Mit der Synchronisierung von Posteingängen kannst du Kandidat*innen von deinem geschäftlichen Posteingang aus oder direkt in Tellent Recruitee eine E-Mail schicken.
Jede Nachricht wird automatisch im Profil des*der Kandidat*in und im Recruitee-Posteingang gespeichert, sodass dein Recruiting-Team immer Zugriff auf den gesamten Gesprächsverlauf hat.
So geht’s
Die Synchronisierung erfolgt in beide Richtungen:
E-Mails, die du über Recruitee versendest, erscheinen in deinem geschäftlichen Posteingang.
E-Mails, die du von deinem geschäftlichen E-Mail-Konto aus versendest, erscheinen in Recruitee.
Recruitee scannt die E-Mail-Header (An, Von, Betreff), um sicherzustellen, dass nur E-Mails, die mit Kandidat*innen zu tun haben, synchronisiert werden.
Die gesamte synchronisierte Kommunikation wird temporär in Recruitee gespeichert und automatisch entfernt, wenn ein*e Kandidat*in gelöscht wird.
📌 Hinweis: Recruitee erkennt und entfernt automatisch interne E-Mail-Adressen, um zu verhindern, dass vertrauliche Unterhaltungen in den Profilen der Kandidat*innen erscheinen. Mehr dazu hier.
Best Practices für die E-Mail-Synchronisierung
Vorsicht beim Weiterleiten von E-Mails. Das Weiterleiten einer E-Mail von Kandidat*innen erstellt einen neuen Verlauf in Recruitee. Dieser Verlauf erscheint im Profil des*der Kandidat*in, auch wenn der*die Kandidat*in nicht in der E-Mail enthalten ist.
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Archiviere Jobs nach dem Recruiting. Sobald ein Job archiviert ist, wird die Synchronisierung zwischen deinem Posteingang und den Kandidat*innen für diesen Job beendet. Zukünftige Kommunikation wird nicht mehr in Recruitee angezeigt. |
Leite Lebensläufe aus einem geteilten Posteingang an deinen Recruitee-Posteingang weiter. Ein geteilter Posteingang kann nicht mit mehreren Recruitee-Nutzungskonten verbunden werden.
Wenn du also eine allgemeine E-Mail-Adresse für Jobs hast, zum Beispiel jobs@deinunternehmen.de, kannst du diese Lebensläufe ganz einfach weiterleiten an den Posteingang deines Unternehmens bei Recruitee. |
Vermeide es, E-Mails in andere Ordner zu verschieben. Recruitee synchronisiert nur E-Mails in Ordnern, die als ein- oder ausgehend markiert sind. Wenn du E-Mails in andere Ordner verschiebst, werden diese möglicherweise nicht synchronisiert. |
Synchronisierung interner E-Mails verhindern
Wenn sich Mitarbeitende mit ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse auf interne Stellen bewerben, könnten private interne Unterhaltungen mit ihrem Kandidatenprofil synchronisiert werden.
Um dies zu vermeiden, entfernt Recruitee automatisch E-Mail-Adressen, die zu Recruitee-Nutzenden gehören oder mit internen Unternehmensdomains übereinstimmen.
E-Mails von Teammitgliedern — Wenn ein*e Kandidat*in dieselbe E-Mail-Adresse wie ein*e Recruitee-Nutzer*in in deinem Unternehmen hat, wird diese E-Mail aus seinem*ihrem Profil entfernt.
Interne Domains — Du kannst spezifische Unternehmensdomains festlegen, die niemals synchronisiert werden sollen. Wenn die E-Mail eines*einer Kandidat*in mit einer dieser Domains übereinstimmt, wird sie automatisch aus dem Profil entfernt.
📌 Hinweis: In beiden Fällen entfernt das System die E-Mail-Adresse aus dem Profil des*der Kandidat*in, um die Synchronisierung zu verhindern. Ein Infofenster erscheint, das die Änderung erklärt.
Interne E-Mail-Domains einrichten
📌 Hinweis: Nur ein*e Administrator*in kann interne Domains einrichten.
