Benutzt du DocuSign, um Verträge an neue Mitarbeiter*innen zu senden? Mit dieser Integration bist du in der Lage, dies in Recruitee mit einem einfachen Klick zu tun.

Bitte folge zunächst den Anweisungen unter diesen Abschnitten, falls dies in deinem Account noch nicht eingerichtet ist:

Hinweis: Diese Integration ist für alle DocuSign Pläne verfügbar.

Eine Signaturanforderung senden

1. Gehe zum Profil eines*einer Kandidat*in, klicke auf Mehr und wähle DocuSign senden.

2. Wähle eine Vorlage.

3. Bereite das zu unterzeichnende Dokument vor. Die zu Unterzeichnenden Felder, die bei der Erstellung der Vorlage definiert wurden, werden automatisch mit den Informationen des*der gegenwärtig eingeloggten Recruiter*in und den Informationen des zuvor ausgewählten Kandidat*innenprofils ausgefüllt.

Wenn du spezielle Werte für zusätzliche Felder in deiner Vorlage verwendet hast, werden diese automatisch ausgefüllt. Fülle alle zusätzlichen Felder aus, die du manuell hinzugefügt hast.

4. Klicke auf Senden. Im Kandidat*innenprofil erscheint ein Hinweis, dass eine Signaturanfrage läuft und von wem sie gesendet wurde.

Eine Zusammenfassung der Signaturanfrage erscheint auch am unteren Ende des Kandidatenprofils unter DocuSign, die anzeigt, dass die Signaturanfrage für den*die Unterzeichner*in in Bearbeitung ist.

Sobald einer der*die Unterzeichner*in das Dokument unterzeichnet hat, wird der Status der Unterschrift als Unterschrieben angezeigt.

Sobald alle Unterzeichner*innen das Dokument unterzeichnet haben, verwandelt sich das Zeichen im Kandidat*innenprofil in ein Häkchen und zeigt an, dass die Signaturanfrage vollständig ist.

Die Zusammenfassung unter DocuSign im unteren Teil des Kandidat*innenprofils wird dies ebenfalls widerspiegeln.

Wenn du die Signaturanfrage in DocuSign anzeigen willst, klicke neben der Signaturanfrage auf In DocuSign öffnen.

Vorlagen in DocuSign erstellen

1. Gehe in DocuSign zu Vorlagen und klicke auf Neu oder wähle Bearbeiten im Dropdown-Menü einer vorhandenen Vorlage aus.

2. Wenn du eine neue Vorlage erstellst, lade ein Dokument hoch, das du unterzeichnen willst, und lege fest, welche Rollen es unterzeichnen müssen.

Hinweis: Der*Die Empfänger*in muss entweder die Rolle oder den Namen und die E-Mail (sie kann beides enthalten) ausgefüllt haben. Wenn die Rolle leer ist, wird "Unbenannte Rolle" als Platzhalter angezeigt.

Du kannst die folgenden Platzhalter verwenden, um Namen und E-Mails in Recruitee einzufüllen.

Du kannst auch jemanden im cc hinzufügen und eine Unterzeichnungsreihenfolge festlegen.

Um eine Unterzeichnungsreihenfolge zuzuweisen, kreuze das Kontrollkästchen an und ordne die Rollen mit den links stehenden Nummern in der von dir gewünschten Reihenfolge an. Im obigen Fall erhält der*die [Recruiter*in] das Dokument und muss es unterschreiben, bevor der*die [Kandidat*in] die Signaturanfrage erhält.

Hinweis: Wenn die Signaturanfrage nicht zugewiesen ist, erhalten alle Rollen gleichzeitig die Signaturanfrage.

3. Wähle Weiter, um die Felder der Dokumente zu konfigurieren.

4. Entscheide dich oben links, für welche*n Empfänger*in du ein Feld hinzufügen willst. Unten links kannst du entscheiden, welche Felder du hinzufügen willst.

5. Wenn du ein Feld auswählst, öffnet sich auf der rechten Seite ein Menü. Oben rechts kannst du auswählen, ob das Feld für den*die Empfänger*in ausgefüllt werden muss oder ob das Feld schreibgeschützt ist, was verhindert, dass die Unterzeichner*innen das Feld ändern können.

Du kannst einem Feld unter Text hinzufügen einen Standardtext hinzufügen. Du kannst diesen Text anpassen, wenn du die Signaturanfrage in Recruitee sendest.

Die unter Daten definierten Felder können die folgenden speziellen Werte haben, die in Recruitee automatisch ausgefüllt werden.

6. Wenn du alle Felder eingerichtet hast, klicke auf Speichern und schließen.

Einrichten der Integration

1. Gehe zu Einstellungen > Apps und Plugins > Integrationen und klicke auf Jetzt integrieren für DocuSign.

2. Lies dir die Informationen durch und bestätige sie, indem du auf Akzeptieren und integrieren klickst.

3. Recruitee und DocuSign sind jetzt integriert.

Unter Verwalten kannst du deinen Account verknüpfen, sehen, wer in deinem Recruitee-Account einen Account bereits verknüpft hat, auswählen, wer Signaturanforderungen anzeigen und senden kann, und die Integration und einzelne Kontakte entfernen.

Deinen Account verbinden

Um Signaturanfragen an deine neu eingestellten Mitarbeiter*innen zu senden, muss dein persönlicher DocuSign-Account angeschlossen sein.

Als Accountadministrator*in

1. Wenn du ein*e Administrator*in des Accounts bist, kannst du dies unter Einstellungen > Apps und Plugins > Integrationen tun, wenn du neben DocuSign auf Verwalten klickst.

2. Klicke Verbinde deinen Account.

3. Lies die Informationen und bestätige, indem du auf Jetzt verbinden klickst. Du wirst zu DocuSign weitergeleitet, um dich einzuloggen.

4. Dein persönlicher DocuSign-Account ist nun mit deinem Recruitee-Account verbunden.

Als Nutzungsrolle mit der Fähigkeit, Signaturanforderungen zu senden

Wenn deine Nutzungsrolle die Rechte hat, wie oben unter Einrichten der Integration erklärt, Signaturanfragen zu senden, kannst du deinen DocuSign-Account direkt im Kandidat*innenprofil verbinden, wenn du eine Signaturanfrage sendest.

1. Klicke auf DocuSign senden.

2. Lies die Informationen und bestätige, indem du auf Jetzt verbinden klickst. Du wirst zu DocuSign weitergeleitet, um dich einzuloggen.

3. Dein persönlicher Account ist jetzt mit DocuSign verbunden und du kannst Signaturanfragen an Kandidat*innen senden, auf die du Zugriff hast.

Administratoren des Accounts können sehen, wer im Account ihre individuellen DocuSign-Accounts unter Einstellungen > Apps und Plugins > Integrationen verbunden hat, wenn sie neben DocuSign auf Verwalten klicken.


Welche Daten tauschen Recruitee und DocuSign aus?

  • Recruitee gibt die Namen und E-Mail-Adressen aller an der Signaturanfrage beteiligten Parteien an DocuSign weiter

  • DocuSign teilt den Status jeder Signaturanfrage (angesehen, unterzeichnet oder abgelehnt) pro Unterzeichner mit Recruitee

Hinweis: Recruitee speichert keine persönlichen Daten von DocuSign.

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