Einrichten von Stellenanträgen

Um Stellenanträge einzurichten, gehe auf Einstellungen > Prozess > Stellenanträge. Dort gibt es drei Tabs, die du durchgehen musst, um die Einrichtung abzuschließen: Genehmigungsablauf, Antragsformular und Einrichtung. In den Genehmigungsabläufen wird festgelegt, wer die Anträge genehmigen muss, Antragsformulare bestimmen, was genehmigt werden muss, und in der Einrichtung gibst du an, wann Stellenanträge zwingend erforderlich sind.

Wir empfehlen, zunächst im Tab Antragsformular festzulegen, was genehmigt werden muss.

Antragsformular

Im Antragsformular kannst du festlegen, welche Felder beim Ausfüllen aller zukünftigen Anträge erforderlich sind.

⚠️ Es gibt nur ein Antragsformular für die Konfiguration. Alle Änderungen, die du an diesem Formular vornimmst, werden automatisch für alle Entwürfe und späteren Anträge übernommen. Bestehende und bereits genehmigte Anträge sind davon jedoch nicht betroffen.

Sobald ein Feld dem Antragsformular hinzugefügt wurde, muss es immer ausgefüllt werden.

Voreingestellte Felder sind wesentliche Felder, die in jeder Art von Stellenantrag benötigt werden. Sie werden immer zu einem Antrag hinzugefügt. Diese Felder sind:

Name des Antrags – Wie du deinen Antrag benennen möchtest
Anzahl der Ausschreibungen – Die Anzahl der zu besetzenden Stellen, die der Antrag zulässt
Abteilung – Wenn Genehmigungsabläufe auf Abteilungen basieren, gibt dieses Feld den korrekten Ablauf für eine ausgewählte Abteilung vor

📌 Dieses Feld ist nur erforderlich, wenn du den Ablauf auf der Basis von Abteilungen zuweist.

Du kannst aus einer längeren Dropdown-Liste zusätzliche Felder auswählen, die einem Antrag immer hinzugefügt werden müssen. Auf diese Weise kannst du die Anträge an die wichtigsten Informationen anpassen, die dein Unternehmen vor der Genehmigung benötigt. Dies sind einige der Felder, die du auswählen kannst:

Recruiter*in – Der*Die für den oder die dem Antrag zugewiesene(n) Job(s) verantwortliche Recruiter*in. Der*Die ausgewählte Recruiter*in wird automatisch als Teammitglied für den Antrag hinzugefügt und erhält Benachrichtigungen (z. B. wenn der Antrag genehmigt wurde).
Einstellende*r Manager*in – Der*Die einstellende*r Manager*in, der*die eine neue Stelle beantragt. In der Regel ist diese Person auch für die Erstellung des Antrags und die Zusammenstellung aller Anforderungen verantwortlich.
Allgemeiner Kontext – Zusätzliche Hintergrundinformationen, die du angeben kannst, um den Genehmigenden einen besseren Einblick zu verschaffen.
Grund für die Ausschreibung – Wähle den Grund für die Ausschreibung einer neuen Stelle (entweder eine Neueinstellung oder ein Ersatz). Dies kann für jede benötigte Ausschreibung anders ausgefüllt werden.
Erläuterung – Zusätzliche Details, die für eine bestimmte Stellenausschreibung benötigt werden.

Genehmigungsabläufe

Mit Genehmigungsabläufen kannst du festlegen, wer jeden Antrag in welchem Schritt genehmigen muss.

Du hast die Möglichkeit, Abteilungen zu einem bestimmten Ablauf zuzuweisen. Wenn du diese Option wählst, ist es zwingend erforderlich, in jedem Antrag eine Abteilung anzugeben. Der mit dieser Abteilung verknüpfte Ablauf wird immer dann ausgelöst, wenn du diesen Antrag zur Genehmigung sendest.

Klicke für die Einrichtung von Genehmigungsabläufen auf + Ablauf hinzufügen und gib den Namen des Ablaufs sowie die Anforderungen für den ersten Genehmigungsschritt ein.

Wähle als Nächstes, ob alle zugewiesenen Genehmigenden benötigt werden oder nur ein*e beliebige*r Genehmigende*r. Wenn du eine*n beliebige*n der verknüpften Genehmigenden auswählst, gibt der*die erste der zugewiesenen Genehmigenden den Antrag in diesem Schritt frei.

Klicke unter Genehmigende zuweisen auf das +, um die Genehmigenden hinzuzufügen, die in diesen Genehmigungsprozess einbezogen werden sollen.

Wenn du möchtest, dass die Genehmigenden den Ablauf bearbeiten können, damit sie im Falle einer längeren Abwesenheit oder in anderen Situationen sich selbst oder andere als Genehmigenden ersetzen können, kannst du den Schalter aktivieren, dass Genehmigende diesen Schritt bearbeiten können. Ist dieser Schalter aktiviert, können diese Genehmigenden dieser Genehmigungsphase andere Genehmigende zuordnen. Die Genehmigenden können diesen Schritt direkt im Antrag bearbeiten, dem sie zugeordnet sind.

Schließlich kannst du weitere Genehmigungsschritte hinzufügen, indem du auf + Genehmigungsschritt hinzufügen klickst und die gleichen Schritte wie oben ausführst.

Auch wenn du Genehmigungsabläufe manuell zu deinen Anträgen zuordnen kannst, ist eine gängige Methode, sie nach Abteilung zuzuweisen. Klicke dafür auf Ordne Abteilungen Abläufen zu.

Wenn du auf den Schalter geklickt hast, wirst du aufgefordert, einen Standardablauf auszuwählen. Dieser Ablauf wird automatisch für Anträge ausgelöst, denen keine Abteilung zugeordnet ist.

