La configuration d’actions automatiques vous fera gagner du temps à travers l’automatisation des tâches répétitives. Par exemple, lorsqu'un candidat passe à l'étape de l’entretien téléphonique, vous pouvez configurer une action automatique pour l'envoi d'un e-mail lui demandant à quel moment il souhaiterait programmer un appel. Regardez cette courte vidéo pour voir comment cela fonctionne :

Remarque : votre rôle devra avoir accès à la « Gestion des actions automatiques » et à la « Modification des offres d’emploi » pour pouvoir ajouter ou modifier une action automatique.

Comment configurer des actions automatiques pour votre processus

Vous pouvez créer des actions automatiques pour chaque étape du processus afin d’automatiser les actions suivantes :

  • Envoyer un e-mail : lorsque vous sélectionnez l’envoi d’un e-mail à un candidat en tant qu'action automatique, vous pouvez choisir si cet e-mail doit apparaître comme ayant été envoyé par l'utilisateur qui déplace le candidat dans le processus, ou par un autre membre d'équipe déterminé. Vous pouvez également choisir de différer l’envoi de vos messages pour les envoyer ultérieurement.
  • Ajouter une note : pour d’autres membres d’équipe.
  • Ajouter une tâche : ajoutez une tâche pour un membre d'équipe et fixez sa date limite avec un délai relatif (par exemple, dans 3 jours) ou avec une date spécifique.
  • Ajouter des mots-clés : aux candidats.
  • Ajouter une demande d’évaluation : pour un membre d’équipe qui doit évaluer un candidat.
  • Ajouter des abonnés : aux candidats.
  • Affecter à : des offres d’emploi ou des viviers de talents.

Important : si le rôle de recrutement d’un membre d’équipe ne lui donne pas accès à une fonctionnalité (par exemple, les e-mails), mais que ce dernier déplace le candidat vers une étape avec une action automatique censée envoyer un e-mail par exemple, l’action ne sera PAS déclenchée.

Les actions automatiques définies pour le processus peuvent être différentes pour chaque offre d’emploi. Si vous modifiez votre processus défini par défaut, ce processus sera ensuite utilisé pour toutes vos nouvelles offres d’emploi. Une fois que vous avez créé une offre d’emploi, vous pouvez la modifier de façon personnalisée. Si vous souhaitez utiliser des actions automatiques pour des offres d’emploi existantes, vous devez modifier le processus de chaque offre d’emploi pour configurer les différents déclencheurs.

Les actions se produiront automatiquement lorsqu'un candidat est déplacé à l'étape où un déclencheur est configuré. Pour configurer un déclencheur d'action automatique, suivez ces étapes :

1. Accédez à « Paramètres » > « Flux de travail » > « Processus par défaut »

2. Cliquez sur l'icône en forme de crayon en face de l’étape où vous souhaitez configurer une action automatique.

3. Ensuite, cliquez sur le bouton « Action » et sélectionnez l'action que vous souhaitez ajouter.

4. Il est possible d'ajouter plusieurs actions à une même étape du processus. Cliquez sur « + Action » si vous souhaitez en ajouter ou cliquez sur « Sauvegarder » si vous avez terminé d'ajouter des actions.

5. Les actions automatiques dans une étape du processus sont indiquées par une icône sous forme d’éclair (⚡).

6. Si vous créez une nouvelle offre d’emploi, les actions automatiques seront actives dans le processus de cette offre.

Si vous souhaitez ajouter ou modifier une action automatique dans le processus d'une offre d’emploi existante, accédez à votre « Offre d’emploi » > « Modifier » > « Flux de travail ».

À partir de là, suivez les instructions 1 à 4 indiquées ci-dessus pour personnaliser les actions dans le processus.

Dans le processus de l’offre d’emploi, les actions automatiques sont affichées en face de chaque étape, le cas échéant. Cliquez sur l'icône en forme d’éclair dans cette section pour afficher et/ou modifier les actions automatiques de chaque étape de ce processus en particulier. 

Remarque : les actions automatiques ne peuvent pas être configurées pour être déclenchées après qu’un certain temps se soit écoulé (par exemple, l'envoi d'un e-mail après 7 jours en cas de réponse non reçue).

