Automatisierte Aktionen helfen dir, deinen Recruiting-Prozess zu optimieren, indem sie manuelle und sich wiederholende Aufgaben reduzieren. Du kannst Aktionen einrichten, die automatisch ausgelöst werden, wenn ein*e Kandidat*in in einer Pipeline in eine neue Phase wechselt. Das hilft dir, Zeit zu sparen, den Überblick zu behalten und dich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
So nutzt du automatisierte Aktionen
Mit automatisierten Aktionen kannst du:
Eine E-Mail senden: Wähle Absender und Empfänger, und plane optional einen Zeitpunkt zum Versenden. Beispiel: Schicke einem*einer Kandidat*in automatisch eine E-Mail-Einladung zum nächsten Interviewschritt.
Eine Notiz hinzufügen: Füge dem Kandidat*innen-Profil eine Notiz hinzu, z. B. um Teammitglieder über die nächsten Schritte zu informieren.
Eine Aufgabe hinzufügen: Weise dir selbst oder einem Teammitglied eine Aufgabe zu, mit Frist (z. B. in 3 Tagen oder an einem bestimmten Datum). Beispiel: Erinnerung, Feedback nach einem Interview zu geben.
Tags hinzufügen: Organisiere Kandidat*innen, indem du ihren Profilen Tags hinzufügst. Das hilft bei der Berichterstattung und erleichtert das Filtern in Talent Pools oder der Kandidat*innen-Übersicht.
Follower*innen hinzufügen: Halte Teammitglieder auf dem Laufenden, indem du sie als Follower*innen zu einem*einer Kandidat*in hinzufügst. Mit den richtigen Benachrichtigungseinstellungen wird dadurch sichergestellt, dass sie über Änderungen im Kandidat*innen-Profil in Kenntnis gesetzt werden.
Zuweisen zu: Weise Kandidat*innen Jobs oder Talent Pools zu – ideal, um deine Talent Pools auf dem neuesten Stand zu halten oder für Prozesse, die mehrere Jobs in Recruitee betreffen. Beispiel: Eine Vorauswahl-Pipeline und ein umfangreicher Schulungsprozess danach.
Bewertungsanfragen hinzufügen: Bitte ein Teammitglied, eine*n Kandidat*in zu bewerten, wenn er*sie in eine neue Pipeline-Phase wechselt. Dadurch wird sichergestellt, dass die Teammitglieder wissen, dass sie diese*n Kandidat*in bewerten müssen, und dass sie aufgrund des ausgewählten Bewertungsformulars die richtigen Kriterien verwenden.
Bitte beachte, dass du die Berechtigung „Automatisierte Aktionen verwalten“ brauchst, um automatisierte Aktionen in Job-Pipelines hinzufügen oder bearbeiten zu können. Das Gleiche gilt, wenn die Nutzungsrolle eines Teammitglieds keinen Zugriff auf eine Funktion hat (z. B. E-Mails), dieses Teammitglied jedoch eine*n Kandidat*in mit einer zugehörigen automatisierten Aktion verschiebt oder ausschließt, wird die Aktion NICHT ausgelöst.
So richtest du automatisierte Aktionen für eine Job-Pipeline ein
Du kannst Pipeline-Vorlagen aktualisieren, um dieselben automatisierten Aktionen für mehrere Jobs einzurichten – das spart Zeit und deine Prozesse einfach. Alternativ kannst du auch automatisierte Aktionen für jede Job-Pipeline individuell anpassen, um spezifische Recruiting-Anforderungen zu erfüllen.
Beispiel: Wenn alle Kandidat*innen in der Phase “Interview” automatisch eine Einladung per E-Mail bekommen sollen, kannst du das in der Pipeline-Vorlage festlegen – das gilt dann für alle Jobs, die diese Vorlage nutzen.
So fügst du automatisierte Aktionen zu einer Pipeline-Vorlage hinzu:
1. Geh zu Einstellungen > Vorlagen > Pipelines
2. Klick auf das Stift-Icon bei der Phase, der du eine automatisierte Aktion zuweisen möchtest.
3. Klick dann auf Aktion hinzufügen und wähle die gewünschte Aktion aus.
4. Du kannst mehrere Aktionen für eine Phase in der Pipeline hinzufügen. Klicke auf Weitere hinzufügen oder auf Speichern, wenn du fertig bist.
5. Automatisierte Aktionen in einer Pipeline-Phase sind mit einem Blitz-Icon (⚡) gekennzeichnet.
6. Wenn du danach einen neuen Job erstellst, sind die automatisierten Aktionen in der Pipeline des Jobs aktiv.
Wenn du automatisierte Aktionen in der Pipeline eines bestehenden Jobs hinzufügen oder bearbeiten möchtest, geh zum Job, klick auf Bearbeiten und wähl in der Seitenleiste Prozess aus. Folge dann den Anweisungen oben, beginnend mit Schritt 2.
Automatisierte Aktionen pausieren oder abbrechen
Wenn eine automatisierte Aktion durch eine Pipeline-Aktion ausgelöst wird, erhältst du eine Benachrichtigung. Um sie zu stoppen, klick einfach auf Pausieren oder Abbrechen.
Ähnlich verhält es sich, wenn ein*e Kandidat*in in eine Phase zurückversetzt wird, in der er*sie sich zuvor bereits befand (z. B. wenn ein*e ausgeschlossene*r Kandidat*in zurück in die Interview-Phase versetzt wird). In einem Pop-up-Fenster wirst du gefragt, ob die mit dieser Phase verbundenen automatisierten Aktionen erneut ausgeführt werden sollen oder nicht.
