Les automatisations de flux de travail ne vous font pas seulement gagner du temps. Elles rendent le processus de recrutement plus fluide pour les candidats et pour votre équipe.

Vous pouvez les considérer comme de simples règles si-alors, construites à partir de trois composants clés : les déclencheurs, les actions et les conditions.

Les déclencheurs activent l’automatisation, comme lorsqu’un candidat passe à une nouvelle étape.
Les actions sont les tâches qui suivent l’activation, comme l’envoi d’e-mails ou la mise à jour des statuts de postes.
Les conditions garantissent que les actions ne se produisent que lorsque des critères spécifiques sont réunis.

Comme elles ne sont pas liées à une étape spécifique du pipeline, les automatisations de flux de travail peuvent réagir à des événements tout au long du processus d’embauche. Elles peuvent être déclenchées en fonction d’activités liées au poste ou d’actions spécifiques du candidat.

Les automations répondent à différents scénarios pour vous aider à créer des flux de travail de bout en bout qui vous font gagner du temps, améliorent l’expérience candidat et simplifient le travail d’équipe.

Pour un résultat optimal, suivez ces recommandations lorsque vous créez des automatisations de flux de travail.

Bonnes pratiques pour les automatisations de flux de travail

Cartographiez votre flux idéal

Même s’il est tentant de se lancer directement dans la création d’automatisations, il est préférable de commencer par un peu de planification.

Prenez le temps de schématiser votre flux de travail idéal, sur papier ou dans un document. Pensez à l’objectif et travaillez à rebours. Par exemple, assurez-vous que les candidats ne sont jamais laissés en attente.

Définissez ce que vous voulez accomplir. Il peut s’agir de tenir le candidat informé ou d’assurer un suivi ponctuel.
Réfléchissez à ce qui doit se passer pour atteindre votre objectif. La dernière étape peut être d’envoyer un e-mail de suivi et d’attribuer une tâche au recruteur.
Créez la logique. Par exemple, lorsqu’un candidat est en retard, le système peut envoyer automatiquement un e-mail de suivi personnalisé et crée une tâche pour le recruteur afin de vérifier le statut du candidat.

Commencez petit, puis développez

Nous vous recommandons de commencer par les tâches que vous effectuez le plus fréquemment, et qui vous prennent le plus de temps.

Quelques exemples :

Évaluations des candidats : Quand un candidat passe à une nouvelle étape, demander automatiquement une évaluation au responsable d’équipe ou d’entretien.
Mouvement dans le pipeline : Déplacez automatiquement les candidats à l’étape suivante dès que toutes les évaluations sont terminées.
Notifications : Avertissez le recruteur lorsqu’un nouveau candidat est ajouté à un poste, ou ajoutez une note ou un mot-clé lorsqu’un candidat atteint une étape spécifique.

💡 Astuce : Utilisez l’un de nos modèles prêts à l’emploi pour configurer en quelques clics des automatisations courantes comme fermer une offre d’emploi, publier sur les job boards ou envoyer des e-mails aux candidats en retard.

Une fois que ces automatisations de base fonctionnent bien, vous pouvez passer à des flux plus complexes.

Quelques exemples :

Automatisation des entretiens : Lorsqu’un candidat atteint l’étape de l’entretien, envoyez automatiquement un lien de planification, attribuez des responsables d’entretien et envoyez des rappels. Après l’entretien, envoyez des enquêtes de satisfaction et créez une tâche pour le recruteur.
Contrôle de la visibilité : Lorsqu’un candidat passe à l’étape de la proposition, révoquez l’accès des responsables d’entretien précédents pour ne laisser que les décideurs et RH impliqués.
Communications avancées : Utilisez des conditions pour personnaliser les e-mails ou les actions en fonction des mots-clés, des sources ou des motifs de refus d’un candidat.

Axer l’automatisation sur les candidats

Lorsque vous configurez des automatisations, considérez la manière dont le candidat percevra chaque message ou action.

L’objectif est de s’assurer que les candidats se sentent valorisés et informés, même si une grande partie du processus s’exécute automatiquement.

