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SAP-SuccessFactors-Integration

Leite deine Neueinstellungen von Tellent Recruitee an SAP SuccessFactors weiter.

Nutzt du SAP SuccessFactors für dein Onboarding und andere HR-Prozesse? Mit dieser Integration kannst du Neueinstellungen mit nur wenigen Klicks von deinem Tellent-Recruitee-Konto an SAP SuccessFactors senden.

Falls die SAP-SuccessFactors-Integration in deinem Konto noch nicht aktiviert ist, folge bitte zuerst den Anweisungen unter Einrichten der Integration.

Neueinstellungen an SAP SuccessFactors senden

  1. Gehe zum Profil des*der eingestellten Kandidat*in. Öffne das Dropdown-Menü (Icon „...“) und wähle An SAP SuccessFactors senden.

2. Wähle die Telefonnummer und E-Mail-Adresse aus. Überprüfe Vor- und Nachnamen vor dem Absenden.

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⚠️ Wichtig: Aufgrund der Komplexität der Integration haben wir anfangs nur Optionale Felder hinzugefügt. Weitere Verbesserungen werden basierend auf Kundenfeedback vorgenommen.

3. Du kannst zusätzliche Informationen senden, indem du auf Optionale Felder klickst.

4. Das Profil des*der Kandidat*in enthält nun ein SAP-SuccessFactors-Badge, damit du und deine Teammitglieder sehen können, ob ein Profil bereits an SAP SuccessFactors gesendet wurde.

5. In SAP SuccessFactors kannst du Kandidat*innen finden, indem du über die Hauptsuchleiste nach Namen suchst.

Einrichtung der Integration

In SAP SuccessFactors:

Voraussetzungen

⚠️ Wichtig: Bitte nimm dir 30–60 Minuten Zeit für konzentriertes Arbeiten, um die Einrichtung abzuschließen.

Bitte lies dir die folgenden Punkte sorgfältig durch, um sicherzustellen, dass du die Einrichtung abschließen kannst:

  • Du bist Administrator*in für SAP SuccessFactors. Wenn du kein*e Admin bist, kannst du die später beschriebenen Konfigurationsseiten nicht suchen und aufrufen.

    • Alternativ: Kontaktiere deine*n SuccessFactors-Admin, damit diese*r die Einrichtung der Integration übernimmt.

  • Die OData-v2-API ist auf deinem SuccessFactors-System verfügbar und aktiviert (dies ist standardmäßig der Fall, sodass du dir hierüber normalerweise keine Sorgen machen musst).

Übersicht

Grundsätzlich gibt es 3 kritische Schritte, die du zur Einrichtung der Integration abschließen musst:

1. Du musst eine*n neue*n Benutzer*in und eine Berechtigungsgruppe für diese*n Benutzer*in anlegen.

2. Du musst eine neue Berechtigungsrolle erstellen und diese der neu erstellten Berechtigungsgruppe zuweisen.

3. Du musst die API-Anmeldedaten für diese Berechtigungsrolle generieren.

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Der Rest dieses Dokuments ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für alles, was du wissen und tun musst, um die Integration einzurichten.

Finde deine API-Domain

Deine API-Domain hängt davon ab, in welcher Region du ansässig bist. Um sie zu finden, gehe wie folgt vor:

  1. Öffne die Liste der SAP-SuccessFactors-API-URLs.

  2. Filtere nach Produktionsumgebungen (es sei denn, du versuchst, eine Preview Instance zu verbinden).

  3. Sobald der Filter angewendet wurde, suche deinen Standort und wähle die API-Domain aus. Wenn du beispielsweise in Deutschland ansässig bist, lautet deine Production URL: https://api012.successfactors.eu/
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💡 Tipp: Die resultierende „API-Server“-URL sieht oft ähnlich aus wie die SuccessFactors-Domain, auf der du dich anmeldest (die API für pmsalesdemo8.successfactors.com befindet sich unter apisalesdemo8.successfactors.com).

📌 Hinweis: Bitte beachte, dass dies eine Alternativlösung ist, da es keine direkte Möglichkeit gibt, die API-Domain selbst über die SuccessFactors-Bedienoberfläche abzurufen. SAP gibt in seinem Hilfe-Center an, dass du dich an deine*n SAP-Berater*in wenden solltest, um die richtige API-Domain zu erhalten.

