Automatisierte Aktionen geben dir die Möglichkeit, Auslöser an Pipeline-Phasen anzuhängen. Diese lösen dann automatisierte Aktionen innerhalb deines Kontos aus. Sehen Sie sich dieses Video an, um zu sehen, wie es funktioniert:

Durch das Einrichten von automatisierten Aktionen, sparst du vor alle Zeit bei Aufgaben, die sich ständig wiederholen. Du kannst z.B. einen Auslöser setzen, um eine E-Mail an Kandidat*innen zu schicken, um einen Termin auszumachen, wenn diese zur Phase Telefoninterview bewegt wurden.

Anmerkung: Deine Rolle muss Zugriff haben auf “Automatisierte Aktionen verwalten” und auf “Jobs bearbeiten”, um eine automatisierte Aktion einzurichten oder zu bearbeiten.

Für jede Phase in der Pipeline kannst du automatisierte Aktionen einrichten, um:

Hinweis: Wenn die Funktion für den automatisierten E-Mail-Versand aktiviert ist, erhalten die Kandidat*innen eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn sie in eine Phase verschoben werden, in der diese Funktion aktiviert ist.

Automatisierte Aktionen für die Pipeline können für jeden Job anders sein. Wenn du deine Standard-Pipeline bearbeitest, wird diese Pipeline dann für alle neuen Jobs genutzt. Nachdem du einen Job erstellt hast, kannst du ihn individuell anpassen. Wenn du automatisierte Aktionen für bereits bestehende Jobs nutzen willst, musst du die Pipeline des Jobs bearbeiten und verschiedene Auslöser einrichten.

Die Aktionen werden automatisch ausgelöst, wenn Kandidat*innen zu der Phase bewegt wird, an der ein solcher Auslöser angehängt ist. Um dies zu tun, folge diesen Schritten:

1. Gehe zu Einstellungen > Prozess > Standard-Pipeline

2. Klicke auf das Stift-Symbol bei der Phase, der du eine automatisierte Aktion zuweisen willst.

3. Klicke dann auf Aktion und wähle die Aktion aus, die gemacht werden soll.

4. Es können mehrere Aktionen einer Pipeline-Phase zugewiesen werden. Klicke + Aktion, wenn du mehr hinzufügen willst oder klicke Speichern, wenn du fertig bist.

5. Automatisierte Aktionen in einer Pipeline-Phase werden durch ein Blitzsymbol angezeigt (⚡).

6. Wenn du danach einen neuen Job erstellst, werden die automatisierten Aktionen in der Pipeline dieses Jobs bereits aktiv sein. 

Wenn du eine automatisierte Aktion in der Pipeline eines bereits bestehenden Jobs ergänzen oder bearbeiten willst, gehe zu Jobs > Bearbeiten > Prozess > Pipeline bearbeiten. 

Von dort aus, folge einfach den Schritten 1-4 wie oben bereits beschrieben.

Innerhalb der Pipeline eines Jobs werden automatisierte Aktionen neben einer Phase angezeigt. Klicke auf das Blitzsymbol, um diese anzusehen und/oder für diese bestimmte Pipeline zu bearbeiten. 

Anmerkung: Automatisierte Aktionen können nicht automatisch nach einer bestimmten Zeit ausgelöst werden (eine E-Mail z.B. 7 Tage ohne Rückmeldung verschicken).

Automatisierte Nachrichten mit automatisierten Aktionen ist eine der leistungsfähigsten Funktionen in Recruitee. Die Herausforderung ist es, diese Nachrichten authentisch aussehen zu lassen. Denn es kann ziemlich harsch erscheinen, Kandidat*innen schon wenige Augenblicke nach dem Absenden ihrer Bewerbung wissen zu lassen, dass sie disqualifiziert wurden.

Aber nun kannst du dich entscheiden, deine Nachrichten zu verzögern und sie zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden. Schreibe deine E-Mail einfach so, wie du es normalerweise tun würdest, und plane dann, sie zu einem geeigneteren Zeitpunkt zu versenden.