✅ À faire :

Envoyer des messages de confirmation aux points clés. Informez les candidats lorsque vous recevez leur candidature ou lorsqu’ils passent à une nouvelle étape. Ces messages rassurent les candidats et montrent que vous appréciez leur temps.
Maintenir l’engagement des candidats. Avertissez automatiquement les recruteurs ou envoyez des e-mails en utilisant le déclencheur Candidat en retard, afin que les candidats n’attendent pas trop longtemps.
Évitez les retards. Utilisez le déclencheur Toutes les évaluations sont terminées pour déplacer automatiquement le candidat à l’étape suivante après que tout le monde a donné son feedback.
Personnaliser les e-mails. Incluez des espaces réservés pour le nom du candidat et l’intitulé du poste, afin que chaque e-mail soit adapté et non générique.
Contacter les nouvelles recrues. Utilisez le déclencheur Date de début du candidat pour envoyer un e-mail de bienvenue ou de pré-onboarding avant la prise de poste.

❌ À éviter :

Envoyer trop de notifications aux candidats. Espacez toujours vos messages automatisés et évitez d’envoyer plusieurs e-mails pour le même déclencheur (par exemple, un e-mail de confirmation juste avant l’e-mail d’étape suivante).
Utiliser des e-mails de refus génériques. Créez des e-mails personnalisés qui reflètent l’étape et le motif du refus (par exemple, un bref message pour les premières étapes et un message plus détaillé pour les étapes ultérieures).
Utiliser l’automatisation pour les commentaires sensibles. Vous pouvez automatiser les mises à jour de statut ou la logistique, mais les nouvelles sensibles, comme le retrait d’une offre, devraient toujours être communiquées en personne.

Tester vos flux de travail

Testez toujours vos automatisations de flux de travail avant de les utiliser dans une offre d’emploi réelle.

Configurez votre automatisation dans un environnement de test ou sur un poste provisoire avec un faux candidat pour simuler le processus et vous assurer que chaque action fonctionne comme prévu.

Les tests vous évitent d’envoyer des messages indésirables, d’apporter des modifications inutiles au statut des postes ou d’effectuer des changements d’étape incorrects dans vos rôles actifs.

Suivre et réitérer

Une fois votre flux de travail déployé, laissez passer quelques semaines pour évaluer ses performances. Concentrez-vous sur les problèmes existants et voyez s’ils s’améliorent.

Guettez les changements dans la durée de recrutement, le taux de désistement des candidats, les délais d’achèvement des évaluations, les taux de réponse des candidats et la productivité des recruteurs.

Si vos goulots d’étranglement ne s’améliorent pas, révisez la conception de votre flux de travail. Examinez les déclencheurs, les conditions et les actions, et apportez les modifications nécessaires.

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Exemples d’automatisations de flux de travail

Voici quelques façons d’utiliser les automatisations de flux de travail.

Gain de temps et évolutivité

Déplacer les candidats dans le pipeline (par exemple, quand toutes les évaluations sont terminées → déplacer les candidats à l’étape suivante).
Changer le statut d’une offre d’emploi (par exemple, lorsque tous les postes sont pourvus → attribuer le statut Fermé à l’offre d’emploi).
Transmettre les offres aux job boards dès qu’elles sont publiées.
Envoyer des e-mails de confirmation aux candidats ajoutés manuellement.
Si vous utilisez notre SIRH, vous pouvez créer automatiquement un profil dans Tellent HR pour les candidats embauchés.

Expérience candidat

Envoyer des e-mails de refus personnalisés en fonction du motif et de l’étape dans le pipeline.
Tenir les candidats informés de leur statut (par exemple, en cas de retards ou pour la marche à suivre).
Envoyer des rappels et des détails un nombre défini de jours avant les entretiens.

Collaboration d’équipe

Partager (ou arrêter de partager) des candidats avec les personnes impliquées dans des étapes spécifiques du pipeline.
Demander des évaluations aux recruteurs ou aux membres de l’équipe de recrutement.
Avertir les membres de l’équipe lorsqu’un candidat atteint une étape particulière ou lorsque des tâches clés sont terminées.
Créer des tâches à accomplir pour les équipes d’embauche lorsqu’un candidat progresse.