Dein API-Endpunkt hängt davon ab, wo sich deine SAP-SuccessFactors-Instanz befindet. Es kann sich in einem von mehreren Rechenzentren befinden. Bitte kontaktiere deine*n SAP-SuccessFactors-Ansprechpartner*in, wenn du dir unsicher bist, welches Rechenzentrum du nutzen sollst. Die Endpunkte findest du im Abschnitt „Zugehörige Informationen“.

Finde deine Unternehmens-ID

  1. Klicke oben rechts auf das Profilbild und dann auf „Versionsinformationen anzeigen“:
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  2. Kopiere den Wert direkt neben Firmenkennung.

Erstelle eine*n neue*n Benutzer*in

  1. Suche in der Suchleiste nach: „Mitarbeiterdaten importieren“ und klicke darauf.
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  2. Klicke auf Daten importieren und wähle dann Vorlage herunterladen:
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  3. Klicke auf das Feld neben „Entität auswählen“ und dann auf „Grundlegender Import“:​
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  4. Klicke auf den Button „Vorlage generieren“.


    5. Du erhältst eine CSV-Datei zum Herunterladen. Diese enthält zwei Zeilen.
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    6. Füge eine zusätzliche Zeile hinzu und fülle mindestens diese Felder aus:
    ​STATUS: active
    ​USERID: SFAPI_INTEGRATION (zum Beispiel, jeder Wert möglich)
    ​Benutzername: SFAPI_INTEGRATION (zum Beispiel, jeder Wert möglich)
    ​Vorname: API (zum Beispiel, jeder Wert möglich)
    ​Nachname: Integration (zum Beispiel, jeder Wert möglich)
    ​E-Mail: integration+user@example.com (jeder Wert möglich – muss keine gültige E-Mail sein)
    ​Manager: NO_MANAGER
    ​HR: NO_HR
    ​Standard-Gebietsschema: en_US

Deine CSV-Datei sollte nun in etwa so aussehen wie diese Beispiel-CSV.

⚠️ Wichtig: Erstelle unbedingt deine eigene CSV-Vorlage und lade nicht die Beispiel-CSV herunter, da deine SuccessFactors-Instanz anders konfiguriert sein wird.

  1. Klicke nun auf „Vorlage herunterladen“ und dann auf „Daten importieren“, um zurückzuwechseln.
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  2. Klicke auf das Feld neben „Entität auswählen“ und dann auf „Grundlegender Import“.
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  3. Klicke auf „Durchsuchen...“ und wähle deine CSV-Datei zum Hochladen aus.
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  4. Klicke auf den Button „Importdatei-Daten validieren“.
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  5. Wenn der Dialog „Validierung erfolgreich“ erscheint, klicke auf den Button „Importieren“.
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  6. Du solltest nun diesen Erfolgsdialog sehen.
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  7. Bitte lasse die CSV-Datei im Hintergrund geöffnet, da du später darauf zurückgreifen musst.
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  8. Du kannst sicherstellen, dass die Erstellung erfolgreich war, indem du nach dem Namen des*der Mitarbeiter*in (Vor- und Nachname) oder dem Benutzernamen suchst; er sollte unter dem Abschnitt „Personen“ erscheinen.
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📌 Hinweis: Es kann manchmal einige Minuten dauern, bis der*die Benutzer*in in der Suche erscheint.

9. Sobald der*die Benutzer*in in der Suche erscheint, kannst du mit der Erstellung der Berechtigungsgruppe fortfahren.

Erstelle eine Berechtigungsgruppe

  1. Suche nach „Berechtigungsgruppen verwalten“ und klicke darauf.
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  2. Klicke auf der neuen Seite auf den Button „Neu erstellen“.
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  3. Gib der Gruppe einen „Namen“ (kein spezieller Name erforderlich) und klicke auf „Kategorie auswählen“.
    Wähle die Kategorieoption „Benutzername“.
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  4. Suche nach dem*der Benutzer*in, den*die du in den vorherigen Schritten erstellt hast, indem du seinen*ihren Benutzernamen eingibst und das Kästchen daneben markierst.
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  5. Klicke auf „Fertig“.
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  6. Du solltest deine*n Benutzer*in nun im Benutzerpool sehen.
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  7. Klicke auf „Fertig“.

In Tellent Recruitee:

Um diese Integration zu aktivieren, folge den unten stehenden Schritten. Deine Rolle in Tellent Recruitee muss die Berechtigung Integrationen verwalten haben.