Retarder l’envoi des messages destinés aux candidats

La messagerie automatique combinée aux actions automatiques constitue l’une des fonctionnalités les plus puissantes de Recruitee. Mais il peut être difficile de réussir à faire en sorte qu’une communication automatisée paraisse authentique. Par exemple, il peut être délicat d’informer certains candidats à travers un message automatique qu’ils ont été disqualifiés quelques instants seulement après qu’ils aient soumis leur candidature.

C’est pourquoi vous pouvez maintenant choisir de retarder l’envoi de vos messages et de les envoyer à une date et une heure ultérieures. Rédigez simplement votre e-mail comme vous le feriez normalement, puis programmez son envoi à la date ou l’heure de votre choix.

Lorsque vous retardez l’envoi d’un message, en définissant un intervalle de temps personnalisé entre le moment où un candidat atteint une étape de recrutement et le moment où vous lui envoyez un message en lien avec cette étape, votre communication automatisée semblera plus authentique.

Comment retarder l’envoi des messages associés aux actions automatiques

Accédez aux paramètres de votre processus, puis sélectionnez votre « Flux de travail ». Ici, vous pouvez modifier chaque étape de recrutement et voir toutes les actions que vous avez configurées pour chacune de ces étapes.

Dans la fenêtre « Modifier une étape » qui apparaît, choisissez l’onglet « Envoyer un e-mail ». Une fois que vous aurez choisi le modèle d’e-mail dont vous souhaitez retarder l’envoi, Recruitee affichera une fenêtre dans laquelle vous pourrez choisir parmi plusieurs délais prédéfinis, ou choisir le vôtre de façon personnalisée.

Flux de travail avec les actions automatiques

Vous pouvez définir des actions automatiques dans le processus pour les candidats qui entrent dans l'étape « Postulé », ainsi que lorsque vous déplacez des candidats d’une étape à l’autre dans le processus.

Remarque : aucune action automatique n'est déclenchée lorsque les candidats accèdent à l’étape « Postulé » via l’import ou le transfert de CV vers la boîte e-mail de l’offre d’emploi.

Déplacer un candidat

1. Lorsque vous déplacez un candidat à partir de son profil, vous pouvez voir s’il existe des actions automatiques pour l’étape où vous souhaitez le déplacer.

2. Lorsque vous déplacez un candidat en faisant glisser sa fiche dans le processus ou via son profil, une fenêtre de dialogue apparaît dans le coin inférieur droit pour indiquer les actions automatiques effectuées.

3. Lorsque les actions automatiques sont terminées, la barre d’état de la fenêtre de dialogue devient verte.

4. Si vous ne souhaitez pas que les actions automatiques soient déclenchées, vous pouvez cliquer sur « Annuler ».

5. Si vous déplacez un candidat dans le processus à un stade antérieur par lequel il est déjà passé, il vous sera demandé si vous souhaitez continuer et effectuer à nouveau les actions automatiques, ou le déplacer sans actions.

6. Dans le profil du candidat, une icône sous forme d’éclair se trouve en face des actions effectuées automatiquement. Les notes et les évaluations demandées n’afficheront aucun membre d'équipe si elles ont été ajoutées à travers des actions automatiques.

Déplacer les candidats en bloc

1. Lorsque vous déplacez des candidats en bloc, vous pouvez voir s'il existe des actions automatiques quand vous sélectionnez l’étape où vous souhaitez les déplacer.

2. Ensuite, les actions automatiques qui seront effectuées sont affichées. Vous pouvez choisir de continuer et d'exécuter les actions automatiques ou de déplacer sans actions.

3. Un indicateur de déplacement des candidats est affiché, sans actions automatiques. Cette fenêtre de dialogue ne s'affiche que lorsque vous déplacez un candidat. Par conséquent, il n'est pas possible d'annuler les actions automatiques après avoir confirmé que vous souhaitez poursuivre.

Remarque : si vous déplacez un candidat avant que toutes les actions automatiques soient effectuées, les actions automatiques restantes seront annulées.

Ce que les membres de votre équipe verront

Les membres de votre équipe et vous-même pouvez voir les notifications/tâches/demandes d’évaluation provenant des autres membres d’équipe ainsi que celles qui ont été déclenchées par une action automatique ; ces dernières seront indiquées par un éclair (⚡).

Et ensuite ?

Pour vous assurer de consacrer votre temps aux meilleurs candidats, vous pouvez configurer des actions automatiques pour vos raisons de disqualification.

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