vous qu’un candidat n’est jamais laissé en attente.
Définissez ce que vous voulez atteindre. Par exemple, maintenez le candidat informé et assurez un suivi en temps opportun.
Réfléchissez à ce qui doit se passer pour atteindre votre objectif. Par exemple, la dernière étape pourrait être d’envoyer un e-mail de suivi et d’attribuer une tâche au recruteur.
Créez la logique. Par exemple, lorsqu’un candidat est en retard, le système envoie automatiquement un e-mail de suivi personnalisé et crée une tâche pour le recruteur afin de vérifier le statut du candidat.
Commencez petit, puis adaptez
Nous vous recommandons de commencer par les tâches que vous effectuez le plus fréquemment et qui prennent le plus de temps.
Par exemple :
Évaluations des candidats : Lorsqu’un candidat est déplacé vers une nouvelle étape, demandez automatiquement une évaluation au responsable d’équipe ou aux intervieweurs.
Mouvement dans le pipeline : Déplacez automatiquement les candidats vers l’étape suivante dès que toutes les évaluations sont terminées.
Notifications : Notifiez le recruteur lorsqu’un nouveau candidat est ajouté à une offre d’emploi, ou ajoutez une note ou une étiquette lorsqu’un candidat atteint une étape spécifique.
💡 Astuce : Utilisez l’un de nos modèles prédéfinis pour configurer des automatisations courantes telles que Fermer l’offre d’emploi, Envoyer aux job boards ou Envoyer des e-mails aux candidats en retard en quelques clics.
Une fois que ces automatisations de base fonctionnent bien, vous pouvez passer à des flux plus complexes.
Par exemple :
Automatisation des entretiens : Lorsqu’un candidat atteint l’étape d’entretien, envoyez automatiquement un lien de planification, attribuez des intervieweurs et envoyez des rappels. Après l’entretien, envoyez des enquêtes de satisfaction et créez une tâche pour le recruteur.
Contrôle de la visibilité : Lorsqu’un candidat passe à l’étape Offre, révoquez l’accès pour les précédents intervieweurs, ne laissant que les décideurs et les RH impliqués.
Communications avancées : Utilisez des conditions pour personnaliser les e-mails ou les actions en fonction des balises de candidat, des sources ou des raisons de refus.
Donnez la priorité aux candidats
Lors de la configuration des automatisations, considérez comment le candidat percevra chaque message ou action.
L’objectif est de vous assurer que les candidats se sentent valorisés et informés, même lorsque la majeure partie du processus s’exécute automatiquement.
✅ Faites ceci :
Envoyez des messages de confirmation aux points clés. Faites savoir aux candidats quand vous recevez leur candidature ou quand ils passent à une nouvelle étape. Ces mises à jour rassurent les candidats et montrent que vous valorisez leur temps.
Maintenez l’engagement des candidats. Notifiez automatiquement les recruteurs ou envoyez des e-mails en utilisant le déclencheur « Candidat est en retard » (marqué comme en retard), afin que les candidats ne soient pas laissés en attente trop longtemps.
Évitez les retards. Utilisez le déclencheur « Toutes les évaluations sont terminées » pour déplacer automatiquement le candidat à l’étape suivante dès que tout le monde a donné son feedback.
Personnalisez les e-mails. Incluez des espaces réservés, tels que le nom du candidat et le titre du poste, afin que chaque e-mail soit personnalisé et non générique.
Engagez les nouvelles recrues. Utilisez le déclencheur « Date de début du candidat » pour envoyer un e-mail de bienvenue ou de pré-intégration avant leur premier jour.
❌ Ne faites pas ceci :
Envoyez trop de notifications aux candidats. Espacez toujours vos messages automatisés et évitez d’envoyer plusieurs e-mails pour le même déclencheur (comme un e-mail de confirmation juste avant un e-mail de « prochaine étape »).
Utilisez des e-mails de refus génériques. Créez des e-mails personnalisés qui reflètent l’étape et la raison de la disqualification (par exemple, un bref message pour les étapes précoces et un plus détaillé pour les étapes ultérieures).
Utilisez l’automatisation pour le feedback sensible. Vous pouvez automatiser les mises à jour de statut ou la logistique, mais communiquez les nouvelles sensibles, comme un retrait d’offre, en personne.
Testez vos flux de travail
Testez toujours vos automatisations de flux de travail avant de les utiliser dans une offre d’emploi réelle.
Configurez votre automatisation dans un environnement de test ou une offre d’emploi brouillon avec un candidat test pour simuler le processus et vous assurer que chaque action fonctionne comme prévu.
Le test vous aide à éviter d’envoyer des messages non désirés, d’apporter des modifications inutiles aux statuts d’offre d’emploi ou de faire des déplacements d’étape incorrects dans vos rôles actifs.
Suivez et améliorez
Après la mise en ligne de votre flux de travail, laissez quelques semaines pour évaluer ses performances. Concentrez-vous sur vos points faibles actuels et voyez s’ils s’améliorent.
Recherchez les changements dans le temps de recrutement, les taux d’abandon des candidats, les temps d’achèvement des évaluations, les taux de réponse des candidats et la productivité du recruteur.
Si vos goulots d’étranglement ne se sont pas améliorés, revoyez la conception de votre flux de travail. Examinez les déclencheurs, les conditions et les actions, et apportez toutes les modifications nécessaires.
Exemples d’automatisations de flux de travail
Voici quelques façons d’utiliser les automatisations de flux de travail.
Gain de temps et évolutivité
Déplacez les candidats dans le pipeline (par exemple, après la fin de toutes les évaluations → déplacez-les vers l’étape suivante).
Modifiez le statut d’une offre d’emploi (par exemple, lorsque tous les postes sont pourvus, changez le statut de l’offre d’emploi en Fermée).
Envoyez les offres d’emploi aux job boards dès qu’elles sont publiées.
Envoyez des e-mails de confirmation aux candidats qui sont ajoutés manuellement.
Si vous utilisez notre HRIS, créez automatiquement un profil d’employé dans Tellent HR une fois qu’un candidat est embauché.
Expérience candidat
Envoyez des e-mails de refus personnalisés en fonction de la raison et de l’étape du pipeline.
Maintenez les candidats informés de leur statut (par exemple, retards ou prochaines étapes).
Envoyez des rappels d’entretien et des détails un certain nombre de jours avant l’événement prévu.
Collaboration d’équipe
Partagez ou arrêtez de partager des candidats avec les parties prenantes impliquées dans des étapes spécifiques du pipeline.
Demandez des évaluations aux recruteurs ou aux membres de l’équipe d’embauche.
Notifiez les membres de l’équipe lorsqu’un candidat atteint une étape particulière ou lorsque des tâches clés sont terminées.
Créez des tâches que les équipes d’embauche doivent accomplir lorsqu’un candidat progresse.
Prêt à construire ?
Mettez ces bonnes pratiques en action. Voulez-vous apprendre à configurer des automatisations de flux de travail ?