Die Automatisierung manueller Aufgaben wie die Aktualisierung der Zustimmung von Kandidat*innen zur Verarbeitung ihrer Daten und das Löschen von Kandidaten, deren Gültigkeit abgelaufen ist, die keine Zustimmung erteilt oder die Löschung beantragt haben, spart dir nicht nur wertvolle Zeit, sondern hilft dir auch, die DSGVO-Konformität sicherzustellen.
Hinweis: Um DSGVO-Automatisierungen einzurichten, muss deine Rolle die Berechtigung Hochrangiger Datenzugang haben.
Zustimmungsanfragen automatisieren
2. Wähle neben Zustimmungsanfragen automatisieren die Option Konfigurieren.
3. Klicke auf den Kippschalter, um die Automatisierung zu aktivieren.
4. Definiere eine Anzahl an Tagen, um die die Aufbewahrungsfrist verlängert wird, wenn die Kandidat*innen der Verlängerung zustimmen, und erstelle eine E-Mail, die an die Kandidat*innen gesendet wird.
5. Kandidat*innen, die in allen zugewiesenen Jobs und Talent Pools disqualifiziert wurden, erhalten keine automatischen Zustimmungsanfragen. Du kannst unter Weitere Regeln auch auswählen, dass diese E-Mail nicht an qualifizierte Kandidat*innen in aktiven Jobs oder nicht an Kandidat*innen mit E-Mail-Aktivität gesendet werden soll, indem du die Kippschalter auswählst.
Wenn du ausgewählt hast, dass diese E-Mail nicht an Kandidat*innen mit E-Mail-Aktivität gesendet werden soll, dann wähle, wie lange die E-Mail-Aktivität inaktiv sein sollte, um die Zustimmungsanfrage zu senden.
6. Klicke auf Speichern. Wenn jetzt gerade Kandidat*innen in deinem Konto ablaufen, wirst du gefragt, ob du bereits E-Mails senden möchtest.
Hinweis: Kandidat*innen, die von Anfang an ohne ihre Zustimmung in deine Datenbank aufgenommen wurden, erhalten diese E-Mails nicht; ihre Zustimmung muss manuell angefragt werden. Finde Finde mehr heraus über das Verwalten des DSGVO-Status von Kandidat*innen.
Löschen von Kandidat*innen automatisieren
2. Wähle neben Löschen von Kandidat*innen automatisieren die Option Konfigurieren.
3. Klicke auf den Kippschalter der Automatisierung, die du ausführen möchtest. Du hast drei Optionen:
Lösche abgelaufene Kandidat*innen
Kandidat*innen werden gelöscht, wenn ihre Aufbewahrungsfrist abläuft. Du kannst qualifizierte Kandidat*innen in aktiven Jobs oder Talent Pools oder Kandidat*innen mit E-Mail-Aktivität ausschließen. Wähle, wie lange die E-Mail-Aktivität inaktiv sein sollte, um den*die Kandidat*in zu löschen, wenn du diese Ausnahme aktiviert hast.
Lösche Kandidat*innen, die eine Löschung beantragt haben
Wähle den Zeitraum, nach dem die Kandidat*innen, die eine Löschung beantragt haben, gelöscht werden sollten.
Hinweis: Die Aufbewahrungsfrist von Kandidat*innen, die eine Löschung beantragt haben, ändert sich automatisch auf die oben ausgewählte Anzahl der Tage.
Lösche Kandidat*innen, die nie die Zustimmung zur Speicherung ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben
Wenn deine Kandidat*innen ohne ihre Zustimmung in die Datenbank aufgenommen wurden (gesourct, manuell hinzugefügt oder empfohlen), erhalten sie eine Aufbewahrungsfrist von 30 Tagen und werden danach gelöscht.
4. Klicke auf Speichern, bestätige deine Auswahl und klicke auf Ja, aktivieren.
Hinweis: Gelöschte Kandidat*innen können 7 Tage nach ihrer Löschung wiederhergestellt werden. Erfahre mehr über das Wiederherstellen kürzlich gelöschter Kandidat*innen.