Journeys helpen HR-teams om pre-onboarding, onboarding en andere belangrijke HR-momenten te automatiseren, waardoor nieuwe werknemers sneller ingewerkt zijn, teams tijd besparen en iedereen een vlottere, consistente ervaring krijgt.
⸻
1. Maak een plan
Voordat je een Journey bouwt, breng je de volledige workflow in kaart. Vooruit plannen bespaart tijd en zorgt ervoor dat er niets wordt gemist. Je kunt dit digitaal of op papier schetsen.
Zaken om rekening mee te houden:
Stappen: welke stappen moeten worden ondernomen van begin tot eind?
Stakeholders: wie moet erbij betrokken zijn: individuele werknemers of teams?
Volgorde: zijn bepaalde stappen afhankelijk van andere? De financiële afdeling moet bijvoorbeeld mogelijk een salarisverhoging goedkeuren voordat verdere stappen worden voortgezet.
💡 Tip: als je meer journeys bouwt, merk je mogelijk terugkerende stappen op. Sla deze op als herbruikbare stappen in je Bibliotheek om ze snel aan toekomstige Journeys toe te voegen.
2. Standaardiseren, dan aanpassen
Voor workflows die vaak terugkomen, is het handig om journey templates te maken om tijd te besparen en consistentie te garanderen. Templates voorkomen dat belangrijke stappen worden overgeslagen, maar bieden nog steeds ruimte voor aanpassingen in speciale situaties.
Herbruikbare stappen kunnen worden opgenomen in Journey templates of in workflows die je helemaal vanaf nul aanmaakt. Je kunt bijvoorbeeld extra documenten opvragen bij nieuwe werknemers met een werkvisum. Als dit regelmatig voorkomt, maak je een herbruikbare stap zoals “Internationale werknemer” die je toevoegt aan een pre-onboarding-journey.
Zaken om rekening mee te houden:
Zijn er verschillende vereisten voor nieuwe werknemers in verschillende regio’s die extra stappen of compliance-overwegingen nodig maken?
Wat zijn de kernstappen, taken, goedkeuringen en vereisten binnen deze werknemersworkflow? Deze kunnen we omzetten in een template of herbruikbare stappen.
Zullen we deze template vaak moeten aanpassen? Zo ja, dan is het creëren van een nieuwe template, of een herbruikbare stap, mogelijk efficiënter.
Bijvoorbeeld: je neemt steeds meer internationale werknemers met een werkvisum aan, dan is het wellicht het beste om een Journey template te creëren dat verplichte stappen voor hen bevat, zoals het verzamelen van documenten.
3. Maak het cross-functioneel
Journeys werken het beste wanneer meerdere teams samenwerken. Belangrijke processen zoals onboarding, promoties en offboarding vereisen input en goedkeuringen van verschillende afdelingen.
Door zorgvuldig te plannen, workflows te standaardiseren en cross-functionele samenwerking aan te moedigen, verminderen Journeys knelpunten, verbeteren ze de efficiëntie en verbeteren ze de algehele werknemers- (en HR-) ervaring.
Wij raden het volgende aan:
Nodig je volledige werknemerslijst uit in Tellent HR: zo kun je taken toewijzen aan individuele personen en teams om de workflow in beweging te houden, en nieuwe werknemers krijgen meteen inzicht in de organisatie door de Organigram-weergave te bekijken.
Publiceer journeys en wijs taken toe vóór de startdatum van een nieuwe werknemer: samenwerkende teams hebben voldoende tijd om hun toegewezen taken af te ronden, en nieuwe werknemers kunnen vanaf dag één onboarden en sneller ingewerkt raken.
Voeg taakbeschrijvingen toe: dit creëert duidelijke verwachtingen en vereisten voor andere teams.
📌 Opmerking: Wil je meer weten? Bekijk Een introductie tot Journeys of blader door onze Journeys-collectie om vertrouwd te raken met alle mogelijkheden.