Met mailbox-synchronisatie kun je kandidaten mailen vanuit je werkmailbox of rechtstreeks vanuit Tellent Recruitee.
Elke e-mail wordt automatisch opgeslagen in het profiel van de kandidaat én in de Recruitee-mailbox, zodat je recruitmentteam altijd toegang heeft tot het volledige gesprek.
Hoe het werkt
De synchronisatie werkt in twee richtingen:
E-mails die je via Recruitee verstuurt, verschijnen ook in je werkmailbox.
E-mails die je vanuit je werkmailbox verstuurt, verschijnen ook in Recruitee.
Recruitee scant de e-mailheaders (Aan, Van, Onderwerp) om er zeker van te zijn dat alleen e-mails die relevant zijn voor de kandidaat worden gesynchroniseerd.
Alle gesynchroniseerde communicatie wordt tijdelijk opgeslagen in Recruitee en wordt automatisch verwijderd als een kandidaat wordt verwijderd.
📌 Let op: Recruitee detecteert en verwijdert automatisch interne e-mailadressen om te voorkomen dat vertrouwelijke gesprekken op kandidatenprofielen verschijnen. Lees hier meer.
Best practices voor e-mailsynchronisatie
Wees voorzichtig met het doorsturen van e-mails. Het doorsturen van een e-mail van een kandidaat maakt een nieuwe mailwisseling aan in Recruitee. |
Archiveer vacatures nadat je iemand hebt aangenomen. Zodra een vacature is gearchiveerd, stopt de synchronisatie tussen je mailbox en de kandidaten in die vacature. Toekomstige communicatie verschijnt dan niet meer in Recruitee. |
Stuur cv’s door van een gedeelde inbox naar je Recruitee-inbox. Een gedeelde inbox kan niet aan meerdere Recruitee-gebruikersaccounts worden gekoppeld.
Dus als je bijvoorbeeld een algemeen e-mailadres hebt voor vacatures, zoals jobs@jouwbedrijf.com, kun je die cv’s eenvoudig doorsturen naar je bedrijfsinbox in Recruitee. |
Verplaats e-mails liever niet naar andere mappen. Recruitee synchroniseert alleen e-mails in mappen die gemarkeerd zijn als inkomend of uitgaand. Als je e-mails naar andere mappen verplaatst, worden ze mogelijk niet gesynchroniseerd. |
Voorkom dat interne e-mails worden gesynchroniseerd
Wanneer werknemers intern solliciteren met hun werk e-mailadres, kunnen privégesprekken terechtkomen in hun kandidaatprofiel.
Om dit te voorkomen, verwijdert Recruitee automatisch e-mailadressen die behoren tot Recruitee-gebruikers of die deel uitmaken van interne bedrijfsdomeinen.
E-mailadressen van teamgenoten: als een kandidaat hetzelfde e-mailadres gebruikt als een Recruitee-gebruiker binnen je bedrijf, wordt die e-mail van hun profiel verwijderd.
Interne domeinen: je kunt specifieke bedrijfsdomeinen instellen die nooit gesynchroniseerd mogen worden. Als het e-mailadres van een kandidaat overeenkomt met een van deze domeinen, wordt het automatisch van het profiel verwijderd.
📌 Let op: In beide gevallen verwijdert het systeem het e-mailadres van het profiel van de kandidaat om synchronisatie te voorkomen. Er verschijnt een informatievenster om de wijziging toe te lichten.
Interne e-maildomeinen instellen
📌 Let op: Alleen een administrator kan interne domeinen instellen.
Je kunt bedrijfsdomeinen toevoegen om te voorkomen dat berichten van interne kandidaten die met hun werkmail solliciteren, worden gesynchroniseerd.
Dit doe je zo:
1. Ga in Tellent Recruitee naar Instellingen > Bedrijfsinstellingen > E-mails.
2. Klik naast Interne domeinen op Bewerken.
3. Klik op + E-maildomein toevoegen.
4. Voer de interne e-maildomeinen in die je wilt uitsluiten van synchronisatie.
5. Klik op Opslaan.
Synchroniseer je mailbox
We ondersteunen koppelingen met drie verschillende soorten mailboxen:
Gmail
Gmail
1. Ga naar Instellingen > Mijn account > Profiel om de e-mailinstellingen te openen.
2. Klik onder E-mail aanbieder op Koppelen naast Google (Gmail).
3. Klik op Verbinden. Je wordt doorgestuurd naar de koppelingspagina van Google.
4. Volg de instructies van Google.
Zodra de synchronisatie actief is, worden e-mails van kandidaten van de afgelopen 24 uur gesynchroniseerd. Oudere e-mailgesprekken kunnen niet worden gesynchroniseerd.
Outlook/Exchange
Outlook/Exchange
1. Ga naar Instellingen > Mijn account > Profiel om de e-mailinstellingen te openen.
2. Klik onder E-mail aanbieder op Koppelen naast Microsoft (Outlook/Exchange).
3. Klik op Koppelen. Je wordt doorgestuurd naar de inlogpagina van Microsoft (Outlook/Exchange).
4. Geef Recruitee toegang tot je Microsoft-gegevens door op Ja te klikken.
5. Je wordt teruggestuurd naar Recruitee.
Het systeem controleert de laatste 100 e-mails en synchroniseert de berichten die naar of van kandidaten zijn verzonden. Oudere e-mailgesprekken kunnen niet worden gesynchroniseerd.
Andere mailboxen
Andere mailboxen
We ondersteunen het koppelen van andere mailboxen via IMAP/SMTP.
1. Ga naar Instellingen > Mijn account > Profiel om de e-mailinstellingen te openen.
2. Klik onder E-mail aanbieder op Koppelen naast Andere mailbox.
3. Vul het e-mailadres in van de mailbox die je wil synchroniseren, samen met je gebruikersnaam, wachtwoord en SMTP- en IMAP-instellingen.
Zodra de synchronisatie actief is, worden e-mails van kandidaten van de afgelopen 14 dagen gesynchroniseerd.
De koppeling met je gesynchroniseerde mailbox verbreken
Om je mailbox los te koppelen van Recruitee, moet je eerst de Recruitee-mailbox verbinden.
1. Ga naar Instellingen > Mijn account > Profiel om bij de e-mailinstellingen te komen.
2. Klik naast Recruitee op Activeer.
3. Vul een e-mailadres naar keuze in, en klik op Gebruik deze e-mail.
4. De e-mail van Recruitee is nu actief en de synchronisatie met je eigen mailbox is opgeheven.
Een gedeelde mailbox koppelen
1. Ga naar Instellingen > Algemeen > Gedeelde mailboxen.
2. Klik op + Nieuwe mailbox en selecteer je mailprovider of klik op Anders.
3. Voor Google en Microsoft word je naar de inlogpagina gestuurd.
4. Vul de inloggegevens van het e-mailadres in en je wordt teruggestuurd naar Recruitee, waar je ziet dat de e-mail is gekoppeld.
5. Voor andere mailboxen moet je alle vereiste informatie invullen.
6. Voer de e-mailhandtekening in.
7. Selecteer wie de gedeelde mailbox mag zien.
8. Klik op Verbinden.
Gerelateerde artikelen |