Du kannst E-Mail-Domains des Unternehmens hinzufügen, um die Synchronisierung von Nachrichten interner Kandidat*innen zu stoppen, die sich über ihre geschäftlichen E-Mail-Adressen bewerben.
So geht’s:
1. Gehe in Tellent Recruitee zu Einstellungen > Unternehmenseinstellungen > E-Mail-Adressen.
2. Klicke neben Interne Domains auf Bearbeiten.
3. Klicke auf + E-Mail-Domain hinzufügen.
4. Gib die interne(n) E-Mail-Domain(s) ein, die von der Synchronisierung ausgeschlossen werden soll(en).
5. Klicke auf Speichern.
Synchronisiere deinen Posteingang
Wir unterstützen die Verknüpfung von drei verschiedenen Arten von Posteingängen:
Gmail
Gmail
1. Gehe zu Einstellungen > Mein Konto > Profil, um die E-Mail-Einstellungen aufzurufen.
2. Klicke unter E-Mail Accounts neben Google (Gmail) auf Verbinden.
3. Klicke auf Verbinden. Du wirst zur Anmeldeseite von Google weitergeleitet.
4. Folge den Anweisungen von Google.
Sobald die Synchronisierung aktiv ist, werden E-Mails von Kandidat*innen aus den letzten 24 Stunden synchronisiert. Ältere E-Mail-Konversationen können nicht synchronisiert werden.
Outlook/Exchange
Outlook/Exchange
1. Gehe zu Einstellungen > Mein Konto > Profil, um die E-Mail-Einstellungen aufzurufen.
2. Klicke unter E-Mail Accounts neben Microsoft (Outlook/Exchange) auf Verbinden.
3. Klicke auf Verbinden. Du wirst weitergeleitet, um dich bei Microsoft (Outlook/Exchange) anzumelden.
4. Erlaube Recruitee den Zugriff auf deine Microsoft-Daten, indem du auf Ja klickst.
5. Du wirst zurück zu Recruitee geleitet.
Das System prüft die letzten 100 E-Mails und synchronisiert diejenigen, die an oder von Kandidat*innen gesendet wurden. Ältere E-Mail-Konversationen können nicht synchronisiert werden.
Andere Posteingänge
Andere Posteingänge
Wir unterstützen die Verbindung anderer Posteingänge via IMAP/SMTP.
1. Gehe zu Einstellungen > Mein Konto > Profil, um die E-Mail-Einstellungen aufzurufen.
2. Klicke unter E-Mail Accounts neben Anderer Posteingang auf Verbinden.
3. Gib die E-Mail-Adresse des Posteingangs ein, den du synchronisieren möchtest, zusammen mit deinem Benutzernamen, Passwort sowie den SMTP- und IMAP-Einstellungen.
Sobald die Synchronisierung aktiv ist, werden E-Mails von Kandidat*innen aus den letzten 14 Tagen synchronisiert.
Synchronisierten Posteingang trennen
Um deinen Posteingang von Recruitee zu trennen, verbinde zuerst die Recruitee-E-Mail.
1. Gehe auf Einstellungen > Mein Konto > Profil, um zu den E-Mail-Einstellungen zu gelangen.
2. Klicke neben Recruitee auf Aktivieren.
3. Gib eine bevorzugte E-Mail-Adresse ein und klicke auf Diese E-Mail verwenden.
4. Die Recruitee-E-Mail ist nun aktiv und dein eigener Posteingang ist nicht synchronisiert.
Gemeinsamen Posteingang verbinden
2. Klick auf + Neuer Posteingang und wähle deinen E-Mail-Anbieter oder klick auf Weitere.
3. Für Google und Microsoft wirst du zur Anmeldeseite weitergeleitet.
4. Gib die Login-Daten der E-Mail-Adresse ein, bevor du zurück zu Recruitee geleitet wirst, wo du sehen kannst, dass die hinzugefügte E-Mail-Adresse verbunden ist.
5. Für andere Postfächer musst du alle erforderlichen Informationen eingeben.
6. Gib die E-Mail-Signatur ein.
7. Wähle aus, wer den gemeinsamen Posteingang sehen darf.
8. Klick auf Verbinden.
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