1. Gehe zu Marktplatz > Kategorien > HRIS und wähle SAP SuccessFactors zum Integrieren aus.

2. Lies die Informationen und bestätige durch Klicken auf Akzeptieren und integrieren.

3. Lies die Informationen über die erforderlichen Daten für die Einrichtung der Integration und bestätige mit Weiter.

4. Gib die in diesem Schritt abgerufene API-Domain ein und klicke auf Weiter.

5. Gib die in diesem Schritt abgerufene Unternehmens-ID ein und klicke auf Weiter.

6. Gib die in diesem Schritt erstellte Benutzer-ID ein und lasse diesen Bildschirm geöffnet, um die entsprechenden Berechtigungen in SAP SuccessFactors hinzuzufügen. Kehre zu SAP SuccessFactors zurück.

In SAP SuccessFactors:

Erstelle eine Berechtigungsrolle

  1. Suche nach „Berechtigungsrollen verwalten“ und klicke darauf.
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  2. Klicke auf Erstellen.
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  3. Gib einen Namen für die Berechtigungsrolle ein und klicke auf Weiter.
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Weise der Berechtigungsgruppe die korrekten Berechtigungen zu. Gehe dazu wie folgt vor:

1. Überprüfe und wähle die notwendigen Berechtigungen vom Connector-Bildschirm aus diesem Schritt (Schritt 6) aus.

2. Stelle sicher, dass alle Berechtigungen in SAP SuccessFactors ausgewählt sind.

💡 Tipp: Es ist hilfreich, die Suchfunktion zu nutzen und die übergeordnete Berechtigungsoption zu finden (z. B. „Manage User“, die „User Account OData Entity“ enthält), um alle untergeordneten Berechtigungen abzurufen.

3. Beispiel für eine in SAP SuccessFactors ausgewählte Berechtigung:

4. Wenn alle Berechtigungen ausgewählt sind, klicke im Bildschirm „Berechtigungen hinzufügen“ auf Weiter.

5. Überprüfe alle Berechtigungen im „Vorschau“-Bildschirm und klicke auf Speichern.

6. Ein Dialog erscheint: „Du hast eine Berechtigungsrolle erstellt. Möchtest du diese Rolle nun zuordnen?“ Klicke auf Ja.

7. Gib im Bildschirm „Basisinformationen“ einen Namen für die Rollenzuweisung ein und lasse den Status auf Aktiv. Klicke auf Weiter.

8. Wähle im Bildschirm „Zugriff gewähren auf“ die Option „Von Gruppen“ und wähle die in diesem Schritt erstellte Gruppe aus.

9. Überprüfe die Informationen im „Vorschau“-Bildschirm und klicke auf Speichern.

Neue OAuth2-Client-Anmeldedaten generieren

  1. Suche nach „OAuth2-Client-Anwendungen verwalten“ und klicke darauf.
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  2. Klicke im neuen Fenster auf Client-Anwendung registrieren.
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  3. Gib im neuen Fenster einen Namen und eine gültige URL für die Anwendung ein (dies kann eine beliebige URL sein, sie muss mit „https://“ beginnen). Aktiviere dann das Kontrollkästchen „Bind to Users“ und klicke auf „OK“.
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  4. Gib die User ID des*der Benutzer*in ein, die du zuvor erstellt hast.
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  5. Klicke nicht auf „X.509-Zertifikat generieren“, sondern kehre zum Verbindungsbildschirm von Tellent Recruitee zurück.
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  6. Klicke auf dem Bildschirm mit den Berechtigungen und der user_id auf Weiter. Kopiere das Zertifikat vom nächsten Bildschirm der Verbindung.
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  7. Füge das Zertifikat ein und klicke auf „Registrieren“.
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  8. Klicke nun in der obersten Zeile auf „Ansicht“.
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  9. API-Schlüssel abrufen
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  10. Füge nun den API-Schlüssel und den Namen des*der API-Benutzer*in in den Verbindungsablauf ein.
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  11. Klicke auf „Integration einrichten“.
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  12. Tellent Recruitee und SAP SuccessFactors sind nun verbunden.
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  13. Unter Einstellungen kannst du festlegen, wer Profile an SAP SuccessFactors einsehen und senden kann, sowie die Integration entfernen.

Welche personenbezogenen Daten sendet Recruitee an SAP SuccessFactors?

Tellent Recruitee sendet den Vornamen, Nachnamen, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer des*der Kandidat*in an SAP SuccessFactors.

Es werden zusätzliche Felder gesendet, wenn die Optionen für „Optionale Felder“ im Dialogfeld hinzugefügt werden.

📌 Recruitee speichert keine personenbezogenen Daten aus SAP SuccessFactors.

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