Benutzt du HelloSign, um Verträge an Neueinstellungen zu senden? Mit dieser Integration bist du in der Lage dies von Recruitee aus mit einem einfachen Klick zu erledigen.

Wichtig: Um diese Integration nutzen zu können, muss dein HelloSign-Account Zugriff auf deren API haben. Bitte kontaktiere HelloSign, um zu prüfen, ob dein Account berechtigt ist.

Bitte folge zunächst den Anweisungen unter diesen Abschnitten, falls dies in deinem Account noch nicht eingerichtet ist:

Eine Signaturanfrage senden

1. Gehe zu einem Kandidatenprofil, klicke auf Mehr und wähle HelloSign senden.

2. Wähle eine Vorlage aus.

3. Bereite das zu unterzeichnende Dokument vor. Die Unterzeichnerfelder, die bei der Erstellung der Vorlage definiert wurden, werden automatisch mit den Informationen des gegenwärtig eingeloggten Recruiters oder der Recruiterin und den Informationen des zuvor ausgewählten Kandidatenprofils ausgefüllt.

Wenn du eine CC-Rolle hinzugefügt hast, gib die E-Mail-Adresse ein. Wenn du spezielle Werte für zusätzliche Felder in deiner Vorlage verwendet hast, werden diese automatisch ausgefüllt. Fülle alle zusätzlichen Felder aus, die du manuell hinzugefügt hast.

4. Klicke auf Senden. Im Kandidatenprofil erscheint ein Abzeichen, welches anzeigt, dass eine Signaturanfrage in Bearbeitung ist und von wem sie gesendet wurde.

Eine Zusammenfassung der Signaturanfrage erscheint auch am unteren Ende des Kandidatenprofils unter HelloSign, aus der hervorgeht, dass die Signaturanfrage für die Unterzeichner in Bearbeitung ist, und in der die CC-Rolle aufgeführt ist.

Sobald einer der Unterzeichner das Dokument unterzeichnet, wird der Status Unterschieben angezeigt.

Sobald alle Unterzeichner das Dokument unterschrieben haben, ändert sich das Abzeichen im Profil der Kandidatin oder des Kandidaten in ein Häkchen und zeigt so an, dass die Signaturanfrage vollständig ist.

Die Zusammenfassung unter HelloSign im unteren Teil des Kandidatenprofils wird dies ebenfalls wiedergeben.

Wenn du die Signaturanfrage in HelloSign anzeigen willst, klicke neben der Signaturanfrage auf In HelloSign öffnen.

Erstellen von Vorlagen in HelloSign

Um Signaturen anzufordern, müssen in HelloSign Vorlagen erstellt werden. Du kannst mehr über Vorlagen in deren Hilfe-Center lesen.

1. Gehe in HelloSign zu Vorlagen und klicke auf Eine Vorlage erstellen oder Eine vorhandene Vorlage verwenden.

2. Wenn du eine neue Vorlage erstellst, lade ein Dokument hoch, das du unterzeichnen willst, und lege fest, welche Rollen es unterzeichnen müssen.

Du kannst die folgenden Platzhalter verwenden, um Namen und E-Mails in Recruitee einzufüllen.

Du kannst auch jemanden im cc hinzufügen und eine Unterzeichnerreihenfolge festlegen.

Um eine Unterzeichnerreihenfolge zuzuweisen, markiere das Kontrollkästchen und ordne die Rollen mit den Pfeilen auf der linken Seite in der von dir gewünschten Reihenfolge an. Im Fall oben erhält die Recruiterin oder der Recruiter das Dokument und muss es unterschreiben, bevor die Kandidatin oder der Kandidat die Signaturanfrage erhält.

Hinweis: Wenn der Auftrag zur Signatur nicht zugewiesen ist, erhalten alle Rollen gleichzeitig die Signaturanfrage.

3. Klicke auf Dokument für Unterzeichnung vorbereiten und das Dokument wird geöffnet.

4. Positioniere Signaturfelder, indem du sie per Drag & Drop an die entsprechende Stelle in deinem Dokument ziehst.

5. Ordne die Felder den zuvor definierten Rollen zu. Dadurch wird festgelegt, wer welches Feld ausfüllt oder unterschreibt.

6. Der Absenderin oder dem Absender können neben den Signaturen auch andere Felder zugeordnet werden. Dieses Feld wird in Recruitee angezeigt, bevor die Signaturanfrage gesendet wird. Du kannst diese Felder unter Seriendruckfeld identifizieren.

Hinweis: Die unter Seriendruckfeld definierten Felder können die folgenden speziellen Werte haben, die in Recruitee automatisch ausgefüllt werden.

7. Wenn du alle Felder eingerichtet hast, klicke oben rechts auf Weiter.

8. Benenne deine Vorlage, füge eine Standardnachricht hinzu und klicke auf Vorlage erstellen.

Einrichten der Integration

1. Gehe zu Einstellungen > Apps und Plugins > Integrationen und klicke bei HelloSign auf Jetzt integrieren.

2. Lies dir die Informationen durch und bestätige sie, indem du auf Akzeptieren und integrieren klickst.

3. Recruitee und HelloSign sind jetzt integriert.

Unter Verwalten kannst du deinen Account verknüpfen, sehen, wer in deinem Recruitee-Account einen Account bereits verknüpft hat, auswählen, wer Signaturanfragen anzeigen und senden kann, und die Integration und einzelne Verbindungen entfernen.

Deinen Account verbinden

Um Signaturanfragen an deine neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu senden, muss dein persönlicher HelloSign-Account verbunden sein.

Als Accountadministrator

1. Wenn du Administrator im Account bist, kannst du dich unter Einstellungen > Apps und Plugins > Integrationen verbinden und neben HelloSign auf Verwalten klicken.

2. Klicke auf Verbinde deinen Account.

3. Du wirst zu HelloSign weitergeleitet. Logge dich ein und klicke auf Akzeptieren, um den Zugriff zu erlauben.

4. Dein persönlicher HelloSign-Account ist jetzt mit deinem Recruitee-Account verbunden.

Als Benutzerrolle mit der Fähigkeit, Signaturanfragen zu senden

Wenn deine Benutzerrolle in der Lage ist Signaturanfragen wie oben unter Einrichten der Integration erläutert zu senden, kannst du deinen HelloSign-Account direkt im Kandidatenprofil verbinden, wenn du eine Signaturanfrage sendest.

1. Öffne das Kandidatenprofil und wähle HelloSign senden im unteren Teil der Seite aus.

2. Du wirst zu HelloSign weitergeleitet. Logge dich ein und klicke auf Akzeptieren, um den Zugriff zu erlauben.

3. Dein persönlicher Account wird nun mit HelloSign verbunden und du kannst Signaturanfragen an Kandidatinnen und Kandidaten senden, auf die du Zugriff hast.

Accountadministratoren können sehen, wer im Account ihre individuellen HelloSign-Accounts unter Einstellungen > Apps und Plugins > Integrationen verbunden hat, wenn sie neben HelloSign auf Verwalten klicken.


Welche Daten tauschen Recruitee und HelloSign aus?

  • Recruitee gibt die Namen und E-Mail-Adressen aller an der Signaturanfrage beteiligten Parteien an HelloSign weiter

  • HelloSign teilt den Status jeder Signaturanfrage (angesehen, unterzeichnet oder abgelehnt) pro Unterzeichner mit Recruitee

Hinweis: Recruitee speichert keine persönlichen Daten von HelloSign.

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