Overzicht
Journeys helpt HR-teams om preboarding, onboarding en andere belangrijke momenten in de employee journey te automatiseren. Zo geef je nieuw talent een vliegende start, bespaar je tijd en zorg je voor een soepel proces en een fijne ervaring voor zowel medewerkers als HR.
Best practices en tips
1. Begin met een plan
Voordat je een journey gaat bouwen, is het slim om het volledige proces eerst uit te tekenen. Zo voorkom je dat je later stappen over het hoofd ziet en bespaar je tijd. Dit kan digitaal of gewoon op papier.
Denk hierbij aan:
Welke stappen zijn er nodig, van begin tot eind.
Wie betrokken moet worden, zoals specifieke collega’s of teams.
Is er een vaste volgorde waarin dingen moeten gebeuren? Bijvoorbeeld bij een salarisverhoging moet Finance misschien eerst goedkeuring geven voordat andere stappen uitgevoerd kunnen worden.
Tip: Naarmate je meer journeys maakt, zul je zien dat bepaalde stappen steeds terugkomen. Sla die op als herbruikbare stappen in je bibliotheek. Zo kun je ze makkelijk toevoegen aan elke nieuwe journey.
2. Standaardiseer waar het kan, pas aan waar nodig
Voor terugkerende processen is het handig om templates te maken. Je hoeft dan niet steeds opnieuw hetzelfde proces op te zetten en je weet zeker dat je niets vergeet.
Soms vraagt een situatie om maatwerk. In dat geval kun je herbruikbare stappen toevoegen aan een template of een journey vanaf nul opbouwen. Bijvoorbeeld wanneer je extra documenten opvraagt bij een nieuwe collega met een werkvisum. Wordt dit een terugkerende situatie, dan kun je een herbruikbare stap maken voor “Internationale medewerker” die je toevoegt aan je preboardingproces.
Houd hierbij rekening met:
Zijn er regionale verschillen die extra stappen of compliance vereisen?
Wat zijn de kernstappen, taken, goedkeuringen of vereisten voor dit proces? Die kun je omzetten in een template of herbruikbare stap.
Moet je het template vaak aanpassen? Dan is het misschien efficiënter om een apart template te maken voor die situatie.
Bijvoorbeeld: als je regelmatig internationale medewerkers aanneemt, maak dan een template waarin documentverzameling al standaard is opgenomen.
3. Zorg voor samenwerking tussen teams
Een goede employee journey raakt vaak meerdere teams. Onboarding, promoties en offboarding vragen bijna altijd om samenwerking en goedkeuring van verschillende afdelingen.
Met Journeys voorkom je dat processen stilvallen en zorg je voor een gestroomlijnde samenwerking. Dat maakt het niet alleen makkelijker voor HR, maar ook prettiger voor medewerkers.
Aanbevolen aanpak:
Nodig je volledige medewerkerslijst uit in Tellent HR. Zo kun je taken toewijzen aan personen of teams en krijgen nieuwe collega’s via het organogram meteen een beeld van de organisatie.
Publiceer journeys en wijs taken toe vóór de startdatum van een nieuwe collega. Zo hebben betrokken teams genoeg tijd om hun taken af te ronden en kan de nieuwe collega vanaf dag één goed starten.
Voeg duidelijke taakomschrijvingen toe, zodat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt.
Waar kun je Journeys voor gebruiken?
Hieronder vind je een aantal voorbeelden van processen en HR-momenten die je eenvoudig kunt stroomlijnen met Journeys.
Workflows binnen de employee lifecycle
Preboarding: Bereid nieuwe collega’s voor op hun eerste werkdag door eerst essentiële informatie te delen, vervolgens documenten te verzamelen en hun laptop en accounts klaar te zetten. Ze kunnen de preboardingomgeving gebruiken met hun persoonlijke e-mailadres, dus er is geen IT-opzet nodig.
Onboarding: Begeleid nieuwe medewerkers door een gestructureerd proces met onder andere introductie, trainingen, taken en doelen.
Offboarding: Zorg voor een goed geregeld en zorgvuldig vertrek, inclusief kennisoverdracht, exitgesprekken en toegangsbeheer.
Interne mobiliteit en promoties: Automatiseer veranderingen van rol of afdeling met een workflow voor functiewijzigingen, systeemupdates en communicatie.
Re-integratie: Begeleid medewerkers die terugkomen van bijvoorbeeld ouderschapsverlof of een sabbatical met aangepaste onboarding, welzijnsondersteuning en teamafstemming.
Administratieve taken en HR-operaties
Verhuizingen: Ondersteun relocaties met een checklist voor logistiek, juridische zaken en interne afstemming.
Salariswijzigingen: Automatiseer salarisaanpassingen met een goedkeuringsproces voor HR, Finance en het management. Zorg ook dat profielgegevens automatisch worden bijgewerkt.
Contractwijzigingen: Verwerk wijzigingen in arbeidsovereenkomsten, zoals functietitel, uren of voorwaarden, met goedkeuring van de juiste stakeholders.
Performance Improvement Plans (PIPs): Structureer en volg verbetertrajecten met doelen, regelmatige check-ins en documentatie, allemaal op één centrale plek.
Evenementplanning: Organiseer interne evenementen zoals team- of bedrijfsbijeenkomsten of trainingen met workflows voor uitnodigingen, logistiek en opvolging.
OKR-opzet voor teams of afdelingen: Help teams bij het opstellen, afstemmen en afronden van doelstellingen met een herhaalbare en gestructureerde aanpak.
Meer info? Check ons helpartikel over Journeys!