Wenn du das Senden einer Nachricht planst, erweckst du den Eindruck von Rücksichtnahme, indem du einen bestimmten Zeitabstand einrichtest, der zwischen dem Zeitpunkt liegt, zu dem der*die Kandidat*in in eine Einstellungsphase eintritt, und dem Zeitpunkt, zu dem du eine Nachricht sendest. Der Zeitabstand sollte mit dieser Phase korrelieren.

Gehe zu deinen Pipeline-Einstellungen und wähle dann deinen Prozess aus. Von dort aus kannst du jede Einstellungsphase bearbeiten, und du siehst jede Aktion, die du für diese Einstellungsphase konfiguriert hast. 

Wähle in dem sich öffnenden Fenster Bearbeiten einer Phase die Überschrift E-Mail senden. Nachdem du die E-Mail-Vorlage ausgewählt hast, die du planen möchtest, öffnet sich ein Fenster, in dem du aus einer Reihe von vordefinierten Verzögerungszeiten oder deiner eigenen auswählen kannst.

Du kannst automatisierte Aktionen in der Pipeline einrichten, wenn jemand in die Phase Beworben kommt oder wenn du die Kandidat*innen in der Pipeline bewegst. 

Anmerkung: Automatisierte Aktionen werden nicht bei Kandidat*innen ausgelöst, die über das Hochladen oder Weiterleiten eines Lebenslaufs an die E-Mail-Adresse des Jobs in die Pipeline kommen.

1. Wenn du Kandidat*innen über ihr Profil weiter bewegst, werden dir die automatisierten Aktionen für die entsprechende Phase angezeigt.

2. Wenn du Kandidat*innen über das Profil bewegst oder indem du deren Karte in der Pipeline in eine andere Phase ziehst, wird eine Hilfsbox unten rechts auftauchen, in der die ausgelösten automatisierten Aktionen angezeigt werden.

3. Wenn die automatisierten Aktionen erledigt sind, wird die Fortschrittsanzeige im Menü auf grün gestellt.

4. Wenn keine automatisierten Aktionen ausgeführt werden sollen, klicke Abbrechen.

5. Wenn du Kandidat*innen in der Pipeline nach hinten bewegst oder zu einer Phase, in der sie schon waren, wirst du gefragt, ob du fortfahren willst und die automatisierten Aktionen erneut ausgelöst werden sollen oder ob du ohne Aktionen fortfahren willst.

6. Im Kandidat*innenprofil haben Aktionen, die ausgeführt wurden, ein Blitzsymbol neben sich. Notizen und angeforderte Bewertungen zeigen nicht das Teammitglied an, wenn sie über automatische Aktionen ausgeführt wurden.

1. Wenn du mehrere Kandidat*innen auf einmal bewegst, siehst du, ob automatisierte Aktionen der Phase, zu der sie bewegt werden sollen, angehängt sind.

2. Als nächstes werden die automatisierten Aktionen gezeigt, die ausgeführt werden. Du kannst auf weiter klicken und die Aktionen ausführen lassen oder ohne Aktionen weiter auswählen.

3. Ein Indikator für die Bewegung der Kandidat*innen wird angezeigt, aber nicht für die automatisierten Aktionen. Diese Hilfsbox wird nur gezeigt, wenn du Kandidat*innen bewegst, daher können keine automatisierten Aktionen abgebrochen werden, wenn du schon bestätigt hast, dass du weitermachst.

Anmerkung: Wenn du Kandidat*innen zurück bewegst, bevor alle Aktionen ausgeführt wurden, werden die verbleibenden Aktionen abgebrochen.

Du und deine Teammitglieder können die Unterschiede bei Benachrichtungen/Aufgaben/Bewertungsanfragen von anderen Teammitgliedern sehen und welche davon durch eine automatisierte Aktion ausgelöst wurden; diese werden durch das Blitzsymbol angezeigt.

Um sicherzustellen, dass du deine Zeit mit den besten Kandidat*innen verbringst, kannst du automatisierte Aktionen für Ausschlussgründe einrichten.