Sobald du dies aktiviert hast, kannst du Abläufe nach Abteilung zuweisen.

Eine weitere Möglichkeit, wie du einen Ablauf als Standard festlegen kannst, ist, neben dem Bearbeiten-Button auf die nebeneinanderliegenden Punkte zu klicken und Als Standardablauf festlegen auszuwählen.

Anträge optional machen

Nach der Aktivierung von Anträgen sind diese standardmäßig auf optional eingestellt. Du kannst diese Einstellung ändern, indem Sie auf Einstellungen > Prozess > Stellenanträge > Einrichtung gehst und die Option Antrag erforderlich ein- oder ausschaltest.

In bestimmten Fällen kann es von Vorteil sein, Anträge optional zu halten, z. B. für eine Übergangszeit nach der Aktivierung der Funktion oder wenn nur ein Teil deines Unternehmens Anträge verwenden wird.

Wir empfehlen jedoch, Anträge als erforderlich beizubehalten, weil:

Es hilft, den Talentakquisitionsprozess innerhalb deines Unternehmens zu zentralisieren, zu strukturieren und zu kontrollieren. Alle wichtigen Informationen über die Stelle werden auf Antragsebene von den wichtigsten Stakeholder*innen bestätigt. Diese Daten sollten später bei der Veröffentlichung von Jobs wiederverwendet werden.
Es mehr Daten und Kontext bietet. Durch die Verknüpfung von Anträgen mit Jobs wird der gesamte Recruitment-Prozess an einem Ort integriert, was eine bessere Verfolgung der Aktivitäten und ein besseres Reporting bedeutet.
Es den manuellen Arbeitsaufwand verringert. Es ist nicht mehr nötig, separate Tabellen für neue Ausschreibungsanträge zu pflegen, und es müssen keine Daten mehr zwischen anderen internen Dokumenten sowie dem Bewerbermanagementsystem hin und her kopiert werden.

Berechtigungen

Bei der Verwendung von Stellenanträgen ist es wichtig festzulegen, welches Teammitglied auf welchen Teil des Antragsprozesses Zugriff hat. Dies kann durch Aktivieren oder Deaktivieren von Berechtigungen in ihren Nutzungsrollen erfolgen. Gehe dazu auf Einstellungen > Unternehmen > Nutzungsrollen.︎

Diese drei Berechtigungen beziehen sich auf die Stellenanträge:︎

Anträge anzeigen – Diese Nutzer*innen können Anträge anzeigen, suchen, filtern, gruppieren, folgen/entfolgen und Notizen in Anträgen hinterlassen. Wenn diese Nutzer*innen als Genehmigende zugewiesen wurden, können sie Anfragen zur Genehmigung überprüfen.︎
Alle Anträge anzeigen – Diese Nutzer*innen können alle Anträge anzeigen, einschließlich Anträgen, denen sie nicht zugewiesen sind.︎
Anträge verwalten – Diese Nutzer*innen können Anträge duplizieren, bearbeiten, archivieren, löschen und neue Anträge hinzufügen. Sie können alle Antragsdetails ausfüllen, Genehmigungen beantragen, den zugewiesenen Ablauf ändern und Erinnerungen an Genehmigende senden. Außerdem können sie Teammitglieder verwalten sowie Notizen und Dateien hinzufügen.

Die Administrator*innen-Rolle verfügt automatisch über alle drei Berechtigungen und kann entscheiden, welche Teammitglieder welche Berechtigungen benötigen.︎

Einstellende Manager*innen müssen zum Beispiel in der Lage sein, Anträge zu erstellen und zu bearbeiten. Genehmigende müssen Anträge einsehen können. Darüber hinaus könnten sie von der Berechtigung Alle Anträge anzeigen profitieren. Schließlich kann der*die Administrator*in entscheiden, ob Recruiter*innen Zugang zu Anträgen benötigen. Ist dies nicht der Fall, können Recruiter*innen dennoch genehmigte Anträge zu Jobs zuweisen, wenn sie die Berechtigung zur Verwaltung von Jobs haben.

Benachrichtigungen

Es gibt verschiedene Arten von Benachrichtigungen, die an diejenigen gesendet werden, die an der Aktivierung und/oder Deaktivierung des Antragsmoduls, der Erstellung und/oder Genehmigung von Anträgen sowie dem Posten von geplanten Jobs beteiligt sind:

Allgemein: Information der Nutzer*innen über unternehmensweite Änderungen
Antragsbezogen: Information der Nutzer*innen über wichtige Aktionen, die in den gefolgten Anträgen durchgeführt wurden

💡 Wir empfehlen, die Benachrichtigungen Anträge werden zur Genehmigung eingereicht oder aktualisiert aktiviert zu lassen, damit die Follower*innen über den Status eines gesendeten Antrags auf dem Laufenden bleiben können.

Jobbezogen: Information der Nutzer*innen, dass ein Job veröffentlicht wurde, ohne dass die Daten mit dem Antrag übereinstimmen
Sonstiges: Information der Nutzer*innen über Notizen, Erwähnungen, Reaktionen, Zuweisungen etc., in denen sie markiert wurden.

Benachrichtigungen können für jede*n Nutzer*in eingerichtet werden, eine Anleitung dazu findest du hier.

⚠️ Benachrichtigungen basieren auf Berechtigungen. Nur einstellende Teammitglieder mit antragsbezogenen Berechtigungen (wie oben beschrieben) werden diese Benachrichtigungen erhalten.

Sobald du mit der Einrichtung deiner Genehmigungsabläufe und Details fertig bist, kannst du mit der Erstellung eines neuen Antrags beginnen!