Gebruik je DocuSign om contracten te versturen naar nieuwe wervingen? Met deze integratie kun je dit doen vanuit Recruitee met één eenvoudige klik.

Volg eerst de instructies onder deze secties als dit nog niet in je account is ingesteld:

1. Ga naar het profiel van een kandidaat, klik op Meer en selecteer DocuSign versturen.

2. Selecteer een template.

3. Bereidt het document om te ondertekenen voor. De ondertekenvelden, die in het template gedefinieerd zijn worden automatisch ingevuld met de gegevens van de ingelogde recruiter en het geselecteerde kandidatenprofiel.

Als je speciale waarden voor extra velden in je template hebt gebruikt, zullen deze automatisch gevuld zijn. Vul elk extra veld dat je handmatig hebt toegevoegd in.

4. Als je een handtekeningverzoek onmiddellijk wilt verzenden, klik op Nu verzenden. Je kunt het volgende gedeelte overslaan.

1. In plaats van een handtekeningverzoek onmiddellijk te verzenden, kun je een concept maken in DocuSign door in DocuSign op Doorgaan te klikken.

2. Er verschijnt een badge in het kandidatenprofiel, wat aangeeft dat er een concept is gemaakt voor deze kandidaat.

3. Klik op Verzonden met DocuSign onderaan het kandidatenprofiel om een handtekeningverzoek vanuit DocuSign af te ronden en te verzenden.

4. In DocuSign kun je documenten toevoegen, een ondertekeningsvolgorde instellen, ontvangers toevoegen of andere instellingen bijwerken in de geselecteerde sjabloon. Klik op Doorgaan.

5. Verstuur het handtekeningverzoek binnen DocuSign wanneer je klaar bent.

Er verschijnt een badge in het kandidatenprofiel dat een handtekeningverzoek in behandeling is en door wie het is verzonden.

Een samenvatting van het ondertekeningsverzoek zal ook verschijnen aan de onderkant van het profiel van de kandidaat onder DocuSign, wat betekent dat het ondertekeningsverzoek in behandeling is bij de kandidaat.

Zodra één van de ondertekenden het document heeft ondertekend, wordt de status van hun ondertekening Ondertekend.

Wanneer alle ondertekenaars het document ondertekend hebben dan verandert de badge in het kandidatenprofiel in een vinkje met het bericht dat het ondertekenverzoek compleet is.

De samenvatting onder DocuSign aan de onderkant van het profiel van de kandidaat zal dit ook laten zien.

Als je het ondertekeningsverzoek in DocuSign wil bekijken, klik ernaast op Open in DocuSign.

1. In DocuSign, ga naar Templates en klik op Nieuw of selecteer Bewerken in het keuzemenu van een bestaand template.

2. Als je een nieuw template aanmaakt, upload een bestand dat je getekend wilt hebben en geef aan welke rollen moeten tekenen.

Let op: de ontvanger moet in ieder geval de Rol of Naam en E-mail (het mag allebei) invullen. Wanneer de rol leeg is, staat er "Onbenoemde rol" ingevuld.

Je kunt de volgende placeholders gebruiken om namen en e-mails in Recruitee vooraf in te vullen.

Je kunt ook iemand aan de cc toevoegen en een volgorde van ondertekenen toewijzen.

Om de ondertekenvolgorde aan te geven, zet een vinkje in de checkbox en plaats de rollen met de nummers aan de linkerkant op de gewenste volgorde. In het geval hierboven ontvangt de [recuiter] het document en moet deze ondertekenen voordat de [kandidaat] het ondertekeningsverzoek ontvangt.

Let op: als de ondertekeningsvolgorde niet is toegewezen, dan ontvangen alle rollen het ondertekeningsverzoek tegelijkertijd.

3. Selecteer Volgende om de velden van het document in te stellen.

4. In de linkerbovenkant, beslis voor welke Ontvanger je een veld wil toevoegen, en aan de linkeronderkant kun je kiezen welke velden je wil toevoegen.

5. Wanneer je een veld selecteert, opent er een menu aan de rechterkant. Aan de rechterbovenkant kun je kiezen of het veld door de ontvanger moet worden ingevuld of dat ze het veld alleen kunnen bekijken, wat betekent dat de ondertekenaars het veld niet kunnen aanpassen.

Je kan standaard tekst aan een veld toevoegen onder Tekst toevoegen. Je kunt deze tekst aanpassen wanneer je het ondertekeningsverzoek verstuurt in Recruitee.

De velden onder Gegevens kunnen de volgende speciale waarden bevatten, die automatisch in Recruitee ingevuld zijn.

6. Zodra je alle velden hebt ingesteld, klik op Opslaan en sluiten.

1. Ga naar Marktplaats > Categorieën > Electronische ondertekeningen en selecteer DocuSign om te Integreren.

2. Lees de informatie en bevestig door te klikken op Accepteer en integreer.

3. Recruitee en DocuSign zijn nu geïntegreerd.

Onder Beheren kun je jouw account verbinden, bekijken wie in je Recruitee account hun account al hebben verbonden, kiezen wie kan kijken en ondertekeningsverzoeken kan versturen en de integratie en individuele verbindingen verwijderen.

Om ondertekeningsverzoeken te versturen naar je nieuwe wervingen moet je persoonlijke DocuSign account verbonden zijn.

Als accountbeheerder

1. Als je een beheerder van het account bent, dan kun je dit doen via Marktplaats > Categorieën > Electronische ondertekeningen, wanneer je op Beheren naast DocuSign klikt.

2. Klik op Verbind jouw account.

3. Lees de informatie en bevestig door op Verbind nu te klikken. Je wordt verwezen naar DocuSign om in te loggen.

4. Je persoonlijke DocuSign account is nu verbonden met je Recruitee account.

Als wervingsrol met de mogelijkheid om ondertekeningsverzoeken te versturen.

Als je gebruikersrol je toestemming geeft om ondertekeningsverzoeken te versturen zoals omschreven onder De integratie instellen, kun je je DocuSign account direct verbinden met het profiel van de kandidaat wanneer je een ondertekeningsverzoek verstuurd.

1. Klik op Verstuur DocuSign.

2. Lees de informatie en bevestig door te klikken op Verbind nu. Je wordt doorverwezen naar DocuSign om in te loggen.

3. Je persoonlijke account is nu verbonden met DocuSign en je kunt ondertekeningsverzoeken versturen naar kandidaten waar je toegang tot hebt.

Account beheerders kunnen zien wie in het account hun individuele DocuSign accounts hebben verbonden via Marktplaats > Categorieën > Electronische ondertekeningen, als je op Beheren naast DocuSign klikt.

⚠️ Extra gegevens kunnen worden ondersteund door veldtoewijzing. Bekijk het hulp artikel voor Integratie veldtoewijzing om te weten hoe je velden configureert in Recruitee.

Let op: Recruitee slaat geen persoonlijke gegevens van DocuSign op.